Digitale werkplek

De werkplek van de toekomst

De golf van digitale transformatie raast over Duitsland. Het brengt nieuwe technologieën, moderne werkpraktijken en verlicht alledaagse standaardtaken. De Digitale Werkplek wijst de weg.

Definitie van Digitale Werkplek

De Digitale Werkplek vertegenwoordigt een modern concept dat digitale werkprocessen en omgevingen samenbrengt. De term "Werkplek" verwijst naar de locatie waar het werk plaatsvindt, het platform waar workflows uitgebreid in kaart worden gebracht. De werkplek bestaat echter uit verschillende onderling verbonden softwarecomponenten.

Klinkt dat bekend?

Wie zich bezighoudt met digitalisering, komt onvermijdelijk de term "ECM" tegen. Het acroniem staat voor Enterprise Content Management en verwijst naar de interactie van verschillende technologieën om een document door zijn hele levenscyclus te leiden. Hierbij zijn verschillende softwaresystemen met elkaar verbonden om een naadloze digitale workflow te garanderen. De Digitale Werkplek gaat echter dieper. Terwijl ECM zich richt op gegevens- en documentstromen binnen het bedrijf, kan de Digitale Werkplek ook een intranet, e-learning platforms, sociale media en samenwerkingstools omvatten.

---

Digitale werkplek vs.
Digitale werkplek

De snelle ontwikkeling van technologieën en het veranderende werklandschap introduceren nieuwe technische termen. Uniforme definities ontbreken soms, waardoor je gemakkelijk het overzicht verliest.

De grootste voordelen -
een digitale werkplek is efficiënt

Verhoogde efficiëntie en productiviteit door een papierloos kantoor

Door simpelweg papier te vermijden, bespaart u tijd omdat veel stappen plotseling overbodig worden: afdrukken, scannen, vouwen, in enveloppen doen, versnipperen, ondertekenen. U verkort niet alleen de verwerkingstijd, maar wint ook tijd doordat software moeiteloos basisprocessen overneemt en andere processen versnelt. Uw medewerkers zetten onproductieve tijd om in productieve tijd en vergroten tegelijkertijd uw capaciteiten.

• 88 % een verband zien tussen digitalisering en zakelijk succes.
• 25 u. kenniswerkers tijd besteden aan administratieve taken.
• 85 % van de bedrijven rapporteert een toename in productiviteit door werken op afstand.

Snelle en gemakkelijke beschikbaarheid van informatie

Lang zoeken, geen resultaten: De vertrouwde chaos van notities stelt ons geduld nog steeds op de proef. Digitaal gaan betekent niet noodzakelijkerwijs verbetering. Datasilo's op verschillende afdelingen maken het zoeken naar informatie nog moeilijker. Wat ontbreekt is een bedrijfsbreed systeem met een centraal toegangspunt. Door een documentbeheersysteem te integreren, creëer je een uniforme archiveringsstructuur waarin je elk document op elk moment kunt terugvinden. De software biedt ook intelligente zoekfuncties, waardoor zoeken en vinden slechts enkele seconden in beslag neemt.

De d.velop enterprise search heeft toegang tot informatie uit alle beschikbare software en archiefstructuren. Dit zorgt ervoor dat u altijd de gegevens vindt die u zoekt, ongeacht de locatie. Ondertussen worden de toestemmingsniveaus in de systemen gehandhaafd, zodat elke medewerker alleen toegang heeft tot de gegevens waarvoor hij of zij toestemming heeft.

Gedefinieerde workflows zonder ruimte voor fouten

In tegenstelling tot een bedrijfsproces definieert een workflow elke afzonderlijke werkstap in een persoonlijke en vooraf bepaalde volgorde.
Er zijn geen uitzonderingen, afwijkingen of vergeten taakstappen.
Dit heeft voornamelijk vier voordelen:

• Alle medewerkers verwerken taken volgens hetzelfde schema, waardoor een constant hoge kwaliteit wordt gegarandeerd.
• Menselijke fouten door tijdsdruk of onnauwkeurigheden worden tot een minimum beperkt.
• Vervangende of assisterende werknemers weten altijd precies hoe ze een taak moeten uitvoeren.
• Afdelingsoverschrijdende workflows worden begrijpelijker en transparanter voor alle betrokken medewerkers. De samenwerking verloopt vlotter en levert betere resultaten op.

