SAP Purchase to Pay-proces
Bouw uw digitale inkoopproces met SAP-producten van d.velop
Gebruikt u SAP? Dan heeft u al de perfecte basis om uw Procure-to-Pay proces, ook wel Procure-to-Pay genoemd, volledig te digitaliseren. Maar waarom zou u digitaal willen gaan?
Het inkopen van materialen is complex en bestaat uit vijf afzonderlijke stappen - van inkoopaanvraag tot betaling (Procure-to-Pay, kortweg P2P). De grafiek laat alle verschillende onderdelen zien.
Niet zo ingewikkeld, toch? Vergeet niet dat de afzonderlijke subprocessen inkomende documenten omvatten, zoals inkooporders, afleverbonnen en facturen. Deze moeten worden verwerkt en goedgekeurd, allemaal door verschillende medewerkers op verschillende afdelingen.
SAP biedt een aantal oplossingen voor een aantal deelstappen. Het inkoopproces wordt echter niet als één geheel beschouwd. Afzonderlijke workflows zijn niet met elkaar verbonden tot een end-to-end proces. Schakelen tussen digitale en analoge processen en alle risico's die dat met zich meebrengt is onderdeel van het ontwerp.
Het is tijd om te investeren in een allesomvattend Procure-to-Pay-proces op basis van SAP.
Geen continu SAP P2P-proces in gebruik?
Dit leidt tot de volgende problemen in bedrijven:
- 15 % van extra kosten gemiddeld als gevolg van Maverick Kopen
- 75 € de gemiddelde proceskosten per inkooporder
- 87 % van de inkoopmanagers gelooft dat digitalisering het inkoopproces zal verbeteren
Functies van het digitale Purchase to Pay-proces in SAP
Het Purchase to Pay-proces in SAP is volledig gedigitaliseerd
Het volledige inkoopproces van een bedrijf kan digitaal worden weergegeven, van de aanvraag van de behoeften tot de betaling en het boeken van de bestelling. De processtappen zoals Purchase Requisition, Purchase Order, Orderbevestiging, Goederenontvangst en Factuurontvangst zijn standaard geïntegreerd in uw SAP-systeem.
Inkoopaanvraag: De digitale inkoopaanvraag
In het bedrijf wordt de behoefte aan goederen gecoördineerd en gemeld door middel van een Purchase Requisition (PR) via SAP. Deze wordt automatisch doorgestuurd naar de verantwoordelijke verwerker die de bestelling plaatst bij de juiste leverancier onder de overeengekomen voorwaarden.
Bestelling en orderbevestiging
Na het plaatsen van een order op basis van de inkoopaanvraag (PR) worden de orderbevestiging en de inkoopordergegevens elektronisch gematcht om handmatige verificatieprocessen te voorkomen en fouten tot een minimum te beperken. De workflowgebaseerde verificatie- en goedkeuringsprocessen kunnen worden bewaakt via een SAP cockpit.
Purchase to Pay Witboek
In 4 stappen naar een geautomatiseerd inkoopproces
18 pagina's hoe u uw inkoopproces kunt automatiseren. Van de as-is analyse tot de digitalisering van de afzonderlijke deelprocessen.
- stap: Aankoopaanvraag & trigger aanmaken
- stap: Goederenontvangst controleren
- stap: Facturen controleren en vrijgeven
- stap: Inkooporder & documentopslag activeren
Krijg inzicht in hoe een digitaal inkoopproces eruit ziet en welke voordelen het biedt ten opzichte van een traditioneel proces.
Verwerk de goederenontvangst digitaal
Na aankomst van de goederen wordt ook de afleverbon elektronisch vastgelegd en vergeleken met de onderliggende order en orderbevestiging. Er is direct een overzicht van de goederenontvangst in SAP en eventuele afwijkingen en vervolgprocessen worden versneld.
SAP factuurworkflow: Een naadloos proces
De SAP factuurworkflow sluit het P2P-proces af. Facturen worden geëxtraheerd, geclassificeerd en automatisch vergeleken met procesrelevante documenten en SAP stamgegevens. Vervolgens worden ze toegewezen aan verantwoordelijke personen voor goedkeuring en factuurverificatie in SAP. Vanaf het begin van het gehele Purchase-to-Pay proces worden procesrelevante documenten gearchiveerd op een wettelijk en GDPR-conforme manier. Hierdoor kan elk individueel proces worden getraceerd met behulp van een SAP-document.
Het P2P proces wordt gearchiveerd in overeenstemming met de wet.
Aan het begin van het volledige Purchase-to-Pay proces worden de procesrelevante documenten gearchiveerd op een fraudebestendige en GDPR-conforme manier. Dit maakt de traceerbaarheid van elk individueel proces mogelijk via een SAP-document.
Voordelen van een digitaal Procure to Pay-proces
- Proceskosten verlagen. Elektronisch inkopen verlaagt de proceskosten bij inkoop met gemiddeld 30% (onderzoek BME e.V.).
