Bedrijfsprocessen optimaliseren

Bedrijfsprocessen in beeld

Bedrijfsprocessen vormen de basis voor georganiseerd en efficiënt werk. Hier vind je alles over bedrijfsprocessen in één oogopslag:

• Hoe werken bedrijfsprocessen?
• Wat is beheer van bedrijfsprocessen?
• Kunnen bedrijfsprocessen worden gedigitaliseerd?

Wat zijn bedrijfsprocessen?

Definitie van bedrijfsprocessen

Een bedrijfsproces is een systematische opeenvolging van activiteiten of taken die binnen een bedrijf of organisatie worden uitgevoerd om een specifiek bedrijfsresultaat te bereiken. Deze activiteiten kunnen manuele of geautomatiseerde taken omvatten en zijn georganiseerd in een bepaalde volgorde om een efficiënte en effectieve uitvoering te garanderen.

Vereisten voor bedrijfsprocessen volgens ISO 9001

De eisen voor bedrijfsprocessen vloeien voort uit ISO 9001:2015. De norm specificeert eisen voor een kwaliteitsmanagementsysteem (QMS) dat binnen een bedrijf wordt geïmplementeerd. De eisen voor bedrijfsprocessen hebben betrekking op de volgende aspecten:

1. Oriëntatie op bedrijfsprocessen: Het QMS moet gericht zijn op bedrijfsprocessen en een systematische en voortdurende verbetering van de processen mogelijk maken.
2. Documentatie van bedrijfsprocessen: Bedrijfsprocessen moeten worden gedocumenteerd om duidelijke identificatie en controle mogelijk te maken.
3. Controle van bedrijfsprocessen: Bedrijfsprocessen moeten worden gecontroleerd om ervoor te zorgen dat ze voortdurend worden verbeterd en efficiënt worden uitgevoerd.
4. Evaluatie van bedrijfsprocessen: De prestaties van bedrijfsprocessen moeten regelmatig worden gecontroleerd en geëvalueerd om mogelijke zwakke punten te identificeren en te corrigeren.
5. Verantwoordelijkheid en competentie: Elke procesdeelnemer moet verantwoordelijk zijn voor zijn rol en verantwoordelijkheid in het proces en over de nodige competentie beschikken.
6. Coördinatie van bedrijfsprocessen: Bedrijfsprocessen moeten worden gecoördineerd op een manier die een soepele interactie en integratie met andere processen mogelijk maakt.

Het belang van bedrijfsprocessen voor bedrijven

Vooral in de opstartfase ontbreekt het bedrijven vaak aan bedrijfsprocessen. Er is een gebrek aan duidelijke verantwoordelijkheden, informatie wordt opgeslagen in verschillende documenten en processen veranderen spontaan. Dit leidt tot inefficiënt werk en hoge wrijvingsverliezen.
Correcte bedrijfsprocessen zijn van enorm belang voor bedrijven omdat ze bepalen hoe een bedrijf werkt en zaken doet. Ze vormen de basis voor een efficiënte en succesvolle bedrijfsactiviteit en hebben een directe invloed op de prestaties, productiviteit en winstgevendheid van een bedrijf.

Welke bedrijfsprocessen zijn er?

Er zijn verschillende bedrijfsprocessen in bedrijven en organisaties. We hebben een aantal veelvoorkomende bedrijfsprocessen en hun potentieel voor optimalisatie geïdentificeerd:

Contractbeheerproces

Een goed ontworpen contractbeheerproces is essentieel om contracten effectief te beheren en aan alle contractuele verplichtingen te voldoen. Zo'n bedrijfsproces kan helpen om risico's voor bedrijven te minimaliseren en de kans op economisch succes te vergroten.
Het contractbeheerproces is een reeks stappen en activiteiten gericht op het beheren van de levenscyclus van een contract, van ontwikkeling tot controle en beoordeling. Het doel is om te zorgen voor een vlotte en efficiënte afhandeling van contracten om het risico op inbreuken en financiële verliezen te minimaliseren.

Inkoopproces

Inkoopprocessen beschrijven de opeenvolging van activiteiten die nodig zijn voor de inkoop van goederen en diensten. Deze bedrijfsprocessen omvatten het identificeren van behoeften, het selecteren van leveranciers, het onderhandelen over prijzen en voorwaarden, het controleren van leveringen en het factureren van kosten.

De digitalisering van inkoop draagt bij aan een efficiënt en transparant inkoopbeheer, dat op zijn beurt bijdraagt aan een effectief gebruik van middelen, naleving van het budget, minimalisering van risico's en kwaliteitsborging van de ingekochte goederen en diensten.

