SharePoint-documentbeheer
d.velop SharePoint-documentbeheer
voor Microsoft 365
Gebaseerd op Microsoft 365, biedt d.velop documents for M365 functies die het platform verder ontwikkelen tot een professioneel en uitgebreid document management systeem (DMS). Digitale bestanden, full-text en metadata zoeken, sjabloonbeheer en workflows helpen bij de contextgerelateerde informatievoorziening en de digitalisering van bedrijfsprocessen. Dit brengt de volgende voordelen met zich mee:
- Dankzij integratiemogelijkheden in bekende interfaces zoals Microsoft Teams & Outlook, SAP, Salesforce en Dynamics 365 hoef je niet tussen verschillende applicaties te schakelen.
- Versnellen van informatieverwerving in het dagelijks werk
- Gebruik van het bestaande Microsoft 365-platform en SharePoint Online
- 100 % Efficiëntie in dagelijks werk
- 47 Bomen per arbeidsleven kan een individuele werknemer gemiddeld besparen met een digitaal DMS
- 1.5 Uren Bespaar tijd door dingen snel te vinden met een DMS
Whitepaper
Geïntegreerd documentbeheer met SharePoint / Microsoft 365
In de meeste bedrijven werkt bijna niets zonder ERP en CRM - maar de verwerking van bedrijfsgegevens en documenten gaat meestal gepaard met lastig schakelen tussen verschillende media en systemen. De integratie van standaardapplicaties met SharePoint / Microsoft 365 maakt het mogelijk om naadloze digitale processen te implementeren.
Lees in deze whitepaper hoe geïntegreerde contentservices kunnen worden gebruikt om naadloze, end-to-end digitale oplossingen te implementeren in SharePoint / Microsoft 365.
Kernfuncties van d.velop SharePoint-documentbeheer voor Microsoft 365
- Snelle acties: Configureerbare toegang tot nuttige SharePoint-functies en workflows.
- Intuïtieve navigatie: De gebruiksvriendelijke navigatie biedt gebruikers in één oogopslag alle informatie die ze nodig hebben.
- Stemsysteem voor gebruikers: Feedbackgebied om nieuwe functies aan te vragen en te beoordelen.
- Snel zoeken: Geïntegreerd snel zoeken om direct toegang te krijgen tot meer SharePoint-inhoud.
- Voorbeeld: Voorbeeld van SharePoint-inhoud met edit-in-browserfunctie voor alle Office-indelingen.
- Metagegevens: Overzicht en geautomatiseerde overerving van metagegevens.
Redenen voor documentbeheer met SharePoint en Microsoft 365
Digitale bestanden - de kern van uw DMS
Digitale bestanden kunnen worden gemaakt voor alle vereisten, sectoren of behoeften. Het gebruik van bestanden is divers. Klanten van d.velop gebruiken gestandaardiseerde bestanden, bijv:
- Bestanden van klanten
- Bestanden van leveranciers
- Personeelsdossiers
- Projectbestanden
- Bestanden voor facilitair beheer
Documentbeheer met d.velop for Microsoft 365 in combinatie met Dynamics 365, Teams en SharePoint
In deze sessie laten we zien hoe informatiesilo's eenvoudig kunnen worden doorbroken.
Zodat medewerkers de juiste 360° weergave van de relevante informatie direct in hun belangrijkste applicatie krijgen (bijv. F&O, Teams, Outlook) en daardoor effectief kunnen werken.
Documentbeheer met Microsoft 365 aanvullen met andere producten en oplossingen
Er zijn veel verschillende documenten en use cases die efficiënt gesorteerd en opgeslagen moeten worden. Afhankelijk van de vereisten worden bepaalde functies noodzakelijk. Wij hebben ons hierin gespecialiseerd en blijven de systemen dicht bij de gebruiker ontwikkelen.
Kom meer te weten over uw individuele use case.
-
Digitaal contractbeheer met Microsoft 365
Profiteer van de voordelen van digitale software voor contractbeheer:
- Direct contracten vinden
- Geen gemiste deadlines meer
- Contracten snel analyseren en vergelijken
-
Digitale factuurverwerking met Microsoft 365
Ontdek hoe je de volledige factuurworkflow kunt digitaliseren, van factuurontvangst tot auditproof archivering.
-
Digitaal personeelsdossier met Microsoft 365
Verbeter je personeelsbeheer - beheer je personeelsgegevens efficiënt en overzichtelijk met het digitale personeelsdossier.
Nuttige inhoud over documentbeheer in SharePoint
FAQ
Veelgestelde vragen en antwoorden over documentbeheer met SharePoint
Microsoft biedt goede basisfuncties voor documentbeheer, zoals versiebeheer of de mogelijkheid om meta-informatie over documenten bij te houden. Deze meta-informatie moet echter handmatig worden onderhouden. Belangrijke interfaces met ERP/CRM-systemen, integratie in Outlook of de mogelijkheid om met virtuele bestanden te werken zijn niet beschikbaar in de Microsoft-standaard. Dit is precies waar d.velop om de hoek komt kijken en Microsoft 365 uitbreidt tot een compleet platform voor documentbeheer.
Alle documenten worden opgeslagen in uw Microsoft 365-tenant in SharePoint-documentbibliotheken. U hebt te allen tijde volledige toegang tot alle documenten.
Ja, met een beetje oefening kun je je eigen bestandsstructuren maken.
Er zijn twee manieren om metadata te bepalen:
1. documenten worden via drag & drop op een bestand gedropt (bijv. in Outlook of in de browser).
Als documenten via drag & drop worden gedropt, wordt de meta-informatie bepaald aan de hand van bestaande bestandsinformatie.
2. documenten worden automatisch gelezen door onze classificatiesoftware.
De classificatiesoftware leest het volledige document via OCR en classificeert het vervolgens in detail.
Er zijn twee mogelijkheden voor het delen en bewerken van documenten met externe partners:
1. delen van individuele documenten
2. delen van meerdere documentenTeilen von mehreren Dokumenten
De eerste optie kan bijvoorbeeld een uitwerking zijn die samen met een externe bedrijfsjurist of een klant/leverancier wordt voorbereid.
In dit geval biedt de functie delen, die direct vanuit het dossier kan worden opgeroepen, ondersteuning.
Afhankelijk van de instellingen in het betreffende klantsysteem wordt het delen met externe personen buiten de organisatie geactiveerd of gedeactiveerd. Mogelijk moeten er aanpassingen worden gemaakt in de administratie om extern delen mogelijk te maken.
De tweede variant komt vaak om de hoek kijken als het huidige proces een groter project betreft. Een voorbeeld is als meerdere documenten uit een bestandsstructuur beschikbaar moeten worden gesteld aan onderaannemers om te downloaden of te bewerken.
In dit geval zou je in meer detail moeten bespreken wat belangrijk is in jouw specifieke geval. De meest voorkomende variant is dat documenten in een afgeschermd SharePoint-gebied beschikbaar worden gesteld om te downloaden of te bewerken.
Software-Demo
Ervaring met digitaal documentbeheer met SharePoint live
Wil je digitaal documentbeheer met SharePoint in Microsoft 365 live ervaren? Vul dan het formulier in en boek een softwaredemo.