Kennisuitwisseling op bedrijfsniveau

Tekorten aan vaardigheden, veranderende competentiebehoeften en veranderende eisen van klanten vereisen een voortdurende uitwisseling van kennis binnen het bedrijf. Helaas is deze uitwisseling vaak onvoldoende en stokt ze vaak op managementniveau. E-learningplatforms doorbreken deze barrières en bieden alle werknemers toegang tot bedrijfskennis. Kennisuitwisseling gaat gepaard met aanzienlijk minder inspanningen, lagere kosten en tijdsbesparing.

In de voortdurende veranderingsprocessen bij de overgang naar een digitaal kantoor is een e-learningplatform het ideale medium om specifieke IT-gebruikerskennis bij te brengen.

Thuiskantoor en telewerken worden mogelijk

Er was een virus voor nodig om ons te leren dat thuiswerken net zo productief is als op kantoor werken. Veel bedrijven hebben onvoorziene mogelijkheden ontdekt en willen het werk voor werknemers aangenamer en flexibeler maken. Een eerste vereiste is onbeperkte toegang tot alle benodigde gegevens, wat mogelijk is via een digitale werkplek met mobiele apparaten.

Bevorderde communicatie

Nieuw werk en moderne bedrijfsmodellen zetten werknemers weer in de schijnwerpers. Communicatie krijgt ook een nieuwe betekenis in het bedrijf. Breng informele communicatie en bedrijfsbrede communicatie naar het digitale domein. Stimuleer de uitwisseling van ideeën en de innovatiegeest onder werknemers en bind hen door een drempelloze informatiestroom over alle hiërarchische niveaus heen.

Nadelen - de valkuilen van de digitale werkplek

Met zoveel overtuigende voordelen, zijn er misschien ook weinig nadelen. Toch zijn er een paar valkuilen die we voor je willen uitlichten.

Een digitale werkplek ontstaat niet van de ene op de andere dag

Het digitaliseren van bedrijfsprocessen kan snel gebeuren. Alle relevante documenten moeten elektronisch worden vastgelegd, opgeslagen en verwerkt. Het is echter niet omdat een proces digitaal is, dat het automatisch goed is. Potentiële foutenbronnen kunnen blijven bestaan, alleen dan in elektronische vorm. Zoals professor August Wilhelm Scheer bekritiseerde: "Veel bedrijven digitaliseren hun processen, maar er is geen digitale transformatie."

Daarom raden we aan niet de snelle route te nemen, maar meer tijd te investeren in de voorbereiding en planning van de digitale werkplek. Dit zal zich uitbetalen in geoptimaliseerde workflows, verhoogde efficiëntie en verbeterde gebruikersacceptatie onder werknemers.

Werknemers moeten technologisch onderlegd zijn

Deze munt heeft twee kanten: voor werknemers zonder technische affiniteit kan de overgang naar de digitale werkplek een grotere uitdaging zijn. U hebt echter alle touwtjes in handen om deze overgang zo gemakkelijk mogelijk te maken voor uw werknemers. Wijs voldoende voorbereidingstijd toe, ondersteun uw medewerkers door middel van training en zorg dat ze altijd een beschikbaar aanspreekpunt hebben. Aan de andere kant bestaat deze hindernis misschien niet meer. Met de toenemende digitalisering in ons dagelijks leven en de heersende generatie van "digital natives", is het omgaan met een Digital Workplace bijna vanzelfsprekend.

Veel werknemers hebben misschien al lang uitgekeken naar de digitalisering van de werkomgeving en de bijbehorende verlichting.

---

Digital Workplace - niet alleen een kantoorconcept maar een bedrijfsmodel

Digitalisering en digitale transformatie worden vaak in dezelfde zin genoemd en nog vaker als synoniemen gebruikt, hoewel er een fundamenteel verschil is: Digitalisering beschrijft het proces van het omzetten van analoge documenten en processen in elektronische vorm. Digitale transformatie daarentegen verwijst naar de ontwikkeling en optimalisatie van deze processen.

