Referentieverhaal Winning Plastics GmbH

Winning Plastics GmbH digitaliseert de inkoop en bespaart uren werk.

• Versnelling met 70
• Groot besparingspotentieel
• Fouten voorkomen

Winning Plastics versnelt orders tot 70 procent met d.velop sign

De Bolta-Werke GmbH in Diepersdorf bij Neurenberg had een geschiedenis van 100 jaar totdat de halfgeleidercrisis in 2021 de hele auto-industrie in nood bracht. Klanten trokken zich terug, de inkomsten kelderden en insolventie dreigde. De Duits-Tsjechische Winning Group nam Bolta-Werke echter over, wat resulteerde in het behoud van de productievestigingen in Gottmadingen en Gütersloh, en in het behoud van alle 700 werknemers. Het bedrijf werd omgedoopt tot "Winning Plastics - Diepersdorf". Tot de kernproducten behoren kunststof onderdelen voor auto's en vrachtwagens.

De klanten van Winning Plastics zijn bekend in de industrie: Onder andere DAF, BMW, Porsche, Skoda en Volkswagen. In deze sector zijn zowel uitstekende kwaliteit als innovaties van cruciaal belang. Een bedrijf is echter meer dan zijn producten, en wie processen wil optimaliseren en kosten wil besparen, heeft meer mogelijkheden dan zich alleen te richten op het productieproces.

Tot zes werknemers moesten een order ondertekenen

Met meer dan 700 leveranciers en meer dan 5000 bestellingen per jaar had de inkoopafdeling te maken met een aanzienlijke werklast. "Elke order moest worden afgedrukt, gearchiveerd en gecontroleerd volgens het vierogenprincipe", beschrijft Jochen Birkmann, hoofd materiaalbeheer bij Winning Plastics. "Dit nam veel tijd in beslag. Soms moesten we zelfs het hele bedrijf doorlopen om alle goedkeuringen te krijgen." Afhankelijk van de complexiteit van de aankoop, moesten tot zes medewerkers het proces goedkeuren - zoals de gespecialiseerde afdeling, controlling, de operations manager, inkoop en anderen.

In 2021 realiseerden Birkmann en andere collega's zich dat het inkoopproces zo niet verder kon. "We wilden het digitaliseren, minder printen en het wachten op handtekeningen vermijden." Op zoek naar een geschikte softwareoplossing voor digitale handtekeningen kwam het bedrijf al snel uit bij d.velop sign van d.velop AG, omdat het team al goede ervaringen had met het documentbeheersysteem d.velop documents.

Winning Plastics, toen nog Bolta-Werke GmbH, benaderde ook andere leveranciers van software voor digitale handtekeningen. De keuze viel echter op d.velop sign. Birkmann legt uit: "De belangrijkste reden was dat we de basis met d.velop documenten al in huis hadden. We hebben navraag gedaan bij andere leveranciers, maar het uitgebreide pakket dat d.velop kon bieden heeft ons overtuigd. De combinatie van digitale handtekeningen en digitale archivering, die we al hadden, gaf de doorslag."

Elke bestelling moest worden afgedrukt, gearchiveerd en gecontroleerd volgens het vierogenprincipe. Dit nam veel tijd in beslag. Soms moesten we zelfs het hele bedrijf doorlopen om alle goedkeuringen te krijgen. Dankzij d.velop sign verloopt het proces nu tot 70 procent sneller en is het gedigitaliseerde proces extreem vereenvoudigd. We hoeven bijna niets meer af te drukken en besparen ongeveer 80 procent papier. Ik kan de software alleen maar aanbevelen.

Jochen Birkmann
Hoofd Materiaalbeheer
Winnende Kunststoffen
Diepersdorf GmbH

5.000 digitale handtekeningen per jaar met d.velop sign

Winning Plastics gebruikt ongeveer 5.000 digitale handtekeningen per jaar, bijna allemaal voor commerciële contracten zoals bestellingen. Dit maakt ook een laagdrempelige methode van legitimatie mogelijk; gebruikers werken op basis van hun interne identificatie in het systeem. Externen kunnen d.velop sign ook gebruiken, maar de huidige focus ligt op interne gebruikers. Winning Plastics bespaart niet alleen tijd door het handtekeningproces, maar vooral door de gedigitaliseerde workflow.

"Dankzij d.velop sign verloopt het proces nu tot 70 procent sneller", beschrijft Birkmann. Dit komt doordat er geen papier meer nodig is. Gebruikers slaan bijvoorbeeld in de software op wie welke processen wanneer moet beoordelen en goedkeuren (of afkeuren). "Dit is een cruciaal punt", zegt Birkmann. "Voorheen moesten we de documenten naar verschillende afdelingen brengen, zoals de teamleider of de werkplaatsmanager. Tegenwoordig neemt de digitale workflow het over."

Digitale workflow vermindert werklast en voorkomt fouten

Als iemand bijvoorbeeld op zakenreis was, moest een map met documenten die nog ondertekend moesten worden op het bureau blijven liggen. "Dagen, in extreme gevallen," zegt Birkmann. Met d.velop sign kunnen medewerkers ook onderweg ondertekenen, bijvoorbeeld vanaf een tablet of smartphone. De collega die de order oorspronkelijk heeft verwerkt, voert in het systeem in wie elk proces moet goedkeuren. De volgorde van de handtekeningen is ook flexibel - achter elkaar of allemaal tegelijk.

En als een digitale handtekening wat langer op zich laat wachten: "Ik kan in de orderstatus zien wie er al getekend heeft en wie niet," zegt Jochen Birkmann, "en we gebruiken ook herinneringsmails." Een training voor d.velop sign was niet nodig; na een korte introductie konden de medewerkers van Winning Plastics er nog in hetzelfde jaar, 2021, mee aan de slag. "We hoeven bijna niets meer af te drukken," zegt Birkmann, "en we besparen ongeveer 80 procent papier. Ik kan de software alleen maar aanbevelen. d.velop AG heeft echt aan onze behoeften voldaan. Ik moet zeggen dat we tot nu toe geen storingen of problemen hebben gehad. Het draait gewoon via de cloud.

Besparingspotentieel met d.velop sign voor Winning Plastics

• Werkuren voor het afdrukken, verspreiden en bijhouden van bestellingen en goedkeuringen
• Drukkosten
• Onderhoudskosten voor printers
• Kosten voor papier, porto, enveloppen, kantoorbenodigdheden, koeriers
• Werktijd om bij te houden welk document welke verwerkingsstatus heeft bij welke collega