Papierloos kantoor 

Zijn er nadelen aan een papierloos kantoor?

Je hoort veel over de voordelen van een papierloos kantoor. Dan is het logisch dat je je afvraagt: zijn er ook nadelen? Naar onze mening is er geen "echt" nadeel, maar er kunnen wel enkele potentiële hindernissen zijn die de overgang naar een papierloos kantoor tot een uitdaging kunnen maken.

Volledig papierloos is lastig, maar mogelijk

Wettelijke vereisten kunnen volledige digitalisering van alle documenten en workflows moeilijk maken, omdat sommige documenten in hun originele vorm bewaard moeten blijven. Op een bepaald niveau is het dus mogelijk dat uw kantoor in eerste instantie niet volledig papierloos kan zijn om de bestaande processen te ondersteunen. Maar zoals zo vaak het geval is, zijn er workarounds die de vereiste voor het bewaren van papier kunnen oplossen.

Bewaarplicht in het papierloze kantoor

Normaal gesproken heb je te maken met documenten die voornamelijk bestaan uit contracten, akten, gerechtelijke uitspraken, gecertificeerde documenten en dergelijke. Maar in veel gevallen komen dit soort documenten niet in grote aantallen voor of maken ze geen deel uit van het standaard dagelijkse werkproces. Dus zelfs als je niet in staat bent om papier op kantoor te elimineren, kan je werkproces voor je primaire teams volledig digitaal zijn.

Medewerkers missen technische kennis of ervaring

Dit is een veelvoorkomend scenario: Mr. Miller, 58 jaar, viert al zijn 30e jaar bij het bedrijf. Al zijn processen verlopen nog steeds op de "oude" manier, zoals het altijd heeft gewerkt. De pc wordt alleen gebruikt voor het hoognodige en hij is niet enthousiast over het vooruitzicht van dit nieuwe proces.

Digitaal kantoor niet alleen voor digital natives

Maar met goed geplande trainingen, nuttige begeleiding en een flinke dosis geduld (van alle partijen), hebben we gemerkt dat het eigenlijk niet zo moeilijk is om zelfs je meest terughoudende teamleden enthousiast te maken voor de digitale werkwereld. Toch kan het trainen van medewerkers en hen voorbereiden op de digitale werkwereld in het begin een uitdaging zijn. In het ideale geval hebben al je werknemers een basisaffiniteit met digitaal werken. Dankzij smartphones, tablets en laptops is dit voor velen waarschijnlijk al het geval.

Ideale implementatie vereist planning

Een winstgevend bedrijf ontstaat niet van de ene dag op de andere. Een bedrijf omvormen van analoog naar digitaal kost ook tijd. Maar je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Voor veel werkprocessen zijn er standaardoplossingen gebaseerd op een best practice. Serviceproviders hebben zich gespecialiseerd in het bieden van ondersteuning bij digitalisering en bieden bijvoorbeeld een scanservice. Het kan dan minder dan drie maanden duren om van een analoog naar een papierloos kantoor te gaan.

Stap over op een papierloos kantoor - neem iedereen mee

Maar denk ook aan je werknemers. Zij moeten wennen aan nieuwe werkomgevingen en workflows. Als de werknemers goed getraind zijn, is de start na de omschakeling veel gemakkelijker en zijn de werknemers meer tevreden. Een beetje extra tijd investeren in de omschakeling kan lonen.

Afhankelijkheid van internet en elektriciteit

Het klinkt misschien eenvoudig, maar bij alle digitale werkprocessen is je apparatuur afhankelijk van elektriciteit. Als je geen elektriciteit hebt, lopen je workflows vast. Als de stroom uitvalt, stoppen je teams met werken, omdat ze zonder stroom niet veel kunnen doen.

Het is een vergelijkbaar verhaal met het internet. Een volledig digitale manier van werken maakt je afhankelijk van het internet. Kies je internetprovider zorgvuldig, kies er een met een goede betrouwbaarheid.

Stap 2: De juiste hardware en software

Voor een papierloos kantoor heeft elke werknemer een digitale werkplek nodig. Hiervoor is een samenspel van hardware en software nodig. Hoe de hardware er precies uitziet, hangt af van de vereisten. Als werknemers bijvoorbeeld vanuit huis of onderweg moeten werken, moeten er laptops en eventueel smartphones beschikbaar zijn. Je moet ook bepalen of je een eigen server nodig hebt versus de cloud. 