Digitale transformatie omarmen

Kleinere bedrijven ondergaan vaak alleen digitalisering door papier te verwijderen. Zonder een digitale bedrijfstransformatie blijven de gewenste effecten zoals verhoogde productiviteit en efficiëntie grotendeels uit. De grootste kans ligt in de gelijktijdige ontwikkeling van het bedrijf door middel van een digitale werkplek. Tijdrovende en foutgevoelige bedrijfsprocessen worden gedeeltelijk geautomatiseerde workflows. Werknemers geven hele werkstappen eenvoudigweg uit handen aan de software en ontlasten zichzelf zo.

Bedrijfsprocessen ontwikkelen die beter, sneller en eenvoudiger zijn - niet alleen digitaal.

Een transformatie die het hele bedrijf beïnvloedt

De evolutie die een bedrijf ondergaat tijdens een digitale transformatie is zo ingrijpend dat je al kunt spreken van een nieuw businessmodel. Alle afdelingen profiteren ervan en het management krijgt eindelijk een instrument in handen waarmee ze het bedrijf zo goed mogelijk kunnen sturen.

---

Wat moet een digitale werkplek bieden?

Een digitale werkplek bestaat uit hardware en software. Omdat deze beschrijving nog steeds te abstract is, gaan we iets specifieker te werk.

Volledig uitgeruste werkplek

Een Digitale Werkplek omvat een volledig functionele infrastructuur en een technisch uitgeruste werkplek. Meestal bestaat deze uit een computer, monitor, toetsenbord en muis. Een computer is echter niet mobiel en voldoet niet aan de criteria voor flexibel werken. Daarom is het aan te raden om voor een mobiel apparaat te kiezen. Extra apparaten kunnen een headset en een webcam zijn, zodat uw werknemers comfortabel vanuit huis kunnen deelnemen aan vergaderingen.

Documentbeheersysteem

Als basis voor een digitale werkplek zien we een documentbeheersysteem dat interfaces biedt met andere software. Dit systeem is in staat om het gehele proces gedurende de levenscyclus van een document in kaart te brengen, zodat er een uniform archiefsysteem ontstaat.

• Gecentraliseerde informatiehub
• Intelligent archiveren
• Snel zoeken
• Multifunctionele samenwerking
• Conforme archivering
• Digitale bedrijfsprocessen

---

Samenwerkingstools - de moderne samenwerking

Interne samenwerking

De ruimtelijke afstand is altijd een uitdaging geweest bij interne samenwerking binnen grote bedrijven. Locatie-overschrijdende projecten vereisen een langer tijdsbestek, de communicatie verloopt asynchroon en alleen de projectmanager is op de hoogte van de exacte status. Thuiswerken en werken op afstand bemoeilijken ook de samenwerking in kleinere bedrijven....

Een werkruimte brengt alle werknemers naar één plek

Een samenwerkingstool creëert een werkruimte waar alle werknemers op één plaats samenwerken, zij het virtueel. Documenten worden tegelijkertijd bewerkt. Een check-in en check-out proces begeleidt de samenwerking en zorgt voor opeenvolgende processen. Dankzij digitale notities, automatische documentatie en versiebeheer zitten alle projectdeelnemers altijd op dezelfde pagina. Projectbeslissingen zijn op elk moment traceerbaar. Een samenwerkingstool biedt dus voordelen ten opzichte van face-to-face samenwerking.

Kennisbeheer op alle hiërarchische niveaus

Een bedrijf groeit alleen als zijn werknemers meegroeien. Door voortdurende training en ontwikkeling verwerven je werknemers nieuwe software- en hardwarevaardigheden die de hele organisatie vooruithelpen. Om dit mogelijk te maken, moet je een E-Learning platform opzetten waar gespecialiseerde vaardigheden kunnen worden aangeleerd.

