Referentieverhaal Signaal Iduna

Signal Iduna vertrouwt op digitale efficiëntie en duurzaamheid met d.velopostbox en levert 10.000 salaris- en buitendienstoverzichten digitaal en veilig af.

• Met d.velop brievenbus bespaart Signal Iduna jaarlijks 550.000 vellen papier
• 10.000 salaris- en buitendienstoverzichten worden digitaal verzonden

Minder papier, snellere processen: 10.000 salarisadministratie- en buitendienstafrekeningen worden digitaal verzonden

De Signal Iduna Group, in 1999 ontstaan uit de fusie van de Iduna Nova Group in Hamburg en de Signal Insurance Group in Dortmund, is een conglomeraat dat een breed scala aan pensioen- en financiële diensten onder één dak aanbiedt. Het aanbod varieert van traditionele verzekeringen tot pensioensparen en van vastgoedfinanciering tot beleggingsoplossingen.

De Signal Iduna Group heeft een hoofdkantoor in Dortmund en Hamburg, samen met 5 organisatorische directies, 34 regionale directies, 21 filialen en 3 makelaarsdirecties in het hele land. Daarnaast heeft de groep dochterondernemingen in Hongarije, Roemenië, Polen en Zwitserland, waar meer dan 11.000 mensen werken, waaronder ongeveer 8.200 werknemers en 2.900 zelfstandige partners in het veld, die voorzien in de behoeften van ongeveer 12 miljoen klanten.

De uitdaging van Signaal Iduna: Loonstroken

De Signal Iduna Group is aanwezig met directies en filialen in heel Duitsland en delen van Europa. Met meer dan 11.000 medewerkers en partners in het veld zorgen ze ervoor dat klanten zich goed geadviseerd en ondersteund voelen op het gebied van verzekeringen en financiële zaken. Deze decentralisatie vormde een belangrijke uitdaging: het bedrijf heeft altijd extra inspanningen moeten leveren om salarisstroken en afrekeningen van buitendienstmedewerkers bij de gebruikers af te leveren.

Het doel: een complex papieren proces digitaliseren

"Duizenden brieven werden gegenereerd, afgedrukt, in enveloppen gedaan en ofwel intern gedistribueerd ofwel per post verstuurd naar de respectieve thuisadressen," vertelt Stephan Weigel, een medewerker van Human Resources bij Signal Iduna Group. "We wilden deze processen eenvoudigweg stroomlijnen en optimaliseren." Ondertussen rijpte op de HR-afdeling die verantwoordelijk is voor de interne service het idee om het hele salarisproces van papier te ontdoen en de workflow van begin tot eind te digitaliseren met geschikte software.

Signaal Iduna specificeert concrete softwarevereisten

Dit kwam allemaal niet uit de lucht vallen. Integendeel, de besluitvormers hadden al heel specifieke ideeën over wat de aan te schaffen software moest bereiken. "Het was erg belangrijk voor ons dat we niet ons eigen toestemmingsbeheersysteem intern hoefden te bouwen," benadrukt Stephan Weigel als een belangrijk aspect. "Daarnaast moeten gepensioneerden en medewerkers die niet ter plaatse zijn toegang kunnen krijgen tot de documenten." Dit leidde al snel tot het idee dat het een product moest zijn waar het personeel overal toegang toe heeft, ook via mobiele apparaten.

Aanvullende criteria: Beveiliging, papierloze levering, gebruiksgemak

Maar dat is nog niet alles: Kai Fetting, Business Analyst op de afdeling "AD Master Data, Commission, Billing" bij Signal Iduna, voegt hieraan toe: "De veiligheidsaspecten die gepaard gaan met een nieuwe acquisitie en de mogelijkheid om geld en middelen te besparen door een papierloze levering van veldservicefacturen waren ook belangrijke factoren die niet over het hoofd mochten worden gezien." Hij benadrukt: "De eenvoud van het proces was ook een cruciaal criterium voor de uiteindelijke keuze voor d.velop."

Beveiligde levering van digitale loonstroken

Martin Miehle, hoofd van de afdeling "AD Master Data, Commission, Billing" bij Signal Iduna, vult het vereiste softwareprofiel in: "Het veilig aanleveren van digitale loonstroken en buitendienstfacturen was natuurlijk belangrijk omdat we daartoe verplicht zijn." Traditionele post was zo'n optie. De d.velopostbus voldeed ook aan de wettelijke vereisten. Een speciaal downloadportaal werd echter niet meer overwogen.

D.velop kwam vanaf het begin heel goed over. Ze overtuigden ons op een zeer professionele en gelijkwaardige manier. En, wat ik zelden meemaak: Ik had niet het gevoel dat ze ons alleen maar iets wilden verkopen. We werden heel objectief overtuigd met een oplossing..."

Stephan Weigel
Medewerker personeelszaken
Signal Iduna

d.velop wilde "postbox" eerder presenteren aan Signal Iduna

Met deze lijst van eisen ging Signal Iduna op zoek naar een geschikt product. "In eerste instantie keken we binnen het bedrijf of er al software was die aan onze eisen voldeed", legt Stephan Weigel uit. "Daarna hebben we nog eens rondgekeken op de markt." Uiteindelijk kwamen ze uit bij d.velop omdat een verkoper van d.velop enige tijd geleden Signal Iduna had benaderd om "foxdox" (nu: d.velop postbox) te presenteren. En de software voldeed ruimschoots aan alle eisen.

