Documentarchivering met d.velop
Documentarchivering Digitaal. Gemakkelijk. Veilig.
Het archiveringsproces eenvoudig uitgelegd
Papieren documenten, technische tekeningen, afbeeldingen, kantoordocumenten, documenten in SharePoint, ontvangstbewijzen van je boekhouding of e-mails - wat voor document het ook is!
In het centrale documentbeheersysteem van d.velop, inclusief archiveringssoftware, vindt alles zijn plaats: digitaal, langdurig en revisiebestendig. Het is dus natuurlijk conform de wetgeving en onafhankelijk van het oorspronkelijke genererende systeem.
Eenmaal digitaal gearchiveerd, kunnen de opgeslagen documenten op elk moment spontaan worden doorzocht. Natuurlijk alleen door bevoegde gebruikers. En vervolgens natuurlijk bewerkt, herzien en gedistribueerd. Met mobiel ECM, zelfs als u onderweg bent.
Waarom zou je archiveringssoftware gebruiken?
Documentarchivering als centraal onderdeel van een documentbeheersysteem.
De documentarchivering van d.velop is een integraal onderdeel van ons documentbeheersysteem. Via intuïtieve, individueel aanpasbare interfaces kunt u de archiveringssoftware snel, eenvoudig en transparant instellen.
Met digitale documentarchivering creëert u de basis om te voldoen aan alle toepasselijke nalevingseisen. Dankzij een individueel rechtenconcept voor toegang tot het archief verbetert u de gegevensbescherming. Na digitale archivering hebt u, optioneel en afhankelijk van de bewaartermijn, de optie voor wettelijk conforme vernietiging van originele documenten. Dit vermindert "data clutter".
Voor gegevensopslag kunt u uw bestaande opslaghardware gebruiken of uw gegevens in de cloud opslaan via d.velop cloud storage.
Wat heb je nodig voor documentarchivering?
U hebt de keuze. U kunt uw bedrijfsgegevens on-premise, hybride of volledig in de cloud opslaan. Wat u ook beslist, uw gegevens zijn bij ons in veilige handen.
Op locatie
U wilt uw documenten in uw eigen systemen archiveren? Dan zijn Content Addressed Storage (CAS)-systemen het middel bij uitstek als lange-termijn archiveringssysteem. CAS systemen zijn harddisk systemen die er door hun structuur voor zorgen dat overschrijven van documenten niet mogelijk is. Koppelingen met d.velop software zijn al geïmplementeerd voor veel opslagsystemen.
Hybride
Als u uw documentbeheersysteem on-premise gebruikt, hebt u de mogelijkheid om de cloudopslag van d.velop te gebruiken als extra back-up voor uw bestaande lokale opslagsysteem (hybride variant) of als volledige uitbesteding van uw opslagsysteem (cloud-only variant). Hierdoor kunt u cloudtechnologieën in uw eigen tempo aanpassen.
Cloud
Als u besluit om ons documentbeheersysteem uit de cloud te halen, kunt u meteen uw eigen opslagsystemen in uw datacenter afschaffen en uw bedrijfskritische gegevens veilig, efficiënt en revisiebestendig archiveren. Hierdoor zijn er geen secundaire opslagsystemen meer nodig, die u veel geld kunnen kosten aan aanschaf, onderhoud en beheer.
Lees meer over documentarchivering op de d.velop blog
Op de d.velop blog krijgt u uw regelmatige dosis digitalisering. Van best practices tot how-tos en beslissingsgidsen, je vindt hier alles om de digitale transformatie succesvol te doorlopen.
-
SAP archivering: Waarom documenten audit-proof moeten worden opgeslagen
Frederik Bosse benadrukt in deze blog dat het automatiseren van SAP's Purchase-to-Pay proces staat of valt met de toegankelijkheid van documenten. Ondanks SAP's basis Document Management Systeem is effectieve archivering van vitaal belang voor de opslag van documenten, om problemen als duplicatie en verlies te voorkomen en tegelijkertijd te zorgen voor naleving van de wettelijke voorschriften.
-
DMS voor SAP Business ByDesign: Documenten eenvoudig beheren
Sven Schmökel legt uit hoe de integratie van SAP Business ByDesign met een documentbeheersysteem de processen stroomlijnt, het personeelsbeheer versterkt, de naleving van wettelijke voorschriften garandeert en de kosten verlaagt door geautomatiseerde factuurverwerking.
-
Papierloze productie: meer efficiëntie door digitalisering
Waarom zouden industriële bedrijven moeten streven naar papierloze productie?Deze vraag wordt steeds vaker besproken in productiebedrijven en leidt tot discussies tussen interne belanghebbenden.