Enterprise Content Management (ECM) - ECM-software voor succes
Enterprise Content Management (ECM) Software - Wat is het?
Enterprise Content Management (ECM) vertegenwoordigt een totaalconcept dat uniform beheer, verwerking en archivering van alle bedrijfsinformatie mogelijk maakt. Het combineert verschillende softwareoplossingen tot een holistisch strategie- en beheerconcept en ondersteunt uw bedrijfsprocessen met digitale functies.
De grootste voordelen van software voor enterprise content management
De theorie is duidelijk, maar wat is de concrete impact van ECM-software op het bedrijf?
Digitalisering wordt een groeimotor
Analoge en ongestructureerde digitale oplossingen hebben één ding gemeen: ze kosten tijd. Uiteindelijk maakt het niet uit of een document verkeerd is gearchiveerd of dat het Word-bestand in de verkeerde klantenmap is geplaatst.
Een enterprise content management systeem biedt daarentegen een aanzienlijke verkorting van de verwerkingstijd. Informatie kan sneller worden gevonden, vervelende werkstappen kunnen eenvoudig worden geautomatiseerd en wachttijden kunnen worden gebruikt om taken af te ronden. Omgekeerd wint u tijd die u kunt gebruiken als productieve tijd en begint uw groeifase.
Geen informatie gaat verloren in de chaos van notities
Veel doorlooptijden worden veroorzaakt door datasilo's. De afdelingen hebben elk hun eigen archiefsystemen en werken met hun eigen geïsoleerde oplossingen. Dit maakt het moeilijk om overzicht te houden, de huidige status van een document te vinden of zelfs de informatie die je zoekt. Dit is precies waar ECM-software om de hoek komt kijken en deze geïsoleerde toepassingen met een centraal toegangspunt verbindt tot een uniform en geautomatiseerd archiveringssysteem. Dankzij een intelligente zoekfunctie kunt u elk document in enkele seconden terugvinden.
Samenwerking is het nieuwe teamwork
Bijna alle documenten worden door minstens twee personen ingevoerd, gecontroleerd of bewerkt, en daarom is teamwerk in elk bedrijf vereist. Dit omvat al het verstrekken en begrijpelijk maken van relevante informatie voor andere werknemers. Het wordt echter pas echt verwarrend als er externe medewerkers bij betrokken zijn, zoals partners, belastingadviseurs, advocaten of zelfs klanten.
Een ECM-software brengt weer orde in de samenwerking - zelfs buiten de organisatie. Door gelijktijdige bewerking met een wijzigingsoverzicht of versiebeheer gaat er geen informatie verloren en kan iedereen de huidige projectstatus precies volgen. Dit maakt samenwerken veel gemakkelijker en geeft het een geheel nieuwe betekenis. De snelheid neemt toe en successen worden samen gevierd.
Je blijft concurrerend
2020 was het jaar dat Duitse bedrijven onvermijdelijk tot actie opriep. Zwakke punten als gevolg van een gebrek aan of onvoldoende digitalisering kwamen duidelijk naar voren en er werden nieuwe kansen geïdentificeerd. Dit heeft velen aangemoedigd om te investeren in digitale technologieën en zich verder te ontwikkelen. Thuiswerken en werken op afstand maken al deel uit van het normale dagelijkse leven. Als u nu niets doet, verliest u op de lange termijn uw concurrentievermogen. Want terwijl de vooruitstrevende bedrijven nieuwe wegen inslaan, vallen de anderen uit de boot. Want zoals het gezegde luidt: "Het zijn niet de groten die de kleintjes opeten, maar de snelle die de trage opeten".
De overheid een stap voor
Duitsland wordt gezien als een innovatief en toekomstgericht land, hoewel de mate van digitalisering van Duitse bedrijven achterblijft bij die van andere toonaangevende landen. De regering wil hier verandering in brengen. Door middel van nieuwe regels en wetten stimuleert ze de digitalisering en opent ze nieuwe mogelijkheden voor bedrijven. Een voorbeeld is de wet op e-facturering, die het verzenden en ontvangen van elektronische facturen verplicht stelde voor alle overheidsdiensten. Alleen bedrijven die al zijn overgeschakeld op e-facturen kunnen bestellingen accepteren. Andere bedrijven werden in het nauw gedreven en moesten upgraden. Daardoor verloren ze tijdelijk hun flexibiliteit en in sommige gevallen concrete bestellingen.
Wacht niet tot je je moet aanpassen, wees de overheid een stap voor.
