d.velopostvak
Digitale documentlevering met d.velop postbox - beveiligde documentoverdracht
Heb je genoeg van papierchaos, omslachtige administratieve processen en ontoereikende gegevensbescherming?
Het is tijd om actie te ondernemen, want documenten zoals zakelijke brieven, facturen of salarisstroken zijn waardevolle documenten die veilig moeten worden afgeleverd bij uw klanten, partners of werknemers. Met de digitale brievenbus, d.velop postbox, wordt de levering aan alle belanghebbenden versleuteld. Documenten in de d.velop postbox worden uitsluitend in Duitsland opgeslagen: Made in Germany - Safe in Germany.
- 1 Mio. ontvangers ontvangen momenteel documenten in de d.velopostbus
- 3.5 Mio. documenten werden bezorgd met d.velop postbox in 2022
- 210 organisaties leveren documenten digitaal aan met d.velop postbox
Tot 5,6 miljoen DAK-G klanten hebben de mogelijkheid om hun post digitaal te ontvangen
Met de introductie van digitale postbezorging geven we miljoenen van onze klanten de mogelijkheid om hun post altijd en overal te ontvangen - snel en betrouwbaar. Bovendien leveren we een belangrijke bijdrage aan het milieu.
Kathrin Gronau
Chief Customer Officer
DAK-Gesundheit
De belangrijkste kenmerken van digitale documentlevering
Vereenvoudig je administratie digitaal met d.velopostbus. Ontdek de verschillende functies van een digitale brievenbus voor de veilige bezorging van je zakelijke post.
Beveiligde documentlevering
Lever zakelijke mail met een simpele klik af bij je ontvangers in een gedefinieerde mappenstructuur. De 2-factor authenticatie voegt een extra beveiligingslaag toe.
Massale levering met sjablonen
Maak sjablonen voor terugkerende documenten zoals loonstrookjes, premienota's, enz. en personaliseer ze voor massale levering aan ontvangers. Persoonstoewijzing gebeurt op basis van vooraf gedefinieerde regels.
Geen onderhoud van gegevens nodig
De d.velopostbus is een cloud-gebaseerde oplossing en is eigendom van de ontvangers. Elk individu onderhoudt zijn eigen gegevens (naam, e-mail, adres, enz.) onafhankelijk in zijn account. Hierdoor hoeft u geen extra inspanningen te leveren voor het beheren van ontvangersaccounts en het bijhouden van gegevens.
Witboek Postvak IN
Digitale salarisstrook
Lees verder om de belangrijkste vereisten, functies en voordelen van digitale postbezorging te leren kennen. Eenmaal ingesteld, zul je snel zien dat de digitale brievenbus veel voordelen biedt naast alleen kosten- en tijdsbesparing.
Inhoud van het witboek
- Uitdagingen in HR-administratie
- Procesoptimalisatie en technische vereisten
- Wettelijk kader
- Echte gebruikssituaties
Voordelen van digitale en veilige bezorging van zakelijke post
Bespaar kosten en creëer meer tijd voor essentiële zaken
- Kostenbesparingen en meer tijd voor de hoofdzaken, kostenreductie door het wegvallen van papier, porto, afdrukken, enveloppen vullen en andere gerelateerde taken
- Tijdbesparing voor collega's, zodat zij zich kunnen richten op efficiëntieverhogende projecten
- Hoogste beveiligingsstandaarden voor het gehele leveringsproces, inclusief drukproeven, transport, versleuteling en opslag, met een Duits datacenter
- Duurzame processen en minder papier- en waterverbruik
- Hybride post - digitale bezorging van documenten en, indien gewenst, bezorging per post aan "niet-digitale" ontvangers
- Eenvoudige onboarding en naadloze integratie met bestaande systemen.