Cloud vs. eigen server

Met een cloudoplossingworden gegevens opgeslagen op externe servers. Je huurt daar dan alleen opslagruimte. Terwijl je bij een eigen server de hardware moet kopen en beheren. De aangeschafte software wordt daar dan ook opgeslagen (on-premise software).

Of het de moeite waard is om een eigen server te hebben of niet, hangt af van je eigen behoeften. Voor kleine en middelgrote bedrijven gaat werken in de cloud gepaard met aanzienlijk minder inspanning. Als je ervoor kiest om in de cloud te werken, neem dan deze tips in overweging: Wees voorzichtig bij het kiezen van een cloudprovider.

Hoe cloud en gegevensbeveiliging met elkaar verbonden zijn

Als het om gegevensbeveiliging gaat, zijn er twee hoofdzaken:

1. Wat doet de systeemaanbieder om te voldoen aan de vereisten van de GDPR?

2. Welke maatregelen neemt de aanbieder met betrekking tot de beveiliging van uw gegevens?

Bij cloudsystemen staan uw gegevens op de servers van een externe serviceprovider. De wettelijke situatie van de DSGVO vereist dat bedrijven zich informeren over de toepasselijke voorzorgsmaatregelen voor gegevensbescherming van een provider. Deze moeten voldoen aan de verschillende richtlijnen voor gegevensbescherming. Vooral bij buitenlandse cloudproviders moet u dit tot in detail controleren om niet het risico te lopen te worden bestraft voor een gebrek aan gegevensbescherming. U kunt hierover informatie vinden op de websites van de providers.

De software kiezen

Ein DA-documentbeheersysteem (DMS) is verplicht. Daar valt niets op af te dingen. Het DMS vormt immers het hart van het papierloze kantoor en maakt digitaal, efficiënt en gestructureerd werken met documenten überhaupt mogelijk. Dus voordat je in het wilde weg spannende tools gaat verzamelen, ruim je het veld vanaf de achterkant. Creëer de basis en kies een DMS dat voldoet aan je eisen, flexibel uitbreidbaar is en voldoende DMS-interfaces biedt voor de gangbare tools. Als je al met andere software werkt, zoals een ERP-systeem, moet je je richten op mogelijke interfaces en geïntegreerde workflows.

Je moet ook rekening houden met gegevensbeveiliging en andere mogelijke wettelijke vereisten.

Een DMS kan bijdragen aan gegevensbeveiliging met de volgende functies:

• Encryptie van gegevens
• Wachtwoordbeveiliging
• Rolgebaseerde toegangsrechten
• Toegang tot bestanden wordt gelogd
• Verwijderprocedures op meerdere niveaus om fouten tijdens verwijderprocessen te elimineren

Omdat je dagelijks met belangrijke documenten binnen het DMS werkt, moet je extra aandacht besteden aan gegevensbeveiliging.

Als de basis eenmaal is gelegd, is het een kwestie van de workflows aanvullen en uitbreiden met extra software en tools.

Stap 6: Digitale workflows bouwen

In stap 2 en 3 heb je de structuur van je ECM-systeem en daarmee de basis van de workflows al behandeld. Maar nu gaat het om de daadwerkelijke workflow setup en configuratie in het systeem. Met d.velop Business Process Management (BPM) modelleert u volledige workflows stap voor stap en digitaliseert u de voorheen analoge workflows. De volgorde van werkstromen wordt gedefinieerd, geautomatiseerde werkstappen worden met elkaar verweven en taken worden toegewezen aan specifieke personen. Laten we een vereenvoudigd voorbeeld nemen om te laten zien hoe dit er precies uit kan zien.

Voorbeeld: Digitale verwerking van inkomende facturen: Op elk moment kun je precies zien wie er op dat moment aan het document werkt en in welke stap de factuur zich bevindt. Een overzicht van alle facturen laat ook zien hoeveel facturen er op dat moment in omloop zijn, welke bedragen er betaald moeten worden of hoeveel er al betaald is. Deze realtime rapporten geven je meer zekerheid bij het nemen van beslissingen en laten knelpunten in een vroeg stadium zien.

De meest gestelde vragen over het papierloze kantoor