De belangrijkste voordelen op een rij:
- Doorlooptijden worden productieve tijd
- Een centraal systeem met uniforme workflows
- Transparantie en traceerbaarheid in workflows
- Zoeken en vinden in seconden met Enterprise Search
- Verbeterde samenwerking
- Concurrentievermogen behouden
- Niet reageren (op wetten), maar een stap voor zijn
Wat hoort er allemaal bij ECM-software?
Enterprise Content Management verwijst nooit naar slechts één software, één tool of één bedrijfsproces, maar vertegenwoordigt altijd een totaalconcept voor het organiseren van alle bedrijfsprocessen in het bedrijf. De branchevereniging AIIM (Association for Information and Image Management) heeft een erkend model ontwikkeld dat de vijf componenten van een ECM definieert.
Documentbeheer
Documentbeheer omvat alle interacties met documenten en gegevens in uw bedrijf. Dit omvat in het bijzonder het vastleggen, beheren, opslaan, archiveren en, indien nodig, vernietigen van documenten.
Het digitale documentbeheersysteem is de bijbehorende softwareoplossing waarmee uw bedrijf uw volledige documentbeheer kan digitaliseren en automatiseren, van scannen tot auditproof archiveren. Het DMS is dus de voorwaarde voor een papierloos kantoor.
Verschil DMS en ECM
Het document management systeem (DMS) wordt vaak gebruikt als synoniem voor enterprise content management systeem, maar deze twee termen moeten duidelijk van elkaar onderscheiden worden. Een DMS is, samen met andere softwareoplossingen, slechts één onderdeel van het ECM-systeem. Het documentbeheersysteem is dus een ondergeschikte deeloplossing van een allesomvattend totaalconcept, het ECM.
| Verschil DMS en ECM | |
|---|---|
| ECM: Totaalconcept als centrale oplossing voor het digitaal bewaren en beschikbaar stellen van alle informatie van uw bedrijf. | |
| DMS: Subsysteem van ECM dat zich richt op efficiënte en veilige interactie met documenten. |
ECM Webinar | Documentbeheer
Documentbeheer out of the box - Geef uw digitalisering een kickstart met d.velop documenten
Leer in het webinar hoe je het beheer van documenten en informatie op intelligente wijze kunt versnellen, vereenvoudigen en optimaliseren met d.velop documents.
Kijk uit naar een live demo van de oplossing en krijg inzicht in de afzonderlijke functies en concrete gebruiksscenario's.
BPM - Werkstroombeheer
Wat is BPM?
BPM staat voor Business Process Management en beschrijft het ontwerp, de controle en vooral de optimalisatie van bedrijfsprocessen. Als onderdeel van enterprise content management beschrijft BPM de strategie om de gecreëerde workflows voortdurend te optimaliseren en te vereenvoudigen door middel van automatisering.
Workflowbeheer in ECM-systeem
Workflow management speelt de hoofdrol in de ontwikkeling van het ECM-concept. Dit komt omdat de keuze van de te gebruiken software, de vereisten en individualiseringen uitsluitend afhangen van de workflows zelf. Maar zelfs nadat het systeem is geïntroduceerd, blijft workflow management een essentieel onderdeel van ECM en maakt het deel uit van kwaliteitsmanagement. Door verdere automatiseringen en aanpassingen op basis van workflow-evaluaties creëert u uiterst flexibele en geoptimaliseerde digitale bedrijfsprocessen.
Het d.velop Business Process Management ondersteunt het modelleren en verwerken van volledige workflows, zodat je BPM duurzaam kunt integreren in je Enterprise Content Management.
Records Management - Auditbestendig beheer van bedrijfsdocumenten
Zelfs voor papieren documenten gelden wettelijke vereisten met betrekking tot beheer en archivering. Hetzelfde geldt voor digitale documenten en wordt zelfs aangevuld met andere vereisten.
Wat is archiefbeheer?
De Engelse term staat in het Duits voor goed documentbeheer op basis van de internationale norm ISO 15489. Ongeacht of het document op papier of digitaal is, er is een traceerbaar, transparant en auditbestendig archiveringssysteem nodig.
Dossierbeheer in ECM-systeem
Het Enterprise Content Management System creëert een basis voor het records management van digitale documenten. In de regel biedt het DMS hiervoor al alle randvoorwaarden:
Bij het klasseren van documenten kunt u aanvullende gegevens opslaan. Dit zijn bijvoorbeeld vergadernotities, rapporten, logboeken en aanvullende documenten zoals de bijbehorende e-mails. Het DMS registreert automatisch wijzigingen in het document zelf via versiebeheer en legt bijvoorbeeld de exacte datum, tijd en persoon vast. Het originele document kan op elk moment worden opgevraagd. Tot slot bieden standaard documentbeheersystemen de basis voor een auditbestendig archief.