HR-processen

HR-processen (Human Resource Processes) zijn de bedrijfsprocessen binnen het personeelsbeheer in een bedrijf. Deze processen omvatten een verscheidenheid aan activiteiten, van het werven en selecteren van werknemers tot personeelsontwikkeling en begeleiding. Dit omvat processen zoals salarisadministratie en loonadministratie, tijdregistratie, personeelsadministratie, promotie van werknemers, evenals het beheer van ziekte- en vakantieaanvragen.

Het doel van HR-processen is het efficiënt en effectief beheren van de human resources van het bedrijf om de doelen en het succes van het bedrijf te ondersteunen. Optimaal HR-management draagt bij aan een goede werksfeer, een hoge werknemerstevredenheid en een verbeterde werknemersloyaliteit.

Logistiek proces

Logistieke processen zijn bedrijfsprocessen die verantwoordelijk zijn voor het plannen, controleren en bewaken van de materiaal- en informatiestroom in een bedrijf. Het gaat om het efficiënte en economische beheer van de goederenstroom, van inkoop via productie tot distributie naar de klant. Logistieke processen hebben een cruciale impact op efficiëntie, flexibiliteit en klanttevredenheid. Ze stellen een bedrijf in staat om producten snel, op tijd en tegen een redelijke prijs te leveren aan zijn klanten.
Een effectief logistiek proces omvat ook maatregelen om opslagkosten en te grote voorraden te minimaliseren, evenals een efficiënte controle van opslag en verplaatsingen. Een betrouwbare toeleveringsketen, het bewaken van voorraden en levertijden zijn ook belangrijke taken in logistiek management.

IT-proces

IT-processen dienen om de bedrijfsprocessen van een bedrijf te ondersteunen, automatiseren en verbeteren door het gebruik van informatietechnologie. Bedrijfsprocessen en IT-processen zijn daarom nauw met elkaar verbonden en ondersteunen en vullen elkaar aan. In de praktijk werken bedrijfs- en IT-processen nauw samen door het definiëren van bedrijfsvereisten, het selecteren en implementeren van IT-systemen, het integreren van gegevens en het ontwikkelen van IT-oplossingen. Een IT-infrastructuur van hoge kwaliteit kan de efficiëntie en effectiviteit van IT-processen verbeteren. Het is daarom essentieel dat IT-processen en IT-infrastructuur in nauwe samenwerking worden gecoördineerd en ontwikkeld.

Verkoopproces

Een verkoopproces, zoals het order-to-cash proces, is een reeks stappen die een bedrijf neemt om een klant te identificeren, te werven en te sluiten. Verkoopprocessen kunnen uit verschillende fasen bestaan: Ze gaan van het aanspreken van de klant via de voorbereiding en presentatie van de offerte tot de laatste onderhandeling en het afsluiten van een contract. Door verkoopprocessen te optimaliseren, kunnen bedrijven doorgaans hun verkoopkosten verlagen, hun verkoopvolumes verhogen en de klanttevredenheid verbeteren.

Hoe zijn bedrijfsprocessen gestructureerd?

Bedrijfsprocessen bestaan uit een reeks stappen die in een specifieke volgorde worden uitgevoerd om een bepaald doel te bereiken. De stappen van een bedrijfsproces zijn meestal onderling verbonden en stellen de organisatie in staat om een taak of bedrijfsproces effectief en efficiënt uit te voeren.
Een typisch bedrijfsproces begint in principe met een gebeurtenis die het bedrijfsproces in gang zet. Een vraag of verzoek. Nadat alle informatie die nodig is voor het proces (invoergegevens) is verstrekt, worden de feitelijke activiteiten van het bedrijfsproces geïdentificeerd die nodig zijn om het doel te bereiken. Binnen of tussen de procesactiviteiten bestaan beslissingspunten, dit zijn punten in het proces waarop bepaalde beslissingen moeten worden genomen die het verdere verloop van het bedrijfsproces bepalen. Tijdens elke fase van het proces wordt een uitgebreid controlespoor gegenereerd, waardoor rapportage en analyse gedurende de hele transactie mogelijk is. Bedrijfsprocessen kunnen zowel handmatig als geautomatiseerd zijn en bovendien gekoppeld zijn aan andere bedrijfsprocessen, wat een grotere bedrijfsactiviteit weerspiegelt.
De volgende figuur vat de basisstructuur van een bedrijfsproces samen:

1. Trigger: Een gebeurtenis of activiteit die het bedrijfsproces triggert.
2. Invoergegevens: De informatie die nodig is voor het bedrijfsproces.
3. Activiteiten: De feitelijke stappen van het bedrijfsproces die moeten worden uitgevoerd om het doel te bereiken.
4. Beslissingsmomenten: Punten in het proces waar beslissingen moeten worden genomen.
5. Outputgegevens: De informatie die wordt gegenereerd nadat het bedrijfsproces is voltooid.
6. Doel: Het uiteindelijke doel van het bedrijfsproces dat bereikt moet worden.

