Documentbeheersysteem (DMS) in SAP ERP
Documentbeheer naadloos geïntegreerd
in uw SAP-omgeving
Gebruikt u SAP? Met de speciale integratie van d.velop voor SAP hebt u eenvoudig toegang tot uw document management systeem (DMS) via uw gebruikelijke interface - wat uw productiviteit verhoogt. Hierdoor kunt u eenvoudig en gemakkelijk documenten, e-mails, technische tekeningen, enz. creëren, veilig archiveren, onderzoeken en bewerken, rechtstreeks vanuit SAP. Dit creëert een holistische workflow die de volledige levenscyclus van documenten binnen één applicatie omvat.
- 12 Mio. gebruikers SAP-software gebruiken.
- 168 minuten per dag besteedt een werknemer in de boekhouding aan het archiveren van papieren documenten.
- 345 EUR genereert een werknemer aan afdrukkosten per jaar tegen een tarief van 6 cent per afgedrukte pagina.
Zo werk je met ons
documentbeheersysteem in SAP
Documentbeheer naadloos geïntegreerd in uw SAP-omgeving
Maak gebruik van de voordelen van onze d.velop documents for SAP en integreer het naadloos in uw toonaangevende SAP-systeem.
Geautomatiseerde documentopslag via ArchiveLink of CMIS
Via de ArchiveLink- of CMIS-interface tussen uw SAP-systeem en het documentbeheersysteem (DMS) is geautomatiseerde opslag van inkomende en uitgaande documenten, afdruklijsten en gegevensarchiveringsbestanden mogelijk.
Geautomatiseerde indexering
Documenteigenschappen van het betreffende SAP-document worden automatisch toegevoegd aan de opgeslagen documenten in uw d.velop documenten en aangevuld met secundaire indexering van het DMS.
Handtekening in SAP
Digitaal ondertekenen vanuit SAP
Met digitale handtekeningen kunt u uw ondertekeningsprocessen rechtstreeks vanuit SAP starten op een handige en wettelijk conforme manier. Onderteken documenten, facturen, contracten en meer zonder gedoe. Volledig digitaal en altijd compliant. De digitale handtekening van d.velop vereist geen extra hardware en past een rechtsgeldige handtekening op afstand toe die is aangemaakt in overeenstemming met de eIDAS-verordening van de EU over elektronische identificatie en vertrouwensdiensten.
Digitale bedrijfsprocessen: Workflows automatiseren in SAP
Creëer workflows om uw bedrijfsprocessen te ondersteunen. Of het nu gaat om individuele processen zoals reiskostendeclaraties, factuurworkflows of het volledige P2P-proces (Procure-to-Pay), alles is mogelijk.
Conforme archivering: Voldoen aan compliance-eisen
De d.velop documents for SAP zorgt voor een fraudebestendige opslag van uw documenten. Met de ILM-module (Information Lifecycle Management) voldoet u ook aan de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU (EU-GDPR).
SAP op locatie of in de cloud
Welke SAP-versie u ook hebt of welk besturingsmodel u ook kiest, wij maken uw SAP nog efficiënter.
Naadloze integratie via de d.velop WebClient
Met de d.velop Webclient hebt u de mogelijkheid om al uw bedrijfsinformatie rechtstreeks in uw SAP ERP te integreren. U hebt toegang tot alle gegevens zonder dat u andere toepassingen hoeft te openen. Natuurlijk zijn de documenten, digitale bestanden, processen en bedrijfsprocessen ook naadloos beschikbaar in uw SAP ERP.
Hoogtepunten video: DMS SAP
Uw DMS uitbreiden in SAP
Gebruik andere handige oplossingen zoals het digitale personeelsdossier, archivering, inkoopprocessen en factuurworkflow om uw documentbeheer in SAP uit te breiden.
-
Digitale personeelsdossiers
Personeelsdossiers organiseren in mappen
-
Digitale factuurverwerking
Bedrijfsprocessen automatiseren
-
Conforme archivering
Voldoe moeiteloos aan de compliance-eisen
-
Digitale inkoopprocessen
Bedrijfsprocessen automatiseren
De meest gestelde vragen over
digitaal documentbeheer in SAP
DMS is de afkorting van Document Management System. DMS-software is een oplossing die het geautomatiseerde en holistische beheer van documenten en informatie mogelijk maakt. Een DMS draait op een database en maakt een hoge mate van toegankelijkheid en veilige archivering van documenten mogelijk binnen een organisatie die kan worden aangesloten op SAP.
De belangrijkste redenen om een DMS in een bedrijf te introduceren zijn onder andere wettelijke compliant elektronische archivering in overeenstemming met GoBD en GDPR. Daarnaast kunnen elektronische documenten binnen enkele seconden worden gevonden, worden thuiswerken en samenwerken mogelijk gemaakt en, last but not least, worden kosten bespaard (papier, printers, verwerkingstijden, enz.).
ArchiveLink is een interface in SAP ERP die gebruikt kan worden om bestanden en bijbehorende gegevens te beheren. SAP ArchiveLink kan worden gebruikt om documenten en gegevens in een elektronisch archief op te slaan, op te vragen en weer te geven. De interface legt een link tussen gearchiveerde documenten in het DMS en de overeenkomstige applicatiedocumenten die in het SAP-systeem zijn ingevoerd.
CMIS staat voor Content Managed Interoperability Services en is een open, leveranciersonafhankelijke standaard voor het verbinden van contentmanagementsystemen, zoals een documentmanagementsysteem. In de SAP S/4HANA Cloud wordt de SAP ArchiveLink interface niet langer ondersteund en is deze vervangen door de CMIS standaard. Als het gaat om het gebruik van cloudservices zoals S/4HANA ES, C/HANA of SuccessFactors, zal CMIS-gebaseerde archivering in de toekomst een must zijn.
De GDPR is een verordening van de Europese Unie die de verwerking van persoonsgegevens regelt. Het heeft als doel de bescherming van deze gegevens en het vrije verkeer van gegevens binnen de Europese interne markt te waarborgen.
Audit-proof archivering betekent in feite dat opgeslagen gegevens worden beschermd tegen latere wijzigingen of voortijdige verwijdering. Bovendien wordt de informatie over de gegevens op een traceerbare, opvraagbare, onveranderbare en fraudebestendige manier gearchiveerd. Dit is gebaseerd op de GoBD.
Een DMS is niet automatisch auditbestendig en wettelijk compliant. Een onafhankelijke auditor kan audit compliance beoordelen op basis van een expert opinion gebaseerd op de GoBD. Bovendien vereist naleving van de controle dat het DMS op de juiste manier wordt gebruikt.
Software-Demo
U wilt uw bedrijf digitaliseren met een DMS?
Laten we het dan eens hebben over SAP DMS!
Vraag een gratis demo aan van d.velop software.