Samenwerking - digitaal samenwerken in ECM
Enterprise Content Management gaat de klassieke geïsoleerde toepassingen en gegevenssilo's tegen. In plaats daarvan vertrouwt het op samenwerking en brengt het de verschillende afdelingen samen. Maar om dit überhaupt mogelijk te maken zonder chaos te creëren, zijn de volgende ECM-functies fundamenteel:
Gelijktijdige verwerking
Sommige werkstappen voor een document kunnen gelijktijdig worden uitgevoerd. Maar als je dat doet, loop je het risico dat je verschillende versies van een document maakt. Vooral als er verschillende afdelingen bij betrokken zijn. Cloudgebaseerde oplossingen maken het mogelijk om tegelijkertijd aan een document te werken - zonder een kopie te hoeven maken. Twee of meer mensen werken aan één bestand en ontvangen de huidige versie in realtime.
Dezelfde informatie staat
Notities over een document horen niet thuis op een stuk papier of in slechts één applicatie. Het ECM moet de mogelijkheid bieden om de informatie uit de verschillende oplossingen op één plek te bundelen en notities digitaal op te slaan. Dit zorgt ervoor dat alle gegevens op een document compleet en overzichtelijk zijn voor alle geautoriseerde gebruikers.
Directe communicatiekanalen
Samenwerken betekent ook regelmatig informatie uitwisselen. Via een bedrijfschat kunt u rechtstreeks vanuit het ECM-systeem contact opnemen met uw contactpersoon. De synchrone uitwisseling versnelt ook projectbeslissingen.
Kennisuitwisseling
Het kennisniveau van elk individu bepaalt soms het succes of falen van taken en projecten. Daarom is een vlotte uitwisseling van kennis van essentieel belang. Specialistische oplossingen, training en bijscholingsmateriaal moeten voor iedereen openlijk beschikbaar zijn. Je kunt dit bijvoorbeeld bereiken door een e-learningplatform te integreren.
WCM - Web-Content-Management
Net als digitalisering is een bedrijf niet meer weg te denken van het web - zowel in de vorm van een intranet als van een publieke website. Daarom omvat het ECM-concept ook een webcontentmanagementsysteem (beter bekend als CMS, Content Management System). De meest gebruikte systemen zijn WordPress, TYPO3 en Drupal.
ECM-systeem volgens d.velop AG
Naar onze mening is het model voor enterprise content management van AIIM ontoereikend en te breed. Daarom concretiseren we ECM in vijf must-have componenten die je zeker moet opnemen in je ECM-concept:
Documentbeheer
Net als in het AIIM-model zien we het documentbeheersysteem als de basis en belangrijkste component van enterprise content management. Hier leggen we echter meer nadruk op intuïtieve en eenvoudige bediening. Daarom bieden we naast ons eigen DMS ook toepassingen die voortbouwen op uw bestaande systemen en deze via de toepassing eenvoudiger toegankelijk maken. Dit zijn onder andere documentbeheer voor Microsoft 365 en SharePoint en documentbeheer voor SAP.
Factuurverwerking
Digitale verwerking van inkomende facturen is een belangrijk onderdeel van Enterprise Content Management. Uw volledige factuurverwerking wordt vereenvoudigd tot een digitale en geoptimaliseerde workflow en gebundeld binnen het ECM-systeem. Dit begint met het vastleggen van de factuur in het documentbeheersysteem, de boeking in uw boekhoudsoftware en de overdracht naar het ERP-systeem.
ECM Webinar | Factuurverwerking
Maak van je factuurproces een prettige, digitale ervaring - Cloud-gebaseerd
Factuurverwerking is hier een goed voorbeeld van. Het handmatig verwerken van facturen onttrekt je waardevolle middelen zoals energie, tijd, geld en de mogelijkheid om je op zinvoller werk te concentreren. Toch kan het hele proces naadloos worden gedigitaliseerd. Laat de machines het zware werk voor je doen!
d.velop factuurverwerkingssoftware kan:
- direct geïntegreerd kan worden in uw ERP-, boekhoud- of handelssoftware
- alle facturen verwerken die binnenkomen via verschillende kanalen (e-mail of post)
- alle facturen correct extraheren, sorteren en classificeren
- workflows opzetten voor verificatie, goedkeuring en boeking
Contractbeheer
Als basis voor het vermogen van uw bedrijf om zaken te doen, speelt contractbeheer ook een centrale rol binnen het ECM-systeem. Contractbeheer gaat veel verder dan puur contractbeheer, omdat het begint bij het initiëren van een contract en de hele levenscyclus van een contract in kaart brengt.