Bedrijfsprocesketen

De procesketen verwijst naar de verbinding tussen de individuele activiteiten binnen een bedrijfsproces. Een procesketen toont de afhankelijkheden en stroom van activiteiten in een bedrijfsproces en maakt het mogelijk om de effectiviteit en efficiëntie van een proces te evalueren en te optimaliseren. Daarom vormt de procesketen een belangrijke schakel voor het bewaken, controleren en optimaliseren van de bedrijfsprocesactiviteiten binnen een bedrijf.

Bedrijfsproceskaart

Een proceskaart toont grafisch de individuele stappen en activiteiten van een bedrijfsproces. Het is een visueel hulpmiddel dat een overzicht geeft van een proces en zijn afhankelijkheden, evenals zijn interacties met andere processen. De proceskaart is een belangrijk onderdeel van procesbeheer en helpt bij de analyse en optimalisatie van bedrijfsprocessen. Kortom: Een proceskaart is een instrument om een bedrijfsproces en zijn relaties af te beelden.

---

Wat zijn de voordelen van bedrijfsprocessen?

Bedrijfsprocessen bieden bedrijven tal van voordelen die zich uitstrekken over verschillende gebieden. Enkele van de belangrijkste voordelen van bedrijfsprocessen zijn:
verhoging van de efficiëntie
Bedrijfsprocessen dragen bij tot de standaardisering en automatisering van werkprocessen in het bedrijf. Hierdoor kunnen processen sneller, kosteneffectiever en met minder fouten worden ontworpen. De duidelijke structurering van taken en verantwoordelijkheden maakt het mogelijk om middelen gerichter in te zetten en zo de efficiëntie van het bedrijf te verhogen.

Kosten besparen

Bedrijfsprocessen kunnen leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen in bedrijven. Door processen te analyseren en te optimaliseren kunnen onnodige werkstappen worden geëlimineerd, dubbele invoer worden voorkomen en de snelheid van het proces worden verhoogd. Bij digitale factuurverwerking als voorbeeld kunnen bedrijven aanzienlijke kostenbesparingen realiseren door processen zoals het controleren van facturen op duplicaten te automatiseren. Daarnaast kunnen compliance en het vermijden van fouten, bijvoorbeeld door automatische rekeningtoewijzing, bijdragen aan kostenreductie.

Transparantie en traceerbaarheid

Bedrijfsprocessen creëren een duidelijk overzicht van wat er in het bedrijf gebeurt en zorgen ervoor dat alle activiteiten in lijn zijn met de doelstellingen van het bedrijf. Hierdoor kunnen de verantwoordelijken te allen tijde de actuele stand van zaken bijhouden en ervoor zorgen dat normen en voorschriften, zoals de lokale GDPR, worden nageleefd. Traceerbaarheid van bedrijfsprocessen maakt het ook eenvoudiger om fouten op te sporen en problemen op te lossen.

Klanttevredenheid

Bedrijfsprocessen die zijn afgestemd op de behoeften en verwachtingen van de klant helpen de klanttevredenheid te verhogen. Door processen te automatiseren kunnen bedrijven hun verwerkingstijden verkorten en sneller reageren op vragen en behoeften van klanten. Dit leidt tot een hogere klanttevredenheid en een betere klantloyaliteit.

Flexibiliteit

Bedrijven die efficiënte en goed ontworpen bedrijfsprocessen implementeren, kunnen een concurrentievoordeel behalen. Ze kunnen producten en diensten sneller en goedkoper produceren en leveren dan hun concurrenten. Door bedrijfsprocessen voortdurend te optimaliseren, kunnen bedrijven ook flexibeler reageren op veranderingen in de markt en hun concurrentiepositie versterken.

Snelle training

Bedrijfsprocessen kunnen het inwerken van nieuwe werknemers versnellen en vereenvoudigen. Wanneer een bedrijf duidelijk gedefinieerde bedrijfsprocessen heeft, kan een nieuwe medewerker snel begrijpen hoe bepaalde processen binnen het bedrijf werken. Hierdoor kunnen nieuwe werknemers sneller integreren en sneller en effectiever aan de slag.

