Referentieverhaal Universitair kinderziekenhuis Zürich

Universitair kinderziekenhuis Zürich kiest ECM van d.velop voor digitalisering.

Voldoen aan vereisten

Dankzij een vooruitziend gebaar van een gulle man, Conrad Cramer, ontstond in 1868 de stichting Eleonorenstiftung. Het is uitgegroeid tot het grootste universitaire kinderziekenhuis van Zwitserland en een van de toonaangevende centra voor medische zorg voor kinderen en jongeren in Europa. Het Universitair Kinderziekenhuis Zürich heeft nu ongeveer 2300 toegewijde medewerkers die zich elk jaar inzetten voor het welzijn van 100.000 jonge patiënten, vanaf hun eerste levensdag tot hun 18e jaar.

Niets is zo belangrijk voor ouders als de gezondheid van hun kind. Gezinnen en ouders hebben daarom snelle en vooral competente hulp nodig wanneer zich ziekten voordoen. Het Universitair Kinderziekenhuis Zürich heeft deze rol op zich genomen. Dat de behandeling van en zorg voor kleine patiënten internationaal zo hoog aangeschreven staat, is niet alleen te danken aan de medische expertise, maar ook aan de efficiënte processen binnen het ziekenhuis. De basis hiervoor is de sterk geïntegreerde IT-omgeving, die werd uitgebreid met het Enterprise Content Management-systeem d.3ecm van d.velop. De kern van deze omvangrijke software rollout door adeon ag wordt gevormd door het elektronische patiëntendossier, het personeelsdossier en diverse andere kliniekgerelateerde documenten die audit-proof gearchiveerd moeten worden.

Initiële situatie

In termen van procesbetrouwbaarheid, efficiëntie en stabiliteit kan een waardeketen niet floreren zonder ondersteuning van intelligente IT-omgevingen. Hetzelfde geldt voor medische en administratieve patiëntenondersteuning in ziekenhuizen. Om de ongeveer 100.000 jaarlijkse patiënten van het University Children's Hospital Zürich de best mogelijke behandeling en zorg te geven, vertrouwen de 2300 medewerkers op een sterk geïntegreerd netwerk van specialistische applicaties, bedrijfsmanagementsystemen en medische apparatuur. Het ziekenhuisinformatiesysteem (ZIS) CGM PHOENIX vormt de centrale spil voor alle zaken met betrekking tot de medische geschiedenis van de patiënten. De kernapplicatie verzamelt op transparante wijze vrijwel alle informatie over het behandelingsproces op één locatie en biedt waar nodig directe systeemtoegang vanuit speciale applicaties, zoals de radiologie- of laboratoriuminformatiesystemen. Het enige zwakke punt was de verwerking van papieren en elektronische documenten in overeenstemming met de auditvereisten. "Sinds de opening van het Universitair Kinderziekenhuis Zürich in 1874 is het aantal patiënten verveelvoudigd. Dit heeft niet alleen gevolgen voor onze infrastructurele eisen, maar heeft ook geleid tot een snelle toename van het aantal patiëntendossiers en behandelingsdocumenten. We zullen het toepassingsgebied van d.3ecm geleidelijk uitbreiden", legt Michael Ryl, projectmanager voor ziekenhuismanagement bij het Universitair Kinderziekenhuis Zürich, uit.

Ondanks de toegang tot externe archieven en de mogelijkheid om grote aantallen elektronische documenten in het ZIS te beheren, was de IT-ondersteunde herstructurering en digitalisering van de informatiestroom onvermijdelijk. In 2012 begonnen Michael Ryl en zijn team met het zoeken naar een geschikte softwarefoundation: "Vanaf het begin hadden we verschillende afdelingen in gedachten. We wilden bijvoorbeeld niet alleen onze medische afdelingen, maar ook onze HR- en crediteurenafdelingen in hun dagelijkse werk ondersteunen met efficiënt Enterprise Content Management (ECM)," vertelt Ryl over hun visie. De eisencatalogus die hieruit voortvloeide richtte zich op uitgebreide DMS- en workflowfunctionaliteit en de mogelijkheid tot integratie en interactie met systemen van derden. De nieuwe oplossing moest dienen als een bedrijfskritisch, controlebestendig bron- en opslagsysteem voor documentgebaseerde ziekenhuisprocessen in elke gerelateerde toepassing in de specialistische gebieden. Na een evaluatiefase koos het University Children's Hospital Zürich voor d.3ecm van d.velop en de implementatiepartner adeon ag uit Altendorf, Zwitserland.

