Digitalisering van gezondheidszorg en sociale diensten
Documentbeheer voor de gezondheidszorg
Universele toegang tot gegevens en informatie mogelijk maken
In veel ziekenhuizen en medische praktijken is een grote hoeveelheid documenten onderdeel van het dagelijks leven. Maar vooral in de gezondheidszorg moet de zorg voor mensen op de voorgrond staan. Daarom maken steeds meer instellingen zich los van het werken met papier. Digitale processen en documenten zorgen voor opbrengsten, helpen om patiëntinformatie sneller te vinden en versnellen de intersectorale communicatie tussen poliklinische en intramurale instellingen. Documentbeheer in de gezondheidszorg maakt tijd vrij om voor patiënten te zorgen.
- Efficiënter werken met snelle toegang tot informatie
- Compliance garanderen met veilige archivering
- Ontbreek datasilo's voor gecentraliseerd beheer en terugvinden
Het elektronische patiëntendossier van d.velop is consequent afgestemd op het behandelproces van de patiënten.
Michael Ryl
Projectmanager van het ziekenhuismanagement
Kinderziekenhuis Zürich
-
Digitaal patiëntendossier
Patiëntgegevens zijn vaak verspreid over veel systemen. Digitale dossiers kunnen deze informatie samenvatten. Alle relevante documenten uit AI-systemen, archieven en applicaties van derden, inclusief MRI-beelden, video's, etc., zijn overal veilig toegankelijk.
-
Digitale handtekening
Geen speciale hardware nodig: de digitale handtekening is onafhankelijk van locatie en kan op elk moment worden gebruikt. De veiligste variant is juridisch gelijkwaardig aan de handgeschreven handtekening. Bovendien zijn documenten na de handtekening niet meer te wijzigen.
-
Dossiers voor medische diensten
In het dagelijkse werk in de gezondheidszorg is niet alle informatie over een patiënt altijd even relevant. Het dossier voor medische diensten bevat alleen de documenten die op dat moment vereist zijn. Het wordt in een geautomatiseerd proces samengesteld uit het digitale patiëntendossier en in digitale vorm doorgestuurd.
-
Kwaliteitsmanagement
Uniforme workflows en de meest uiteenlopende voorschriften voor processen zijn belangrijk voor een hoge kwaliteit. Digitaal kwaliteitsbeheer structureert de creatie, goedkeuring, circulatie, publicatie en distributie van QM-documenten. Het biedt gedetailleerde controleerbare processtappen en ook automatische naleving van alle deadlines en versies.
Universitair kinderziekenhuis Zürich kiest ECM van d.velop voor digitalisering.
Het University Children's Hospital Zürich geeft prioriteit aan de gezondheid van kinderen en biedt snelle en competente hulp aan gezinnen tijdens ziekte. De internationale faam van het ziekenhuis is te danken aan de uitzonderlijke medische expertise en efficiënte processen, ondersteund door de sterk geïntegreerde IT-omgeving, waaronder d.3ecm van d.velop. Deze omvangrijke software-implementatie van adeon ag zorgt voor een efficiënt beheer en een auditbestendige archivering van elektronische patiëntendossiers, personeelsdossiers en andere kliniekgerelateerde documenten, wat bijdraagt aan het succes van het ziekenhuis bij het leveren van topzorg voor jonge patiënten.
Sneller informatie vinden en sneller documenteren: Documentbeheer voor de gezondheidszorg in het kinderziekenhuis Zürich
Kinderspital Zürich is het grootste universitaire kinderziekenhuis in Zwitserland. Tegelijkertijd is het een van de toonaangevende centra voor kinder- en jeugdgeneeskunde in Europa. Elk jaar zorgen de ongeveer 2300 medewerkers voor meer dan 100.000 patiënten, van hun eerste levensdag tot hun 18e verjaardag. Het ziekenhuis beschikt onder andere over zeven medische en chirurgische afdelingen, isolatie-units en afdelingen voor stamceltherapieën.
Het documentbeheersysteem d.3ecm vergemakkelijkt het dagelijkse werk van de medewerkers, bijvoorbeeld met het elektronische patiëntendossier of het elektronische personeelsdossier. Patiëntgegevens zijn gebundeld beschikbaar met één muisklik, zijn tientallen jaren beschikbaar en worden conform de wet gearchiveerd. Daarbij past de software zich aan de kliniekspecifieke eisen van geneeskunde en administratie aan. Het systeem legt ook de basis voor intersectorale communicatie.
