Referentieverhaal UNITY AG
Selectieproces
"Topprioriteit voor IT": Het procedurele model dat we hebben aanbevolen en dat succesvol is gebleken in een aantal andere projecten, bestaat uit vier fasen die elkaar logisch opvolgen:
- Fase 1: Analyse van potentieel en vereisten
- Fase 2: Systeembenchmarking en -selectie
- Fase 3: Systeemintroductie
- Fase 4: Uitrol
Vanwege de technische vereisten lag de focus al vanaf de eerste voorselectie op ecspand-oplossingen. De implementatie op basis van de door UNITY opgestelde technische specificaties werd efficiënt uitgevoerd. UNITY AG maakt sinds 2013 gebruik van de op SharePoint gebaseerde ECM-oplossing ecspand van d.velop Shaping a company for the Future AG. Consultants op locaties en dochterondernemingen van UNITY AG werken sindsdien met de oplossingen voor documentbeheer en audit-proof archivering.
De voordelen van ecspand zijn enorm. Het maakt ons extreem snel en zorgt ervoor dat we altijd up-to-date en efficiënt zijn. We hoeven niet meer te zoeken naar documenten, want ze zijn allemaal waar ze horen.
Christoph Plass
Bestuurslid
UNITY AG
Projecten
Na hun vruchtbare samenwerking was Christoph Plass vol lof: "Het ecspand-team beschikt over uitstekende projectmanagementkwaliteiten." De teams van UNITY AG en d.velop werkten samen om een exacte opslag- en dossier
structuur te ontwikkelen. Het doel was om UNITY AG klantprojecten in kaart te brengen in het bestaande
systeemlandschap, maar met efficiëntere processen.
Daarbij werd speciale nadruk gelegd op een naadloze integratie met Microsoft Dynamics CRM en NAV om het proces van een typische projectcyclus grondig in kaart te brengen, van de eerste klantaanvraag via het automatisch maken van een offerte tot de uiteindelijke facturering, inclusief reiskosten. "We zijn erin geslaagd om ecspand op een uitstekende manier te integreren met CRM en ERP," zegt Christoph Plass.
ecspand in gebruik bij UNITY AG
Sinds de overstap van Saperion gebruiken alle 200 medewerkers van UNITY AG ecspand. Naast de centrale documentenopslag profiteren de medewerkers van andere ecspand-oplossingen, zoals voor het beheer van contracten, QM-documenten en reiskosten en een maatwerkoplossing om klantspecifieke offertedocumenten op een eenvoudige manier aan te bieden.
Een offertedocument kan worden aangemaakt nadat de verkoopkans of offerte rechtstreeks vanuit CRM (Microsoft Dynamics CRM) is aangemaakt. Dit document wordt gegenereerd op basis van klantspecifieke opmaaksjablonen in de SharePoint-projectmap, gevuld met gegevens zoals het adres, de contactpersoon en de offertetemplates uit CRM en automatisch gekoppeld.
Nadat de inkooporder
is ontvangen, wordt de klantorder aangemaakt in CRM en wordt het gescande document automatisch gekoppeld aan het klant- of projectdossier met behulp van een barcode. Eventuele reiskostendocumenten in het project worden direct gescand met een mobiele telefoon. Bij de daaropvolgende afhandeling in ERP (Microsoft Dynamics NAV) zijn de documenten eenvoudig toe te wijzen en worden ze beschikbaar gesteld aan de boekhouding voor facturatie door ze automatisch te koppelen via het dossierschema.
ecspand zorgt ervoor dat al uw zaakspecifieke documenten op elk
moment in elk systeem kunnen worden bekeken, dat gegevens slechts eenmaal centraal worden opgeslagen en dat de gebruiker
door het hele proces wordt geleid. Dit garandeert transparantie, terwijl de maximale mate van automatisering aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen oplevert. Christoph Plass is onder de indruk:
Aangezien UNITY SharePoint al gebruikte voor intranet en andere zaken, was het belangrijk om een op SharePoint gebaseerde oplossing te vinden die commerciële documenten kon opslaan in het DMS en archiveringssysteem.
Christoph Plass
Bestuurslid
UNITY AG
Jouw wereld. Jouw SharePoint.
Microsoft® SharePoint-gebaseerde oplossingen van ecspand geven u de mogelijkheid
om uw interne en externe werkprocessen op een
transparante en georganiseerde manier te beheren.
Oplossingen zoals factuurverwerking of kwaliteits- en contractbeheer
digitaliseren uw contracten, documenten en dossiers, dragen interne
workflows over en sturen ze automatisch door naar de relevante afdelingen
terwijl ze ook beschikbaar zijn in uw ERP-systemen dankzij
dankzij de ecspand integratiemodules. Dat bespaart u kostbare tijd en
geld dat u zinvol elders kunt inzetten.
"De voordelen van ecspand zijn enorm. Het maakt ons extreem snel en zorgt ervoor
dat we altijd up-to-date en efficiënt zijn. Geen gezoek meer naar documenten,
want ze staan allemaal waar ze horen."