---

Beheer van bedrijfsprocessen

Business Process Management (BPM) beschrijft een geïntegreerd systeem van organisatie, beheer en controle. Het wordt gebruikt voor de gerichte controle, het ontwerp en de optimalisatie van bedrijfsprocessen in bedrijven. Het overkoepelende doel van bedrijfsprocesmanagement is het effectief en efficiënt ontwerpen van een uitgebreid proceslandschap. De invoering van BPM omvat in principe de volgende stappen:

1. Procesanalyse en -planning

De eerste stap in de invoering van BPM omvat de analyse van de bestaande bedrijfsprocessen en procesplanning. Eerst en vooral moeten alle relevante bedrijfsprocessen geïdentificeerd en gedocumenteerd worden - bijvoorbeeld met behulp van diagrammen of tekstbeschrijvingen. Proceskaarten kunnen worden gebruikt om een visuele voorstelling van het proces te geven, die een overzicht biedt van alle processtappen en de betrokken actoren. Deze vormen de basis voor het identificeren van zwakke punten of knelpunten binnen bedrijfsprocessen. Een algemeen erkende en beproefde techniek voor strategische planning is de SWOT-analyse, die met name wordt gebruikt om de huidige positie te bepalen en geschikte strategieën te ontwikkelen.

2. Optimalisatie van bedrijfsprocessen

Optimalisatie van bedrijfsprocessen is een belangrijk onderdeel van het beheer van bedrijfsprocessen en heeft betrekking op de verbetering van de eerder geanalyseerde processen. Door de bestaande bedrijfsprocessen te optimaliseren, kunnen zwakke punten worden blootgelegd en geëlimineerd voordat het bedrijfsprocesmodel verder wordt ontwikkeld. De belangrijkste optimalisatietechnieken voor bedrijfsprocessen zijn onder andere:

• Herontwerpen van bedrijfsprocessen (BPR): Een methode voor het radicaal herontwerpen van bedrijfsprocessen om hun effectiviteit en efficiëntie te verbeteren.
• Integrale kwaliteitszorg (TQM): Systematische aanpak gericht op het integreren van kwaliteit in alle aspecten van de organisatie, inclusief bedrijfsprocessen.
• Balanced Scorecard: Strategisch managementinstrument dat de prestaties van een organisatie meet vanuit het perspectief van financiën, klanten, interne processen en leren en groei. Het kan helpen om de bedrijfsprocessen beter af te stemmen op de algemene strategie van het bedrijf.
• Continu verbeteringsproces (CIP): Methode voor het systematisch verbeteren van bedrijfsprocessen door voortdurend zwakke punten te identificeren en te elimineren.
• Kaizen: Japanse filosofie van voortdurende verbetering gericht op het bereiken van constante verbeteringen in bedrijfsprocessen in kleine stappen.
• Lean Management: Een methode om bedrijfsprocessen te stroomlijnen met als doel de efficiëntie te verhogen, verspilling te minimaliseren en de kwaliteit te verbeteren.

3. Modelleren van bedrijfsprocessen

De procesmodellering bouwt voort op de geoptimaliseerde bedrijfsprocessen en ondersteunt de langetermijnoriëntatie van het bedrijf. Het Business Process Model and Notation (BPMN) is een veelgebruikte techniek. Het is een modelleertaal die een gestandaardiseerde weergave van bedrijfsprocessen mogelijk maakt. Naast BPMN zijn de technologieën die gebruikers ondersteunen bij het modelleren van bedrijfsprocessen onder andere UML (Unified Modelling Language), EPC (Event-driven Process Chain), DFD (Data Flow Diagram) en IDEF (Integrated Definition).

4. Workflowbeheer

Na de bedrijfsprocesmodellering volgt de daadwerkelijke implementatie van de eerder geoptimaliseerde processen. Workflow management (WFM) speelt hierbij een centrale rol. Business process management en workflow management worden vaak ten onrechte als synoniemen gebruikt. Terwijl GPM gericht is op het beheren, controleren en optimaliseren van bedrijfsprocessen, verwijst WFM specifiek naar de automatisering van taken en activiteiten binnen een bedrijfsproces. Workflow management is dus een subset van BPM en houdt zich bezig met de technische implementatie van bedrijfsprocessen.

Workflow management is een belangrijke stap bij het introduceren van business process management in bedrijven, omdat het de implementatie van de geïdentificeerde processen automatiseert en continue monitoring en optimalisatie van deze processen mogelijk maakt.

5. Procesbewaking en -regeling

De geoptimaliseerde en geïmplementeerde bedrijfsprocessen worden bewaakt via procesmonitoring. Hierdoor kunnen bedrijven zwakke punten in het proces ontdekken en actie ondernemen om de efficiëntie te verbeteren. Het doel van de monitoring is om stabiele en effectieve procesprestaties te garanderen, verbeterpotentieel te identificeren en te voldoen aan service level agreements (SLA's) en compliancevereisten.