De uitdaging in de gezondheidszorg
In geval van ziekte hebben gezinnen en verzorgers snelle en deskundige hulp nodig. Het Universitair Kinderziekenhuis Zürich zet zich in voor gezondheid. Om dit doel te bereiken vertrouwt het op een uitgebreid, geïntegreerd netwerk van specialistische toepassingen, bedrijfsmanagementsystemen en medische apparatuur. De kern van het netwerk is het ziekenhuisinformatiesysteem (ZIS) CGM PHOENIX. De enige tekortkoming van deze zeer specifieke IT-omgeving: de audit-proof behandeling van elektronische en papieren documenten, en dit in het hele ziekenhuis. Daarom hield het ziekenhuis het documentbeheersysteem d.3ecm in de gaten.
Het elektronisch patiëntendossier
De start van een kliniekbreed documentbeheersysteem (DMS) was de introductie van het elektronische patiëntendossier. Papieren documenten, die tijdens de behandeling worden aangemaakt of al worden meegenomen als patiënten worden opgenomen, moeten samen met de elektronische documenten van andere specialistische applicaties, databases of bestandsservers in een centraal bestand kunnen worden beheerd. Een andere belangrijke vereiste was de visualisatie van het nieuwe dossier. Met meer dan 1000 gebruikers van bijna alle afdelingen gebruikt het personeel de gegevens van het ZIS in hun dagelijkse werk via een directe systeemoproep vanuit het ZIS. Daarom moet het elektronische patiëntendossier rechtstreeks vanuit de kernapplicatie toegankelijk zijn en moeten de documenten rechtstreeks worden weergegeven.
Het elektronisch personeelsdossier
Net als patiëntendossiers kunnen ook personeelsdossiers veel informatie en documenten bevatten. Daarom zijn digitale personeelsdossiers een tweede vorm van documentbeheer in het kinderziekenhuis. Het is waar dat de eerste digitalisering van personeelsdossiers tijdrovend is. Dit werk hoeft echter maar één keer gedaan te worden; aan de andere kant zal het op een gegeven moment toch gedaan moeten worden. Na het scannen kan de personeelsafdeling de personeelsdossiers beheren en verwerken in een streng beveiligd gedeelte van het documentbeheersysteem. De structuur van het dossier is gebaseerd op de personeelshistorie en criteria voor duidelijkheid. Het dossier bevat alles wat de HR-medewerker nodig heeft, van arbeidscontracten tot loon- en verzekeringsafrekeningen, planning van personeelsinzet, werktijdregistratie en de beloning (loon, salaris, vergoedingen). Alleen al de geautomatiseerde overdracht van salarisdocumenten vermindert de hoeveelheid papier drastisch en maakt de weg vrij voor een documentbeheersysteem voor de gezondheidszorg.
Auditbestendige archivering in de gezondheidszorg
Sommige documenten moeten worden beheerd en gearchiveerd op een auditbestendige en wettelijk conforme manier. Hiervoor moet het type elektronische opslag aan bepaalde eisen voldoen. Dit geldt vooral voor documenten die vanuit zakelijk of juridisch oogpunt relevant zijn. Net als bij de toepassingsgebieden "personeelsdossier" en "patiëntendossier", geldt voor dit zogenaamde "interne documentgebied" binnen het documentbeheersysteem een strikt autorisatieconcept: Wie geen toegang mag hebben, heeft ook geen toegang. Medewerkers hebben alleen toegang tot de informatie die bij hun gebied hoort. Sommigen mogen de bestanden alleen lezen of weergeven, anderen mogen ze ook bijwerken, aanmaken of verwijderen. De documenten van de klinische chemie en het laboratoriumcentrum vormen een centraal documentenarchief. Medewerkers certificeren en accrediteren ze regelmatig.
Het resultaat
Het elektronische patiëntendossier was de eerste stap naar een kliniekbreed documentbeheersysteem voor het kinderziekenhuis in Zürich. De informatie wordt gearchiveerd in overeenstemming met de wet. Al na het eerste jaar van gebruik beheerde het systeem 3,4 miljoen documenten op basis van d.3ecm. Geleidelijk bracht de kliniek steeds meer documenten over naar d.3ecm en breidde het uit met een archief voor contracten en aparte archieven voor documenten van het management en de Eleonorenstiftung, de sponsor van het ziekenhuis. Er loopt ook een project voor de invoering van de crediteurenadministratie. Het project wordt beheerd door de d.velop partner adeon AG.
NU TESTEN Software
Maak kennis met d.velop software
Vraag in een paar klikken een persoonlijke live demo aan van d.velop software. Laat ons je de software live zien en stel direct je vragen. Vul het formulier in en we nemen contact met je op.