Het documentbeheersysteem van d.velop integreert met toonaangevende E-Learning platforms, waardoor je de Digitale Werkplek kunt uitbreiden met een cruciaal onderdeel.

voordelen van E-Learning

• Zelfsturend leren
• Motivatie
• Creatief leren via video's
• Tijd- en plaatsonafhankelijk leren
• Gerichte ontwikkeling van vaardigheden
• Bedrijfsbrede oplossingen voor branchespecifieke vragen

Sociaal intranet en communicatie

Het digitale prikbord

Als er nieuwe mensen worden aangenomen, functies worden afgebouwd, of er successen of mislukkingen zijn - de toestand van het bedrijf is cruciaal. Een deel van het saamhorigheidsgevoel van werknemers is ook weten wat er in het bedrijf gebeurt, hoe het zich ontwikkelt en hoe het hun werk kan beïnvloeden. Zorg voor meer transparantie en geef je werknemers de mogelijkheid om op elk moment op de hoogte te zijn.  

Privacy van gegevens

Digitale werkplekken in de cloud (Cloud Office) bieden het voordeel dat uw werknemers onderweg snel toegang hebben tot gegevens, maar ze brengen ook veel onzekerheden met zich mee. Zijn de gegevens echt veilig? Vooral de GDPR legt een hoge veiligheidsstandaard op waaraan je bedrijf moet voldoen.

Cloud-software of op locatie

Wanneer je privacy van gegevens overweegt, moet je eerst een fundamentele beslissing nemen. Wilt u de gegevens opslaan in een gehuurd datacenter of op uw eigen server? Er is geen pasklare oplossing en het hangt altijd af van je specifieke eisen. Voor ons is het echter duidelijk dat je met een cloudoplossing veel flexibeler bent en vaak profiteert van hogere beveiligingsmaatregelen bij het kiezen van de juiste cloudprovider dan je zelf zou kunnen garanderen.

Procesoptimalisatie en kwaliteitsborging

De Digitale Werkplek en digitale transformatie gaan hand in hand en moeten elkaar ondersteunen. De software mag niet statisch zijn en moet ruimte bieden voor verdere ontwikkelingen. Schaalbare workflows zijn vooral belangrijk voor groeiende bedrijven. Let bij het kiezen van software op uitbreidingen die geïntegreerd kunnen worden en voldoende interfaces. Zo kan uw systeem flexibel worden aangepast als dat nodig is.

Real-time rapportage als basis voor ontwikkeling

Weet je hoeveel actieve contracten je hebt, welke deze maand aflopen of hoeveel facturen er momenteel in omloop zijn? Als CEO is het hebben van dergelijke cijfers cruciaal voor optimaal bedrijfsbeheer en besluitvorming. In plaats van een overzicht in de vorm van een Excel-sheet op te vragen bij de controlerende afdeling, zijn er eenvoudigere manieren.

Een digitale werkplek biedt aanpasbare dashboards waar je toegang hebt tot de belangrijkste informatie in een eenvoudig en duidelijk formaat. Zo heb je elke dag alle relevante kerncijfers binnen handbereik - in realtime rapportage.

Op basis van deze rapporten kunt u optimalisatiemogelijkheden identificeren en foutbronnen sneller opsporen. Zo wordt de Digitale Werkplek een hulpmiddel voor kwaliteitsborging.

Werknemerservaring

Last but not least moet de digitale werkplek een goede werknemerservaring creëren. Eenvoudige en intuïtieve bediening is cruciaal voor gebruikersfouten en gebruikersacceptatie. De softwareoplossingen moeten naadloos integreren binnen de werkplek en elkaar optimaal aanvullen. Geïsoleerde tools die niet in de digitale werkplek passen, verstoren de workflow en kunnen fouten veroorzaken. Besteed daarom aandacht aan een goed doordacht concept. Het aantal tools moet ook tot het noodzakelijke minimum worden beperkt, want meer is niet altijd beter.

Gepersonaliseerde toepassingen

Alle software binnen het d.velop-universum is ontworpen om de juiste informatie te verschaffen - de informatie die de betreffende gebruiker daadwerkelijk nodig heeft. Daarom kunnen dashboards individueel worden aangepast: een boekhoudmedewerker heeft andere kengetallen nodig dan een vertegenwoordiger. De zoekfunctie van de onderneming kan ook worden aangepast. Hierdoor kunnen twee medewerkers in een bedrijf verschillende resultaten ontvangen met betrekking tot een klant, afhankelijk van de informatie die ze zoeken.