Er zijn verschillende methoden beschikbaar om de monitoring uit te voeren, zoals:

• Key Performance Indicators (KPI's): KPI's worden gebruikt om streefwaarden vast te stellen voor belangrijke prestatie-indicatoren die het mogelijk maken om de prestaties van bedrijfsprocessen te meten en op te volgen.
• BAM (Business Activity Monitoring): BAM maakt real-time monitoring van processen en analyse van gebeurtenissen en gegevens mogelijk om snel te kunnen reageren op veranderingen.
• Bedrijfsprocesintelligentie (BPI): BPI is een methode die wordt gebruikt om procesgegevens te analyseren en te visualiseren om de procesprestaties te begrijpen en te verbeteren.
• Risicobeheer: Risicomanagement wordt gebruikt om risico's in bedrijfsprocessen te identificeren, analyseren en evalueren om risico's te minimaliseren en de stabiliteit van processen te garanderen.

---

Digitalisering van bedrijfsprocessen

De digitalisering van bedrijfsprocessen is een belangrijk onderdeel van het beheer van bedrijfsprocessen. Door digitale systemen te implementeren en processen te automatiseren, verhogen bedrijven de efficiëntie van hun bedrijfsprocessen en profiteren ze met name van foutminimalisatie en kostenbesparingen.

Bedrijfsprocessen automatiseren met een DMS

Een document management systeem (DMS) helpt bedrijven hun bedrijfsprocessen te automatiseren door de handmatige verwerking van documenten en informatie te vervangen door geautomatiseerde workflows en processen. Het DMS kan documenten vastleggen, classificeren, indexeren en automatisch routeren naar de juiste personen of systemen. Facturen kunnen bijvoorbeeld automatisch worden vastgelegd en doorgestuurd naar de boekhouding, terwijl contracten automatisch naar de juridische afdeling of het managementteam worden gestuurd. Door bedrijfsprocessen te automatiseren kunnen bedrijven tijd en geld besparen, fouten verminderen en de efficiëntie en transparantie verbeteren.

Welke voordelen biedt een documentbeheersysteem voor bedrijfsprocessen?

Digitalisering van documenten

Door documenten te digitaliseren, kunnen ze direct in het DMS worden opgeslagen en bewerkt. Dit zorgt voor versie- en revisiebeheer, terwijl de toegang en toestemming worden beveiligd. Uiteindelijk bespaart u tijd en geld, die anders nodig zouden zijn voor handmatige verwerking en fysieke opslag van de documenten.

Geautomatiseerde workflows

Met een DMS kunnen geautomatiseerde workflows worden aangemaakt. Dit betekent dat bepaalde stappen van een bedrijfsproces automatisch worden uitgevoerd zodra aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Een document kan bijvoorbeeld automatisch worden vrijgegeven zodra het is gecontroleerd en goedgekeurd door alle benodigde geautoriseerde personen.

Integratie van systemen

Een DMS kan worden geïntegreerd in bestaande IT-systemen zoals ERP-systemen. Hierdoor kan informatie automatisch worden uitgewisseld en kunnen processen worden geoptimaliseerd.

Elektronische handtekeningen

Een DMS biedt de mogelijkheid om documenten op een juridisch veilige manier te ondertekenen met een digitale handtekening. Dit bespaart tijd en geld doordat het niet meer nodig is om het document af te drukken, te ondertekenen, te scannen en op te sturen.

Geautomatiseerde archivering

De introductie van een DMS maakt digitale documentarchivering binnen bedrijfsprocessen mogelijk. Dit betekent dat ze automatisch in de juiste versie en op de juiste plaats worden opgeslagen. Een documentbeheersysteem voldoet met name aan de eisen voor revisiebeveiliging.

Cloudverbinding

De cloudmigratie van een DMS biedt tal van voordelen voor het bedrijfsprocesbeheer van bedrijven. Omdat het DMS in de cloud wordt gehost, hebben gebruikers overal toegang tot de bedrijfsprocessen en kunnen ze deze beheren, zolang ze maar een internetverbinding hebben.

Digitale bedrijfsprocessen met d.velop documenten

De invoering en optimalisatie van bedrijfsprocessen is een uitdaging voor veel bedrijven. d.velop documents ondersteunt bedrijven bij de implementatie van hun bedrijfsprocesmanagement. De oplossing biedt kostenbesparingen, rechtszekerheid, terwijl de efficiëntie toeneemt en vele andere voordelen met betrekking tot het onderwerp bedrijfsprocessen.