Op weg naar elektronische patiëntendossiers

Het ziekenhuisbrede ECM-project begon in 2012 met de invoering van elektronische patiëntendossiers. Papieren documenten die in de loop van de behandeling of tijdens de opname van de patiënt werden gemaakt, moesten in een centraal dossier worden beheerd samen met elektronische documenten uit andere specialistische applicaties, databases of bestandsservers. "De complexiteit van het project was niet alleen te wijten aan de hoeveelheid papieren dossiers die moesten worden overgezet naar de digitale d.3ecm-omgeving. Daarnaast moest een enorme verscheidenheid aan contactpunten met upstream- en downstreamsystemen worden gedefinieerd en geleidelijk worden geïmplementeerd. Uiteindelijk was het de bedoeling dat elk van de ongeveer 50 specialistische divisies met één druk op de knop toegang zou hebben tot de voor hen relevante dossierinformatie", legt Michael Ryl uit. Een andere belangrijke vereiste was de visualisatie van nieuwe dossiers. Met meer dan 1.000 gebruikers gebruikten zorgmedewerkers en artsen van bijna elke specialistische afdeling de gegevens van het ziekenhuisinformatiesysteem en verschillende toepassingen met inhoud die werd weergegeven door rechtstreeks toegang te krijgen tot het ZIS in hun dagelijkse werk. Het elektronische dossier moest daarom rechtstreeks vanuit de kernapplicatie toegankelijk zijn. De oplossing: elk document in het digitale dossier is geïntegreerd en wordt in alle media weergegeven op een nieuw "tabblad" in het patiëntendossier "Archive Docs" van het ZIS. Gebruikers kunnen de gewenste inhoud vinden met behulp van trefwoorden, zaaknummers of full-text zoekopdrachten.

De uitvoering

Het elektronisch patiëntendossier in d.3ecm is consequent gericht op het behandelproces van de patiënt. Als eerste stap worden patiënten bij opname geregistreerd in het administratieve systeem. Deze stamgegevens worden via een interface automatisch overgedragen aan het ZIS en d.3ecm, waarna d.3ecm een patiëntendossier en een dossier aanmaakt. Als de patiëntgegevens al beschikbaar zijn, wordt er alleen een nieuw dossier aangemaakt. In de loop van de behandeling worden alle gescande documenten en elektronische documenten van de geïntegreerde specialistische toepassingen gearchiveerd en opgeslagen in een auditconforme dossierstructuur op basis van het patiëntendossier of -nummer. Dergelijke documenten kunnen van alles omvatten, van bevindingen, diagnoses en laboratoriumrapporten tot administratieve informatie en afsluitende rapporten.

Het scanproces vindt op verschillende manieren plaats. Relevante documenten die patiënten bij aankomst laten zien of noodmeldingen worden tijdens de opname direct gescand door het verantwoordelijke secretariaat, zodat de inhoud via het ZIS direct toegankelijk is voor alle specialismen. Papieren documenten die het archief bereiken via batchgebaseerde scanprocessen (zoals registratieformulieren of zorgdocumentatie) worden gedigitaliseerd met krachtige scanners op de archiefafdeling medische geschiedenis.
Het voordeel voor efficiëntie: ZIS-documenten die moeten worden ondertekend om geldig te zijn (preoperatieve informatie, bijvoorbeeld) worden al afgedrukt met duidelijke patiëntinformatie in de vorm van een barcode, die ervoor zorgt dat het formulier automatisch correct wordt opgeslagen bij het daaropvolgende scannen. Op dezelfde manier wordt elk gearchiveerd document voorzien van een QR-code (2D barcode) als een soort "archiefstempel". Deze code onderscheidt het document duidelijk als een "archiefkopie" wanneer het wordt afgedrukt. "Als een dossier wordt afgedrukt, is de drempel van 100 pagina's snel bereikt. Als er nu een pagina uit zo'n batch wordt verwijderd, kan deze dankzij de QR-code met 'archiefstempel' gemakkelijk aan het juiste document of de juiste patiënt worden toegewezen", legt Ryl het principe uit.