---

6 stations op weg naar de digitale werkplek

Station 1:
Voorbereiding

Ben je ooit op vakantie gegaan zonder te tanken, de EHBO-doos aan te vullen en de reisroute te controleren op bouwterreinen en files? Wij in ieder geval niet. Net als elke ontspannende reis vereist het Digitale Werkplek-project een paar voorbereidingen voordat je aan de slag gaat.

De huidige staat documenteren

Laten we eerst de huidige stand van zaken bekijken. Welke software wordt al gebruikt in uw bedrijf, welke workflows worden geïmplementeerd en waar is ruimte voor verbetering? Een media-onderbreking is bijvoorbeeld altijd een indicatie dat de workflow op dat punt vastloopt en aan efficiëntie verliest. Daarnaast moet je de technische uitrusting van de medewerkers inventariseren en documenteren.

Vereisten definiëren

Begin nu met het definiëren van de doelen. Waar moet de reis precies naartoe gaan? Wat wil je bereiken met de introductie van de Digitale Werkplek?

Sommige doelen kunnen breed worden geformuleerd:

• Inkomsten en productiviteit verhogen
• Kosten verlagen
• Thuiskantoor/werk op afstand mogelijk maken
• Samenwerking vergemakkelijken
• Medewerkers betrekken

Terwijl anderen heel specifiek zijn:

• Het handmatig invoeren van factuurgegevens in het ERP-systeem kost tijd en leidt vaak tot fouten. Daarom moeten de gegevens automatisch worden overgedragen van de gescande factuur naar het systeem.
• Op dit moment moeten loonstroken worden afgedrukt en per post worden verstuurd omdat er geen systeem is dat de loonstroken elektronisch bij de werknemers aflevert.
• Er zijn momenteel verschillende geïsoleerde oplossingen in het bedrijf, waardoor een enkel document in ongeveer drie verschillende systemen circuleert, soms met verschillende statussen.

Hoe specifieker je hier bent, hoe makkelijker het is om vervolgens het concept van de digitale werkplek te ontwikkelen en de benodigde software te definiëren. Dit maakt het later ook gemakkelijker om workflows te configureren en individuele oplossingen te creëren.

Budget bepalen

In deze stap moet je ook het budget bepalen. Veel applicaties zijn verkrijgbaar in verschillende pakketten. Een afweging van kosten en vereisten zal het besluitvormingsproces later gemakkelijker maken.

Het concept van de digitale werkplek ontwikkelen

Nu het begin- en eindpunt zijn bepaald, is het enige wat nog rest het juiste pad. Dit pad leg je precies vast in het concept. Hier definieer je de benodigde hardware en software. Je specificeert ook de vereisten voor de software, zoals de behoefte aan interfaces met reeds geïntegreerde software.

Grote bedrijven en ondernemingen hebben vaak een grote behoefte aan ondersteuning op dit gebied. Daarom bieden we een breed netwerk van digitaliseringsconsultants die gespecialiseerd zijn in verschillende branches en oplossingen.

Ons advies: Veel fabrikanten bieden demoversies van hun applicaties aan, zodat je het systeem kunt testen op functies en bruikbaarheid. Maak gebruik van deze service en probeer de applicaties uit. U kunt bijvoorbeeld ons documentbeheersysteem 30 dagen gratis testen.

---

Station 2:
Apparatuur aanschaffen en infrastructuur opzetten

Hardware aanschaffen

Elke werknemer heeft de juiste technische apparatuur nodig om altijd en overal te kunnen werken. Daarnaast moet ook de technische infrastructuur binnen het bedrijf in orde zijn. Hebben de vergaderzalen bijvoorbeeld beeldschermen en moderne videoconferentiesystemen? Is er een systeem opgezet waarmee iedereen flexibel van werkplek kan wisselen? Het is tijd om de basis te leggen voor de toekomstige digitale werkplek.