Vroegtijdige betrokkenheid van ondernemingsraden bij de besluitvorming

Het was echter niet alleen het product zelf dat cruciaal was. Het was belangrijk om alle belangrijke partijen bij het besluitvormingsproces te betrekken. "We hebben onderwerpen als gegevensbescherming en informatiebeveiliging al heel vroeg in het selectieproces meegenomen en de ondernemingsraden erbij betrokken", zegt Stephan Weigel. "Dit betekent dat deze commissies tijdens presentaties in ons bedrijf altijd aan tafel zaten om alles vanaf het begin te horen en inspraak te hebben." Uiteindelijk heeft de d.velop brievenbus de race gewonnen.

Signaal Iduna overtuigd door samenhangend totaalconcept

Wat Signal Iduna uiteindelijk heeft overtuigd van de d.vel-postbus is "het coherente totaalconcept", zoals Stephan Weigel het zegt: "Ik heb de samenwerking met d.velop, en dan bedoel ik expliciet ook de vertegenwoordigers, altijd als zeer positief ervaren. Ze hebben altijd gereageerd op onze vragen, behoeften en veranderingen.

Meer dan 10.000 gebruikers van d.velop postbox

Het gebruik van d.velop postbox onder de kantoormedewerkers van Signal Iduna ligt op 100 procent, in totaal ongeveer 7.500 personen. "Op kantoor hebben we d.velop postbox de nieuwe standaard gemaakt", legt Stephan Weigel uit, "en ons doel was om alle medewerkers daar te overtuigen van de oplossing." In het veld, waar d.velop postbox optioneel wordt aangeboden, heeft ongeveer de helft van de partners in het veld gekozen voor digitale facturatie via foxdox. "We hebben onlangs een grote reclamecampagne gelanceerd met video's en publicaties in de interne communicatie," zegt Martin Miehle, "en we hebben bijvoorbeeld de serverlocatie in Duitsland gepromoot, die als bijzonder veilig wordt beschouwd."

Versleutelde tunnel voor documenten van Signal Iduna naar d.velop

Vanaf de gunning van het contract tot de implementatie van digitale post, inclusief salaris- en veldwerkfacturen, duurde het ongeveer zes maanden. "Maar dat kwam ook omdat we onze eigen versleutelde tunnel hebben opgezet voor het afleveren van documenten van Signal Iduna naar d.velop," legt Stephan Weigel uit. "Vervolgens moesten er technici en netwerkspecialisten aan te pas komen om alles op het gebied van gegevensbescherming en informatiebeveiliging, die voor ons enorm belangrijk zijn, perfect af te stemmen op onze behoeften." Want de combinatie van al deze aspecten, gekoppeld aan extra veiligheidsmaatregelen bij digitale postontvangst zoals dubbele encryptie met een tweede wachtwoord, waren redenen om voor de oplossing van d.velop te kiezen.

Grootste verandering: Geen afdrukken, enveloppen en distributie

Stephan Weigel noemt de "vermindering van handmatige processen" de grootste verandering in de interne workflows als gevolg van de d.velopostbus. "Duizenden vellen papier worden niet meer geprint, in enveloppen gedaan en gedistribueerd, dat is de grootste verandering." En: "Er worden geen brieven meer geretourneerd," voegt Martin Staschick, hoofd salarisadministratie bij Signal Iduna, toe, "omdat er geen verkeerde routes meer zijn door de digitale route. Dat was een extra inspanning die nu niet meer nodig is."

• 3000 Gebruikers in het veld
• 550000 pagina's papier bespaard per jaar

Met d.velopostbox bespaart Signal Iduna grote hoeveelheden papier

Het besparingspotentieel is enorm: als er in de backoffice één envelop en één vel papier per persoon per maand werden bespaard (90.000 vellen papier plus hetzelfde aantal enveloppen per jaar), lag het aantal vellen papier "in het veld aanzienlijk hoger", zoals Kai Fetting bevestigt. "We bereikten ongeveer 1.600.000 tot 1.900.000 vellen papier per jaar." Sindsdien heeft Signal Iduna jaarlijks ongeveer 550.000 vellen bespaard voor 3.000 digitale gebruikers in het veld.

Hoge acceptatie, weinig training

De overgang naar digitale salarisadministratie en facturering voor de buitendienst werd zeer goed ontvangen door het voltallige personeel en het verkoopteam. De benodigde training was minimaal. "We hebben dit intern via het intranet gecommuniceerd en hebben mensen ook persoonlijk benaderd," beschrijft Stephan Weigel. "Over het algemeen kan gezegd worden dat het gebruik van het d.velopbox postportaal voor zichzelf spreekt. Iedereen die ooit een account heeft aangemaakt op internet kan ermee overweg."

Gedeelde procesoptimalisatie is goed ontvangen bij Signal Iduna

Bij Signal Iduna werden de medewerkers op het hoofdkantoor voorzien van vooraf geconfigureerde accounts. "We hadden de accounts al vooraf geïnitialiseerd, gebruikersnamen en wachtwoorden aangemaakt en de accounts gekoppeld aan Signal Iduna," legt Stephan Weigel uit: "De service voor het afleveren van documenten was al geabonneerd toen deze aan het personeel werd overgedragen." Sommige processen werden vervolgens samen met d.velop geoptimaliseerd toen er problemen optraden. "Dat was voor mij nog een punt waarop ik merkte dat we op gelijke voet samenwerken," besluit Weigel tevreden, "omdat ze geïnteresseerd zijn in het echt verbeteren van de processen."