Documentbeheer voor de consumentengoederenindustrie
Van grondstof tot eindproduct
ECM voor de consumentengoederenindustrie
De consumptiegoederenindustrie wordt een veel belangrijker onderdeel van de Duitse economie, een verandering die wordt bepaald door een groot aantal factoren. De vraag naar consumptiegoederen neemt toe en daarmee ook de vraag naar kapitaalgoederen, intermediaire goederen en energie. Naast demografische veranderingen, stijgende grondstofprijzen en bloeiende opkomende landen, zijn de belangrijkste redenen hiervoor de toenemende globalisering en de digitalisering van de samenleving - een probleem dat wordt aangepakt door documentbeheer in de consumptiegoederenindustrie.
Dit is de grote uitdaging: bedrijven moeten gelijke tred houden met technologie en productinnovatie stimuleren terwijl ze hun kosten in de gaten moeten houden. En ze moeten nog steeds flexibel reageren op onverwachte gebeurtenissen en trends. Of het nu gaat om de voedingsmiddelen-, textiel- of kledingindustrie, consumenten zijn nog nooit zo goed geïnformeerd geweest over de productdiversiteit op de markt als nu. Het wordt echter pas duidelijk wanneer een product daadwerkelijk wordt gebruikt, of het uiteindelijk wordt geconsumeerd of als werkmateriaal in een productieproces terechtkomt. Moderne communicatietechnologieën stellen de hedendaagse consument in staat om snel en gemakkelijk de beste aankoopbron te kiezen, waarbij snelle reactietijden en vooral transparante processen van de fabrikant vereist zijn.
Werkstroombeheer
Om bedrijfsprocessen aan te passen aan veranderde markteisen, wat steeds noodzakelijker wordt, of om tegemoet te komen aan de wens van uw klanten naar kortere reactietijden, kunt u de processen in kwestie modelleren als digitale workflows. De processtroom wordt hierdoor geautomatiseerd en krijgt een hoge mate van flexibiliteit.
Contractbeheer
Een centraal contractoverzicht zorgt ervoor dat je altijd een optimaal overzicht hebt van relevante contractinhoud. Bovendien kunt u heel eenvoudig uw invoer filteren op facetten, eigenschappen of contractstatus. Organiseer uw evaluaties in tabelvorm of in verschillende soorten diagrammen.
Digitale dossiers
Met het digitale dossier kunt u uw processen eenvoudig afdekken en tijd besparen. Het digitale dossier archiveert de kennis van uw bedrijf, van documentatie van de inkoop van grondstoffen tot documentatie van het volledige waardecreatieproces, veilig en op één hoofdlocatie in uw land.
Digitale postbezorging
Met de digitale postbezorging "d.velop postbox" maakt u de digitale bezorging van alle zakelijke documenten in bedrijven, organisaties en overheidsinstellingen mogelijk. Bespaar tijd en kosten met geautomatiseerde digitale postbezorging.
Onze klanten
De volgende bedrijven in de consumptiegoederenindustrie vertrouwen al op de producten en oplossingen van d.velop.
We waren er al snel van overtuigd dat d.velop gewoon het beste bij ons past. En onze overtuiging werd bevestigd tijdens het hele professioneel uitgevoerde project. Overhead werd vermeden en d.velop creëerde een eersteklas documentatie.
Udo Hanke
Hoofd IT Service
ZENTIS
ZENTIS, een van de grootste fruitverwerkers van Europa, vertrouwt op d.velop
Innovatieve producten zijn één onderdeel van blijvend zakelijk succes. Een ander deel zijn moderne organisatorische workflows die ondersteund worden door technologie om efficiënte en middelenbesparende processen mogelijk te maken. Bij ZENTIS bestaat de technische basis hiervoor uit het ERP-systeem van SAP en een digitaal documentbeheersysteem (DMS). Een DMS verhoogt de productiviteit, versnelt processen en geeft medewerkers meer comfort bij het uitvoeren van hun taken.
Nieuwsgierig? Bekijk dan het project bij Zentis GmbH & Co. KG!
Zentis GmbH & Co. KG - De uitdaging
"Een speciale uitdaging die inherent is aan productontwikkeling is dat het processen vereist die betrekking hebben op bijna alle gebieden van het bedrijf, van verkoop tot productie," zegt hoofd organisatie Philipp König. Daarom werd de oplossing van d.velop in alle afdelingen uitgerold. Het project werd in drie fasen geïmplementeerd. Eerst werden documentopslag en workflows geïmplementeerd voor de belangrijkste documenten en daarna werd het proces gedefinieerd voor testseries. Door deze holistische aanpak worden eindproducten volledig ondersteund door het productontwikkelingsproces. De respectieve dossierplannen worden toegewezen aan de bijbehorende waardeketen in het proces. Het nieuwe productontwikkelingsproces op de locatie in Aken functioneert zo goed dat het nu ook in de VS wordt geïmplementeerd.