Software aanschaffen

Nu is het tijd voor de software. Schaf alle software aan die je in je Digitale Werkplek-concept hebt gepland. Als je voor een cloudoplossing kiest, is de aankoop meestal maar een paar klikken verwijderd. Voor een on-premise oplossing moet je iets meer moeite doen, maar hier krijg je persoonlijke ondersteuning.  

---

Station 3:
Gegevens overbrengen naar het systeem en processen opzetten in het bedrijf

De software integreren en instellen

De d.velop laat je bij geen enkele stap alleen. Na aankoop van de applicaties helpt een medewerker u bij het opzetten en integreren van aanvullende oplossingen. Op deze manier bouwt u geleidelijk aan de Digitale Werkplek, definieert u workflows en geniet u van het volledige scala aan functies.

Documenten digitaliseren

Als je processen tot nu toe op papier gebaseerd waren, ligt de grootste taak waarschijnlijk nog voor je: het digitaliseren van al je papieren documenten. Verschillende dienstverleners bieden hulp, zoals een scanservice die al je documenten digitaliseert.

Onze tip: Begin vroeg met het voorbereiden van je partners, klanten en leveranciers op digitalisering en vraag digitale facturen aan. Dit vermindert de inkomende post en na verloop van tijd neemt de inspanning voor digitalisering aanzienlijk af.

Gegevens integreren

Nu is het tijd om de systemen te verrijken met gegevens, zoals de stamgegevens van alle klanten, partners, leveranciers en medewerkers. Op deze manier kunnen documenten bij het overbrengen naar het documentbeheersysteem direct worden toegewezen aan de juiste attributen en worden opgeslagen in het bijbehorende digitale dossier.

De werknemers voorbereiden

In deze stap moet je ook beginnen met het voorbereiden van je medewerkers op de digitalisering. Geef geselecteerde medewerkers toegang tot het systeem zodat ze de bruikbaarheid en workflows kunnen testen. Dit helpt vaak bij het identificeren van kleine hiaten en zwakke punten die snel kunnen worden aangepakt. Tegelijkertijd worden deze medewerkers aanspreekpunten voor hun collega's en kunnen ze helpen bij de installatie en bediening.

---

Station 4:
Toepassingen personaliseren

Toegangsrechten instellen

De digitale werkplek opent een hele nieuwe wereld voor uw werknemers. Deze wereld moet echter niet te groot zijn. Niet iedere werknemer moet toegang hebben tot salarisstroken of contracten. Tegelijkertijd moeten werknemers niet overweldigd worden door een plotselinge overdaad aan informatie. Iedereen moet de informatie vinden die hij nodig heeft. Ontwikkel daarom het juiste toegangsconcept en implementeer het.

Gepersonaliseerde dashboards

Maak gepersonaliseerde dashboards in de systemen die zijn afgestemd op de informatiebehoeften van individuele afdelingen of zelfs individuen. Een afdeling zou bijvoorbeeld alleen taken en prestatiestatistieken in hun eigen dashboard moeten vinden die relevant zijn voor die afdeling. De HR-afdeling is meestal niet geïnteresseerd in het aantal facturen dat momenteel in omloop is.

---

Station 5:
De grote uitrol

Na zoveel planning, aanpassingen, configuraties en testfasen is het eindelijk tijd om te beginnen - de uitrolfase begint. Het voelt alsof je je kind voor het eerst ziet lopen. Zelfs als het eerst een beetje wiebelt, past het zich snel aan de nieuwe houding aan en begint het al snel te rennen. De roll-out zou er net zo uit moeten zien. Geef je medewerkers de nodige ondersteuning en al snel wordt de Digitale Werkplek een integraal onderdeel van je dagelijkse werkroutine.

---

Station 6:
Partners, leveranciers en klanten betrekken

Wat werkt binnen het bedrijf, werkt ook buiten de organisatie. Door gebruik te maken van samenwerkingstools en app-toepassingen kunt u uw klanten, partners en leveranciers betrekken bij de processen. Velen zullen je dankbaar zijn en misschien hebben ze er wel op gewacht, want ook voor hen is het digitaliseringsproces in volle gang.

Begin vandaag nog met uw reis naar de digitale werkplek.

---

De meest gestelde vragen over de Digitale Werkplek