Persoonlijke documenten in de digitale brievenbus
- Tijdsbesparing omdat er geen papieren documenten meer gearchiveerd hoeven te worden
- Persoonlijke documenten op één plek opgeslagen en altijd toegankelijk op de smartphone met de d.velop postbox app
- Eenmalige registratie voor levenslang en gratis gebruik van de digitale brievenbus
- 2 GB opslagruimte inbegrepen voor extra persoonlijke documenten
- Digitaliseer postcommunicatie en ontvang documenten van verschillende afzenders zoals banken, verzekeringsmaatschappijen, kantoren en overheden
- Documenten delen met derden en deelnemen aan bidirectionele uitwisseling
- Duurzaam werken op kantoor, wat resulteert in een kleinere ecologische voetafdruk en minder papierafval.
IHK Ostwestfalen zu Bielefeld verwerkt contributieoverzichten volledig digitaal
Toen we de digitale levering van contributienota's introduceerden, was de feedback van onze lidbedrijven overweldigend. We ontvingen veel positieve reacties waarin stond dat de nieuwe aanpak eenvoudiger en efficiënter is.
Heiko Gellmann
Directeur Centrale diensten, recht en belastingen
IHK Ostwestfalen zu Bielefeld
Vragen en antwoorden over digitale postbezorging
Met de digitale postbezorging van d.velop kun je alle soorten documenten veilig bezorgen, delen en opslaan. De d.velop postbussoftware is uitstekend geschikt voor het bezorgen van gevoelige documenten, omdat het werkt in overeenstemming met GDPR en de hoogste beveiligingsnormen volgt. Voorbeelden van documenten die kunnen worden verzonden zijn arbeidscontracten, salarisafrekeningen, belastingcertificaten of socialezekerheidscertificaten.
Er zijn talloze voordelen van digitale postbezorging voor uw bedrijf. Met de d.velop postbusoplossing kunt u kosten en tijd besparen door documenten digitaal te bezorgen, waardoor uw HR-afdeling langdurig wordt ontlast. Door digitale en compliant bezorging kunnen documenten in real-time worden bezorgd. Een ander voordeel voor uw bedrijf is dat u geen extra inspanningen hoeft te leveren voor het vervelende onderhoud van stamgegevens, aangezien alle wijzigingen door de gebruiker worden aangebracht. Bovendien kunt u het volledige potentieel van de d.velop postbox benutten door digitale handtekeningen te integreren. Hierdoor kunt u documenten niet alleen afleveren, maar ook direct ondertekenen in de d.velop postbox.
Je medewerkers kunnen allerlei soorten documenten eenvoudig en veilig opslaan in de d.velop postbox. Wanneer er een nieuw document wordt afgeleverd, ontvangen uw medewerkers automatisch een melding via e-mail of pushmeldingen als ze de app gebruiken. Daarnaast biedt de d.velop postbox veel mogelijkheden buiten de professionele context. De app kan gratis privé worden gebruikt en biedt tot 2 GB ruimte voor persoonlijke documenten. Zelfs na beëindiging van de arbeidsrelatie kan de d.velop postbox onbeperkt worden gebruikt om toegang te blijven houden tot de documenten.
Neem het voorbeeld van digitale salarisstroken. Door salarisdocumenten digitaal aan te leveren, vervallen de kosten voor afdrukken, enveloppen, frankering en aanverwante werkzaamheden. Laten we ons alleen richten op de printkosten: met 500 werknemers en gemiddeld 6.000 geprinte pagina's per jaar kan er jaarlijks in totaal € 5.260 worden bespaard. Wanneer alle kosten in aanmerking worden genomen, kan de invoering van digitale levering ongeveer 50% van de kosten besparen.
De d.velopostbus is ontwikkeld volgens de hoogste veiligheidsnormen in Duitsland en werkt onder Duitse wetgeving. Het datacenter is ISO 27001 en Trustee-Cloud gecertificeerd. Dit zorgt ervoor dat elk document wordt versleuteld en wordt afgeleverd en opgeslagen in overeenstemming met GDPR - met behulp van de huidige industriestandaard AES-256-bit encryptie. Meer informatie over gegevensbeveiliging vindt u hier.
NU TESTEN Software
Maak kennis met d.velop software
Vraag in een paar klikken een persoonlijke live demo aan van d.velop postbox. Laat ons je de software live zien en stel direct je vragen. Vul het formulierin en we nemen contact met je op.