Beheer van e-mails

E-mailarchivering in bedrijven en organisaties

In de zakenwereld van vandaag is e-mail niet meer weg te denken. Er worden steeds meer e-mails ontvangen, verzonden en gearchiveerd. Hoewel iedereen het verzenden van e-mails onder de knie heeft, blijft de vraag: hoe zit het met het wettelijk compliant archiveren van e-mails?

80 % van de zakelijke communicatie verloopt via e-mail
319.6 bn. e-mails per dag worden verzonden en ontvangen
100 % fiscaal relevante e-mails moeten worden gearchiveerd in overeenstemming met de wettelijke vereisten

Waarom is het gebruik van e-mailarchivering zinvol?

Wettelijk verplichte archivering

Kies voor veiligheid, kies voor e-mailarchivering van d.velop. Dankzij de wettelijk beveiligde opslag van uw gegevens en documenten en de daaruit voortvloeiende bescherming tegen wijzigingen, werkt u in overeenstemming met de regelgeving.
Verlichting voor mailservers

Eenvoudige installatie en configuratie van archiveringsopties maken uitgebreide monitoring van mailservers mogelijk. Hierdoor kunnen mailboxen sneller worden afgelost en kan de opslagruimte worden geoptimaliseerd.
Kennis en processen beheren

E-mails kunnen niet alleen bedrijfsbreed beschikbaar worden gemaakt, maar ook direct worden toegewezen aan processen en bestanden. Met procesautomatisering voor naadloze digitalisering van bedrijfsprocessen.

Proces van revisiebestendige e-mailarchivering

Met de oplossing van d.velop archiveert u alle inkomende en uitgaande e-mails direct na verzending of ontvangst op een wettelijk correcte manier. Op een later moment kunt u de mailboxen van gebruikers ontlasten. Het praktische aspect: Duplicaatcontroles zijn geautomatiseerd, waardoor dezelfde e-mails maar één keer worden gearchiveerd, wat opslagruimte bespaart.

Vanwege de wettelijk geregelde archiveringsplicht geven veel bedrijven er de voorkeur aan om alle e-mails direct na binnenkomst en vertrek te archiveren. Hiervoor wordt de journaalfunctie van de e-mailserver geactiveerd. Alle e-mails uit het journaal worden zonder filtering op een wettelijk voorgeschreven manier in het archief opgeslagen. Dit wordt journaalarchivering genoemd.

E-mails archiveren was nog nooit zo eenvoudig.

Het opslaan van uw e-mails in het digitale archief vermindert de opslagvereisten en kosten van de e-mailserver aanzienlijk. De e-mailarchivering van d.velop voorkomt onbedoeld gegevensverlies, verkort de duur van de gegevensback-up en maakt een aparte back-up van PST-bestanden of archiefdatabases overbodig.

Het biedt je uitgebreide documentbeheerfuncties zoals versiebeheer en check-in/check-out, eenvoudige en flexibele aanpassingen om aan te passen aan individuele vereisten en integratiemogelijkheden met bestaande toepassingen zoals Microsoft Outlook, SharePoint of Office. Hierdoor kunt u e-mailarchivering afstemmen op uw bedrijf en werknemers.

Dankzij de naadloze integratie in uw e-mailclient helpt het systeem uw medewerkers bij het zoeken naar informatie of mogelijke opslaglocaties in de context van een e-mail. Daarnaast kunnen gearchiveerde e-mails snel worden gevonden met een intelligente full-text of trefwoordzoekopdracht. Workflows in verband met e-mailbeheer verbeteren de efficiëntie van processen.

Heb je vragen?

Ons team geeft je graag advies over het optimaliseren van je e-mailbeheer. Vul gewoon het formulier in en vraag een softwaredemo aan.