Digitale salarisadministratie
Sinds november 2015 worden digitale payroll services geïntroduceerd. Loonstrookjes zijn gekoppeld aan het SAP HR-systeem en worden elektronisch overgebracht naar de persoonlijke cloud-archieven van de werknemers via versleutelde bestandsdeling. Werknemers ontvangen maandelijkse loonstroken elektronisch en rechtstreeks in de betreffende map van hun persoonlijke account en hoeven zich geen zorgen meer te maken over het archiveren van papieren documenten of het scannen en opslaan ervan. Bovendien hebben werknemers nu altijd en overal toegang tot hun loonstrookjes. Hierdoor kon de HR-afdeling van Zentis GmbH & Co. KG in staat om omslachtige processen te optimaliseren en de papieren salarisadministratie te vervangen door een digitale salarisadministratie.
Systeem voor documentbeheer
Bij ZENTIS bestaat de technische basis uit het ERP-systeem van SAP en een digitaal documentbeheersysteem (DMS). ZENTIS had in het verleden al aandacht besteed aan DMS en Enterprise Content Management (ECM). Echter, audit-compliant archivering voor inkomende factuurverwerking en enkele andere taken voldeed technisch gezien niet meer aan de huidige standaarden. Omdat het systeem niet langer adequaat aan de huidige eisen kon voldoen, moest het geleidelijk worden vervangen. Op dit punt moest ZENTIS de volgende verreikende vraag beantwoorden: met welk platform moet de toekomst van DMS tegemoet worden getreden? De betrokken partijen onderzochten gezamenlijk de voor- en nadelen van verschillende DMS-oplossingen in een uitgebreid selectieproces dat uit verschillende stappen bestond. Niet alleen IT-experts, maar op een gegeven moment ook afdelingsverantwoordelijken en key users werden bij het proces betrokken. Dit maakte het mogelijk om ervoor te zorgen dat er vanaf het allereerste begin goed werd nagedacht over de wensen van de gebruikers.
Het resultaat
De werknemers van ZENTIS profiteren ook op andere manieren van de voordelen van digitalisering, want naast het d.3ecm-systeem werd foxdox geïntroduceerd voor de digitale levering van loonstrookjes. De oplossing van d.velop is wettelijk compliant en wordt gehost in Duitsland, en gegevens worden alleen versleuteld overgedragen. En het loont ook nog eens de moeite, want het gebruik van de cloud voor het afleveren van loonstrookjes bespaart ongeveer drie euro per maand en per werknemer. "Hoewel mensen de digitale service op vrijwillige basis gebruiken, maakt alleen al de administratie er meer dan 80 procent van de werknemers gebruik van", zegt Hanke. De invoering en permanente verdere ontwikkeling van het DMS-landschap bij ZENTIS was en is nog steeds een belangrijke stap in de strategische oriëntatie van het bedrijf om de mogelijkheden van digitalisering te gebruiken om workflows te verbeteren en nieuwe bedrijfsmodellen te ontwikkelen.
Lees de verhalen van andere klanten
Trolli GmbH
Trolli GmbH is de op één na grootste leverancier van fruitgomsnacks en geeft met zijn gevarieerde productportfolio met fruitgumcreaties succesvol vorm aan de Europese en wereldwijde markt. Om zijn intercompany processen te optimaliseren, vooral de crediteurenadministratie met SAP, koos het bedrijf voor digitalisering van zijn processen met oplossingen van d.velop AG.
JLU-groep
Lotus heeft als onderdeel van de JLU Groep haar wortels in Haiger in de regio Hessen en ondersteunt alle nationale en internationale bedrijven van de JLU groep op het gebied van financiën, controlling, IT, human resources en personeelsontwikkeling. Als onderdeel van de uitrol van een nieuw ERP-systeem analyseerde het ook het huidige gebruik van het digitale archief voor documenten met een wettelijke bewaartermijn.
Tupperware Duitsland GmbH
Het succesverhaal van Tupperware begon in 1962 in Duitsland. Sindsdien is het uitgegroeid tot een van de populairste huishoudnamen ter wereld. Het bedrijf richt zich daarom steeds meer op een jonger publiek. Door te vertrouwen op het d.3ecm systeem voor digitaal documentbeheer volgt het bedrijf intern de nieuwste technologische trend.