Software voor contractbeheer Microsoft 365 & SharePoint

Alle documenten in contractbeheer worden fysiek opgeslagen in uw SharePoint in onderliggende documentbibliotheken. Daarom kunnen alle documenttypes die door SharePoint Online worden ondersteund, worden opgeslagen in contractbeheer.

Documenten kunnen worden gedeeld met zowel interne als externe personen. Er is de optie om een link of een kopie van het document te sturen. Dit geeft de persoon alleen toegang tot het gedeelde document en niet tot andere inhoud van het contractbestand.

Contractdocumenten kunnen bewerkt worden in Word. Klik hiervoor op "Openen in Microsoft Office" in het contextmenu van het te bewerken document. Het document wordt geopend in de browser met Word Online en kan daar bewerkt en geopend worden als desktopversie. Alle wijzigingen worden automatisch opgeslagen en kunnen later worden bekeken met de functie voor het bijhouden van wijzigingen.

Zoeken naar documentinhoud is mogelijk via een full-text zoekopdracht. Hiermee wordt alle inhoud van doorzoekbare documenttypes gevonden, zoals Word, Excel, PowerPoint en PDF.

Er zijn standaard zeven contracttypes beschikbaar zodat je snel aan de slag kunt met contractbeheer. Je kunt deze contracttypes een andere naam geven of aanpassen. Je kunt ook extra contracttypes aanmaken.

De digitale handtekening kan worden geïntegreerd in contractbeheer, zodat contractdocumenten digitaal kunnen worden ondertekend vanuit het contractdossier. Het ondertekende document wordt dan als PDF in het dossier opgeslagen.

Op de startpagina is er een dashboard met "Contracten die mijn aandacht nodig hebben". Standaard bevat dit dashboard de tabbladen "Laatst gewijzigd", "Mijn deadlines", "Mijn taken" en "Onvoltooid". U kunt deze tabbladen aanpassen aan uw wensen als onderdeel van het implementatieproject.

d.velop contracts for Microsoft 365 kan de juiste autorisaties voor een raamovereenkomst bepalen en deze automatisch instellen op het contract. Hiervoor moeten autorisatieprofielen worden opgeslagen, die op contracttype-niveau definiëren welke rol lees- of schrijftoegangsrechten krijgt. De set regels kan ook worden gebruikt om flexibel in te spelen op uw behoeften. We adviseren je hier graag over.

Je kunt de gedetailleerde velden flexibel aanpassen tijdens de installatie en ook later. Wat het aantal detailvelden betreft, raden we de aanpak "zo veel als nodig, zo weinig als mogelijk" aan om voor een zekere duidelijkheid te zorgen en toch alles relevant te vinden.

De gedetailleerde velden zijn afhankelijk van het geselecteerde contracttype. In het geval van een leverancierscontract wordt bijvoorbeeld informatie over levertijden of kortingen gevraagd, terwijl het adres van het pand en het aantal parkeerplaatsen moeten worden ingevoerd voor een huurcontract.

Op het tabblad "Taken" kun je verschillende belangrijke data opslaan in een hoofdovereenkomst. Voor een nieuwe taak moet een vervaldatum en een begindatum voor de melding worden gedefinieerd. Op deze manier herinnert het systeem je op tijd aan komende deadlines.