DMS voor Bestuurskunde
Al uw informatie geconsolideerd in het DMS
Gegevens en documenten worden gegenereerd door verschillende gespecialiseerde afdelingen binnen uw instantie. Met behulp van een digitaal DMS kunt u alle informatie op een wettelijk correcte manier opslaan en archiveren op een centraal platform. Dankzij de naadloze integratie hebt u rechtstreeks vanuit de betreffende specialistische toepassing toegang tot het eFile in uw documentbeheersysteem.
De nu eenvoudigere en snellere beschikbaarheid van uw gegevens en documenten verandert uw processen fundamenteel en duurzaam. Uw administratieve kennis is transparant georganiseerd en op het juiste moment beschikbaar. In die zin legt een DMS de basis voor de digitalisering van alle documentgebaseerde processen in uw overheidsadministratie.
- Wettelijk verplichte archivering
- Naadloze integratie in specialistische procedures
- Optimalisatie van organisatorische processen
- 350 + Lokale overheden behoren tot onze d.velop klanten.
- 100 + Stadsdelen en stadsdeelvrije steden kozen voor ons DMS
- 70 + Andere overheden gebruiken onze d.velop producten
Speciale toepassingen in de overheidsadministratie
Algemeen archiefbeheer met eFile
Naast duurzaamheid en rechtszekerheid wordt kosteneffectiviteit steeds belangrijker voor de overheid. Elektronische dossiers (eFiles) maken efficiënt archiefbeheer mogelijk door alle documentobjecten in een centrale digitale opslagplaats te consolideren. Zodra documenten worden aangemaakt of opgeslagen, worden ze automatisch toegewezen aan het juiste eFile binnen het archiveringsplan.
- Gecentraliseerde en wettelijk verplichte opslag
- Tijdsbesparing door eenvoudige structurering
- Verhoogde efficiëntie
- Foutreductie dankzij volledige transparantie
- Kostenbesparingen ten opzichte van analoog archiefbeheer
Contractbeheer met § 2b UStG Audituitbreiding
Met digitaal contractbeheer heb je altijd zicht op alle contractuele verplichtingen en deadlines. De software ondersteunt je bij je dagelijkse werk gedurende de hele levenscyclus van contracten: van snelle zoekopdrachten en het beheren van taken en deadlines tot het opstellen, verlengen of beëindigen van contracten. De extra checklistuitbreiding helpt u ook bij de § 2b UStG-audit.
- Eenvoudig nieuwe contracten aanmaken
- Transparant overzicht van alle contracten
- Snelle evaluatie- en vergelijkingsopties
- Beheer van deadlines met notificatiefunctie
- Organisatiebrede en naadloze samenwerking
Automatisering met workflows en procesbeheer
Verlos uw medewerkers van tijdrovende routinetaken en versnel de stroom van documenten en informatie binnen uw organisatie met digitaal workflowbeheer. Met onze visuele editor kunt u bedrijfsprocessen eenvoudig aanpassen aan uw specifieke eisen - zonderenige IT-expertise. U kunt ook naadloos externe systemen integreren via interfaces.
- Automatisering van bedrijfsprocessen
- Unificatie en standaardisatie van workflows
- Verkorting van verwerkingstijden
- Eenvoudige implementatie met een no/low-code-aanpak
Enthousiaste klanten uit de publieke sector delen hun ervaringen.
Stad Wuppertal
Het begon allemaal vele jaren geleden met de eerste dossiers bij de belastingdienst en het arbeidsbureau. Vandaag de dag werkt de stad Wuppertal consequent met een elektronisch archiveringsplan op basis van het documentbeheersysteem d.velop documents. Als onderdeel van de digitale transformatie werd later een leermanagementsysteem geïntroduceerd als voortzetting van het archiveringsplanproject.
Onze digitaliseringsstrategie is holistisch en we rollen het DMS uit op basis van vraag en prioriteit."
Gemeente Ascheberg
De gemeente Ascheberg voert de digitalisering geleidelijk door in alle administratieve afdelingen met het documentbeheersysteem (DMS) van d.velop. Het elektronische productgerichte archiveringsplan en eFiles dienen als uitgangspunt voor een digitale procesketen. Ook de factuurverwerking gebeurt volledig elektronisch.
Het digitale archiveringsplan op basis van d.velop documenten stelt ons in staat om documenten elektronisch op te slaan in overzichtelijke structuren. Dit maakt het mogelijk om documenten gemakkelijk terug te vinden, te bewerken en gericht te distribueren naar medewerkers."
District Borken
Al meer dan tien jaar werkt het district Borken met enterprise content management, digitale workflows en digitale dossiers. d.velop documents wordt in bijna alle vakafdelingen gebruikt. Hierdoor is in de districtsadministratie een nieuw tijdperk van flexibel administratief werk aangebroken, dat ook efficiënt thuiswerken mogelijk maakt.
Op basis van onze huidige ervaring willen we de mogelijkheden voor mobiel werken verder uitbreiden, zelfs nadat de pandemie is afgenomen. Op de lange termijn moet het concept van mobiele werkplekken echter worden heroverwogen. Werknemers die ervoor kiezen om thuis of op kantoor te werken, moeten dat blijven doen via het traditionele telewerkmodel."
Universiteitsstad Marburg
De stad Marburg breidt het gebruik van het eFile-systeem van d.velop al enkele jaren consequent uit naar verschillende afdelingen. Niet alleen leidt het elektronische dossiersysteem tot meer efficiëntie en een betere, snellere samenwerking, maar tijdens de pandemie zorgde het er ook voor dat medewerkers van verschillende afdelingen thuis konden blijven werken en ook in de toekomst operationeel zullen blijven.
De integratie tussen documentbeheer en workflow - die het ECM-concept belichaamt - is zeer goed geïmplementeerd in d.velop documenten."
Onze oplossingen voor openbaar bestuur in een oogopslag
Ontdek de producten van d.velop in één oogopslag en vind de softwareoplossingen die het beste passen bij de individuele behoeften van uw organisatie.
-
Documentbeheer
Geautomatiseerd en audit-proof - van scannen tot archiveren
-
Factuurverwerking
Elektronische verwerking voor een geoptimaliseerde factuurworkflow
-
Digitale handtekening
Wettelijk verplichte elektronische handtekening
-
Contractbeheer
Gecentraliseerde toegang tot alle contracten met tracking van deadlines
-
Digitale postbezorging
Digitale verzending & levering van loonstroken
Industrie-expertise in eGovernment
Of het nu gaat om gemeenten, federale en staatsoverheden, publiekrechtelijke instellingen, openbare nutsbedrijven of universiteiten en onderzoeksinstellingen - als uw specialist en digitaliseringspartner putten onze experts uit vele jaren ervaring in de publieke sector. Met deze kennis ontwikkelen we sectorspecifieke verbeteringen.
Digitaliseringsprojecten implementeren
Ben je klaar om de weg van digitale transformatie in te slaan, heb je al ideeën maar weet je niet waar je moet beginnen? Kijk dan eens naar onze adviesdiensten voor digitalisering. Ons team ondersteunt u bij het ontwikkelen van een uitgebreide digitaliseringsstrategie.