- Profiteer van kortingen voor vroege betaling en vermijd boetes voor te late betaling.
- Volledige transparantie over alle inkoopprocessen in SAP en het DMS. Overzicht van alle orders, facturen, goederen en betalingen.
- Lagere inkoopprijzen. Door te stoppen met buitenissig inkopen, dalen de inkoopprijzen met gemiddeld 7% (volgens een onderzoek van de Association for Supply Chain Management, Procurement and Logistics).
- Hoge mate van procesautomatisering. Directe invoer in het SAP-systeem maakt handmatige gegevensoverdracht overbodig.
- Geen tijdverlies. Bevoegde partijen en plaatsvervangers zijn duidelijk gedefinieerd om impasses te voorkomen.
- Audit-conforme archivering. Alle belangrijke informatie zoals inkoopaanvragen, goedkeuringen en inkooporders worden automatisch gearchiveerd in overeenstemming met de wettelijke vereisten.
- Capaciteit vrijmaken. Door minder tijd te besteden aan handmatige taken, komt er capaciteit vrij voor belangrijkere zaken.
Lees meer over het procure to pay proces in SAP in de d.velop blog
-
SAP inkoopaanvraag
Het maken van een SAP inkoopaanvraag en het plaatsen van een order als eerste stappen van het inkoopproces kunnen in grote mate worden geoptimaliseerd - een vergelijking tussen een klassieke inkoopaanvraag en de SAP inkoopaanvraag laat de voordelen van digitalisering zien.
-
SAP inkomende goederen
Waarom je leveringen digitaal zou moeten controleren en posten: Mogelijke risico's van de papieren processen en de voordelen van het digitale proces voor inkomende goederen.
-
SAP factuurverificatie
Hoe het digitale proces te implementeren: Facturen controleren en goedkeuren en transacties starten met geautomatiseerde SAP factuurverificatie. Profiteer van procestransparantie met behulp van het journaal voor inkomende facturen.
Onze interne processen waren star en gebrekkig. d.velop hielp ons onze Procure-to-Pay processen duidelijker te definiëren en onze verwerkingstijd drastisch te verbeteren.
Bernd Raabe
Messer Informatiediensten GmbH
SAP-competentie door d.velop
Ben je op zoek naar een team van experts die al jaren in de SAP ERP-omgeving werken? Dan bent u bij ons aan het juiste adres. SAP is een vast onderdeel van de strategie van d.velop. Het bedrijf heeft ook een eigen SAP-centrum.
- d.velop is al lange tijd gecertificeerd SAP partner
- Meer dan 700 klanten gebruiken d.velop producten in de SAP omgeving
- Onze SAP klanten zijn onder andere:
Westfleisch SCE mbH, Weber GmbH & Co. KG, Eismann Tiefkühl Heimservice GmbH - Toegewijd SAP centrum met ervaren SAP adviseurs en SAP ontwikkelaars
Veelgestelde vragen en antwoorden over inkoopprocessen in SAP
Purchase to Pay (P2P) staat voor het proces van inkoop tot betaling van een factuur binnen een organisatie. De focus van dit proces is de transactie van gegevens tussen de substappen. Concreet gaat het om de afhandeling van leveranciersorders en de verwerking van binnenkomende orderbevestigingen, leveringsbonnen en facturen.
Het Purchase-to-Pay-proces in SAP omvat alle stappen van het bestellen van goederen en diensten tot de betaling aan de leverancier. Dit omvat ook het maken van inkoopdocumenten, het vrijgeven van inkooporders, het registreren van leveringen en facturen, het controleren van facturen op juistheid en de betaling aan de leverancier.
Order to Cash (O2C) staat voor het proces van de inkomende klantaanvraag tot de ontvangst van de betaling binnen een organisatie. Het order-to-cash proces zorgt voor de volledige inkomstengeneratie bij de klant. Specifiek gaat het om de afhandeling van inkomende klantorders en de verwerking ervan in SAP.
De Classifier is een platform dat volledig is geïntegreerd in SAP en transactiegerelateerde gegevens volledig automatisch vastlegt en verrijkt voor verdere documentspecifieke verwerking. De Classifier bevat een workflowmodule die specifiek kan worden geconfigureerd voor de procesgestuurde verdere verwerking van gegevens, afhankelijk van het documenttype en de bedrijfscode. Het platform biedt oplossingsmodules voor creditzijde purchase-to-pay, debetzijde order-to-cash en reiskostenprocessen. Ontwikkeld in een eigen namespace, worden individuele modules of complete procesketens als transport in uw SAP-systeem geïmporteerd en via maatwerk aangepast aan uw bedrijfsspecifieke eisen.
Software-Demo
Ervaar het digitale P2P-proces in SAP live.
Wilt u onze SAP oplossingen live ervaren?
Vul dan het formulier in en vraag een softwaredemo aan.