Digitaal contractbeheer - de voordelen op een rij
- Transparantie en volledige controle over alle contracten van je bedrijf
- Optimalisatie van uw workflows
- Automatische herinnering aan voorwaarden, data en deadlines
- Belangrijke contracten gaan nooit verloren
ECM Webinar | Contractbeheer
Beheer en archiveer je contracten op één plek, houd het overzicht en gebruik alle functies om je contractbeheer te optimaliseren - van het aanmaken van contracten tot het archiveren van contracten. Zo heb je altijd een overzicht van de hele levenscyclus van je contracten.
Of het nu gaat om deadlinebeheer, taakbeheer of contractbeheer - met contractbeheer werk je in de toekomst nog efficiënter.
Digitale handtekening
Het ECM-model heeft een zwak punt: Niet alle workflows kunnen volledig digitaal in kaart worden gebracht. Noodzakelijke handtekeningen leiden herhaaldelijk tot tijdrovende discontinuïteit van media. Toch is dit precies wat enterprise content management moet voorkomen.
De digitale handtekening zou daarom een ander gespecificeerd onderdeel van het ECM-subsysteem moeten zijn. Zet uw rechtsgeldige handtekening op een digitaal document met slechts één muisklik.
De voordelen van een digitale handtekening
De voordelen van de digitale handtekening liggen voor de hand: het reeds gedigitaliseerde document hoeft niet opnieuw te worden afgedrukt, ondertekend, gescand en gearchiveerd. De verstoring van de media wordt hier volledig omzeild. De digitale handtekening is dus de perfecte aanvulling op het digitale documentbeheersysteem en vormt het laatste stukje van de puzzel voor puur digitaal documentbeheer.
App-toepassingen
Een enterprise content management systeem is al lang niet meer beperkt tot de computer. Met app-toepassingen heb je toegang tot het ECM via mobiele apparaten zoals smartphones of tablets, krijg je de informatie die je zoekt of kun je documenten bewerken terwijl je onderweg bent. Dit opent nieuwe mogelijkheden: Thuiskantoor in tijden van crisis of gewoon als flexibele werkoptie, samenwerking tussen verschillende locaties binnen een bedrijf en buiten de organisatie.
De meest gestelde vragen over Enterprise Content Management
Enterprise Content Management (ECM) is software voor het holistische, veilige en gestructureerde beheer van uw bedrijfsinformatie. Het is een totaalconcept dat bestaat uit verschillende softwareoplossingen (bijv. DMS).
Een enterprise content management systeem combineert veel verschillende softwareoplossingen tot een holistisch totaalconcept. Via interfaces grijpen de software en functies in elkaar als tandwielen en worden workflows van begin tot eind in kaart gebracht zonder dat je het ECM hoeft te verlaten.
SharePoint maakt deel uit van Microsoft Office 365 en is dus een contentservice. Veel ECM-systemen gebruiken SharePoint Online als basis en breiden het contentplatform uit met veel extra functies. In de eigenlijke zin is SharePoint echter slechts een onderdeel van een ECM-systeem en dient het voor documentbeheer.
Enterprise Content Management heeft verschillende functies, maar ook deze zijn afhankelijk van de gekozen software. Voorbeelden zijn de digitale handtekening, enterprise search en de mobiele app. Daarnaast kunnen subsystemen van ECM, zoals contractbeheer en factuurverwerking, weer hun eigen functies bevatten.
Eigenlijk kun je niet spreken van één ECM-software, omdat ECM eerder staat voor een interactie van verschillende softwares met verschillende functies. Binnen het ECM-systeem grijpen deze softwares in elkaar en vormen ze samen de technische basis voor alle bedrijfsprocessen in het bedrijf.
De term ECM bestaat al ruim 20 jaar - ook al is het vroegere ECM nauwelijks te vergelijken met het ECM van vandaag. Er gaan dan ook stemmen op die ECM als een relikwie omschrijven en zien dat het wordt vervangen door content serviceplatforms. In feite is een content service slechts een verdere ontwikkeling van ECM. Door de vele voordelen is het tijdperk van ECM echter nog lang niet voorbij.
Een ECM brengt alle relevante software in een bedrijf samen en koppelt ze. In plaats van losse oplossingen te gebruiken en steeds weer van systeem te wisselen, blijf je binnen het ECM en breng je workflows volledig in kaart. De voordelen zijn een uniform workflow- en archiveringssysteem, een centraal toegangspunt en meer transparantie en samenwerking tussen afdelingen.
Wil je met eigen ogen zien hoe onze ECM Software eruit ziet of heb je vragen?
Vraag een gratis demo aan van d.velop software.