Tools voor digitale samenwerking

Eenvoudig samenwerken met effectieve digitale samenwerkingstools

Onze samenwerkingstools maken bedrijfsbrede communicatie via één enkel medium mogelijk.

• Beter werken als een team
• Documenten delen met externe partners
• Efficiëntie verhogen

Digitale samenwerking over grenzen heen

Teamleden kunnen tot verschillende afdelingen of organisaties behoren en overal ter wereld met anderen samenwerken. Het doel is om processen maximaal te digitaliseren met behulp van digitale samenwerkingstools. De centrale visie is die van een digitale werkplek. Het gaat erom een naadloze uitwisseling van informatie en gegevens mogelijk te maken en tegelijkertijd de teamgeest te stimuleren ondanks de fysieke afstand tussen teamleden. Digitale samenwerkingstools brengen teamwerk naar een hoger niveau - in realtime. 

Samenwerkingstools maken het verschil

• 50 % Efficiëntieverbetering dankzij digitale samenwerkingstools.
• 60 % van de werknemers ziet ruimte voor verbetering op het gebied van samenwerking.
• 20 % van de bedrijven gebruikt al DMS-tools om de samenwerking te verbeteren.

De digitale samenwerkingstools van d.velop

De kwaliteit van de software die je kiest, bepaalt hoe efficiënt de samenwerking in jouw bedrijf zal verlopen. Het is belangrijk dat alle componenten compatibel zijn met elkaar. Als digitaliseringsspecialist biedt d.velop deskundig advies om u te helpen de juiste samenwerkingssoftware voor uw organisatie te kiezen. Wij zorgen ervoor dat uw teams gemakkelijk met elkaar kunnen communiceren, waar ze zich ook bevinden, en toegang hebben tot alle belangrijke bedrijfsinformatie. De samenwerkingstools van d.velop brengen dingen in beweging.

Een documentbeheersysteem (DMS) is de basis voor succesvolle samenwerking

Beheer documenten in de cloud met d.velop documents - een documentbeheersysteem - dat de basis vormt voor uw samenwerking. Sla alle documenten op een centrale locatie op. Zet geautomatiseerde workflows op om inkomende facturen automatisch te verwerken en archiveer alles op een correcte, auditklare manier. Maak al je gegevens toegankelijk via een veilig cloud-gebaseerd platform met beperkte toegang. Onduidelijke bestandsnamen om wijzigingen weer te geven behoren tot het verleden - met een professioneel kennisbeheersysteem zorgt versiebeheer ervoor dat je automatisch toegang hebt tot de laatste versie.  

Samenwerkingsfuncties in een effectief documentbeheersysteem

GEZAMENLIJK BEWERKEN

Samen documenten bewerken

Gebruikers kunnen documenten uit het documentbeheersysteem rechtstreeks in Microsoft Office openen en daar bewerken.Je herziet altijd de huidige versie van een document dankzij het geïntegreerde versiebeheer. Gebruik de inschrijffunctie om direct te zien of iemand een nieuwe versie van het document heeft gemaakt. Zo ben je altijd up-to-date. Voeg eenvoudig een taak toe aan het document om je collega direct te informeren over de stappen die nog moeten worden genomen voordat een document kan worden verspreid. Deze functie van de samenwerkingstool kan het veel gemakkelijker maken om je werk in één stap te coördineren.

WERKFLOWS

Duidelijk processen en verantwoordelijkheden definiëren

Workflows met digitale documenten vormen de basis voor digitale processen. Workflows kunnen worden gebruikt om verschillende bedrijfsprocessen digitaal in kaart te brengen - van eenvoudige vakantieaanvragen tot factuur- of contractbeheer.Je kunt afzonderlijke processtappen ontwerpen en ze op elk moment aanpassen.Dit betekent dat alle betrokkenen stapsgewijs of parallel op de hoogte zijn van komende taken.

DELEN (EXTERN)

Samen projecten beheren

Je kunt het documentbeheersysteem gebruiken om documenten naar wens eenvoudig te delen met mensen buiten je organisatie of vrij te geven voor bewerking. Dit maakt het creëren van uw eigen digitale projectruimte eenvoudig. U kunt ook eenvoudig chatgesprekken over documenten starten en direct informatie over de inhoud met anderen uitwisselen. Dit is samenwerking in optima forma.

Online samenwerken: de belangrijkste functie van een DMS

• Projectwerk vanaf elke plek: samen documenten bewerken
• Gedefinieerde processen en verantwoordelijkheden
• Individuele toegangsrechten voor betere beveiliging en gegevensbescherming
• Vereenvoudigd projectbeheer
• Een centrale, gedeelde database in de cloud
• Locatie-onafhankelijke toegang tot alle opgeslagen documenten, zelfs als je op afstand werkt
• Werken met versiebeheer
• E-learning

De voordelen van d.velop documents DMS in één oogopslag

• Gestructureerde en centrale opslag van documenten
• Geautomatiseerde, wettelijke archivering van belastinggerelateerde documenten
• Documenten ophalen en bewerken op elk apparaat, vanaf elke locatie
• Snel en eenvoudig benodigde informatie vinden
• Versiebeheer van documenten
• Ondersteuning voor samenwerken, inclusief het delen van documenten
• Toegangs- en rechtenbeheer voor verschillende gebruikersgroepen
• Mogelijkheid tot integratie met andere cloud tools

Veilige digitale samenwerking in een vertrouwde omgeving

d.velop trust spacesis een veilige, digitale samenwerkingstool voor organisaties. U kunt een nieuwe gedeelde projectruimte creëren en mensen van verschillende organisaties met één klik een veilige plek geven om met elkaar in contact te komen en gegevens te delen. Dit maakt effectieve digitale samenwerking in een vertrouwde digitale omgeving mogelijk - met gegevens die in de EU zijn opgeslagen. Eenvoudig documenten delen en uitwisselen met anderen.

Digitaal ondertekenen: Bespaar tijd, geld en middelen

Digitaal ondertekenen met d.velop sign vergemakkelijkt de samenwerking in bedrijven en organisaties. Onderteken documenten snel, elektronisch en in overeenstemming met de wet - en sla ze na verzending automatisch op in uw DMS online archief. Maak geen fysieke kopieën meer. Elimineer tijdrovende postbezorgsystemen. Verspil geen tijd aan het wisselen tussen digitale en analoge processen bij het ondertekenen van contracten. Werk gewoon sneller en efficiënter.

De voordelen van samenwerkingstools

Online samenwerken met behulp van groupware - software die is ontworpen om samenwerking binnen groepen te ondersteunen - is de beste manier om in teams te werken, zowel nu als in de toekomst. Groupware maakt het eenvoudig om bedrijfs- en landsgrenzen te overschrijden en stelt uw medewerkers in staat om flexibel - of op afstand - te werken voor een betere balans tussen werk en privé. Realiseer uw visie op naadloze teamsamenwerking met de groupware van d.velop. De voordelen zijn onder andere:

• Verbeterde communicatie en samenwerking
• Verhoogde efficiëntie door gedeeld gebruik van middelen
• Eenvoudiger plannen en organiseren van taken en projecten
• Betere transparantie en opvolging van vooruitgang en resultaten
• Grotere flexibiliteit dankzij toegang tot tools en gegevens vanaf verschillende locaties

FAQ - Veelgestelde vragen over samenwerkingstools