Invoering van een elektronisch HR-dossier

De tweede instantie van het ziekenhuisbrede ECM richt zich ook op een documentintensief gebied: HR-documenten. In een streng beveiligde d.3ecm-omgeving beheert de HR-afdeling nu al haar voorheen papieren documenten in transparante en gestructureerde elektronische dossiers. Het ontwerp is gebaseerd op de totale geschiedenis van de medewerker - van contracten, via betalings- en verzekeringsoverzichten, tot personeelsplannen, urenregistratie en maandelijkse salarissen. "Veel medewerkers in onze kliniek hebben verschillende, juridisch verschillende arbeidscontracten. Met dat in gedachten hebben we ervoor gekozen om sociale verzekeringsnummers, die beschikbaar zijn dankzij de directe integratie van het HOSPIS HR-managementsysteem in d.3ecm, te gebruiken als unieke kenmerken voor indexering," vertelt Ryl, die inzicht geeft in een handige truc. Maandelijkse salariscycli worden ook automatisch overgedragen, wat de hoeveelheid papier drastisch vermindert. Na de tijdrovende digitalisering van alle HR-dossiers en hun integratie in de software, plant het ziekenhuis nu procesoptimalisaties. Een voorbeeld: ze zijn van plan om documenten die nog gescand moeten worden in de toekomst rechtstreeks vanuit de applicaties op te slaan in d.3ecm.

Geen papierbergen meer

Het derde geval van het archiefconcept heeft betrekking op "HISPI-documenten"; dat wil zeggen inhoud van commerciële of juridische aard die daarom moet worden beheerd in overeenstemming met de auditvereisten. Dit "interne documentgebied" heeft een streng autorisatieconcept. Met behulp van door adeon ag ontwikkelde "SQL-tabeleditors" krijgen medewerkers verschillende rechten om CRUD-bewerkingen (Create, Read, Update, Delete) rechtstreeks vanuit de d.3ecm client uit te voeren. Documenten van de klinische chemie en het laboratoriumcentrum vormen een centraal documentenknooppunt in dit gedeelte. Informatie die regelmatig gecertificeerd en geaccrediteerd moet worden, wordt hier samen met andere gegevens opgeslagen.

Een tweede intern gebied richt zich op informatiebladen, handleidingen, formulieren en gidsen die in hun dagelijkse werk worden gebruikt en die bij vragen binnen handbereik moeten zijn - bijvoorbeeld de gebruiksaanwijzing van een infuuspomp of een speciale zorggids. De "Web Integration Viewer" van adeon ag is ontworpen als informatiepunt voor "openbare" documenten en stelt hen in staat te zoeken naar d.3ecm-inhoud en deze weer te geven via een extranet. Het externe gedeelte van de instantie "HISPI-documenten" is via een extranetportaal toegankelijk voor een groot aantal medewerkers en zakenpartners van het kinderziekenhuis.

Een voortdurend groeiend ecosysteem

Na slechts één jaar productief gebruik beheerde de ECM-oplossing 3,4 miljoen documenten - met een sterk stijgende trend. "We hebben nog een lange weg te gaan. Enerzijds hebben we nog een aantal andere perifere systemen die we in de toekomst rechtstreeks gegevens willen leveren aan het elektronische patiënten- en personeelsdossier. Anderzijds willen we het toepassingsgebied van de d.3ecm geleidelijk uitbreiden," zegt Michael Ryl over hun plannen.

Inmiddels heeft het kinderziekenhuis naast de HISPI-documenten ook een contractarchief en aparte archieven voor alle bestuurs- en stichtingsdocumenten toegevoegd. Het heeft ook de d.velop Life Science oplossing geïmplementeerd in enkele laboratoria en is momenteel bezig met de uitrol van elektronische factuurverwerking.

De projectpartner:

adeon ag is een geëngageerd team van hooggekwalificeerde en ervaren specialisten die innovatieve oplossingen op het gebied van documentmanagement, elektronische archivering en workflow (Business Process Management, BPM) ontwikkelen en implementeren. Voor duurzame procesoptimalisaties is een competente partner nodig. Het team van adeon ag zet zijn kennis en jarenlange ervaring systematisch in om problemen nauwkeurig te analyseren, diepgaande concepten te definiëren en de implementatie ervan nauwkeurig te coördineren. adeon ag is het competentiecentrum voor ECM-oplossingen van d.velop en is als managing distributor verantwoordelijk voor de markten in Zwitserland en het Vorstendom Liechtenstein.