Referentieverhaal Schlagenhauf

Schlagenhauf vereenvoudigt zijn werkprocessen aanzienlijk met oplossingen van d.velop.

Schlagenhauf

Het bedrijf Schlagenhauf, dat zijn hoofdkantoor heeft in Meilen aan het meer van Zürich in Zwitserland, biedt een ongewoon breed scala aan ondersteunende diensten voor de bouwsector. Het bedrijf combineert zes verschillende werkgebieden onder één dak: schilderen, stukadoren en metselen, gevel- en steigerbouw en volledige renovaties. Het bedrijf werd meer dan 80 jaar geleden opgericht en is nu aanwezig op negen verschillende locaties. Het heeft enkele honderden werknemers en wordt geleid door de derde generatie van dezelfde familie, Rolf Schlagenhauf. Maar hoe groot het bedrijf ook is, één ding is altijd fundamenteel geweest voor Schlagenhauf: "We kunnen vandaag gebeld worden en morgen de schilder naar de klant sturen." Het bedrijf voert de kleinste klussen uit voor particuliere klanten, zoals het schilderen van een kamer. Het neemt echter ook het volledige schilder-, stukadoors- en gevelwerk voor grootschalige constructies op zich. Zo'n breed werkterrein met zoveel projecten van verschillende grootte, verspreid over negen locaties, kan alleen worden beheerd met een uitstekende organisatie.

Decentrale verwerking van bestanden als belangrijkste probleem

Uitstekende organisatie - als je dat hoort, verwacht je high-performance IT, wat de volgende uitspraak van Rolf Schlagenhauf nog verbazingwekkender maakt: "IT-afdeling? Die hebben we niet!" Zijn bedrijf maakt gebruik van externe partners en een aantal getrainde medewerkers die de IT-systemen kennen en eerstelijns ondersteuning bieden. Voorheen beheerden de verantwoordelijken hun projecten op een gedecentraliseerde manier. Digitale mappen met alle benodigde documenten werden aangemaakt in de vestiging die het project uitvoerde. Als je een document twee of drie jaar nadat een project was afgerond weer nodig had, was het soms een kwestie van geluk of je het wel of niet vond. Rolf Schlagenhauf zegt: "De gedecentraliseerde afhandeling van dossiers was een van de grootste problemen in onze administratie. Op het hoofdkantoor konden we zien welke offertes en facturen waren uitgegeven, maar het proces zat vol hiaten en was behoorlijk traag. Dat wilden we veranderen."

Op zoek naar software die processen in kaart brengt

De bedrijfsleiding begon de markt te beoordelen. Schlagenhauf gebruikte al de bouwsoftware SORBA. Daarmee kon het bedrijf projecten beheren, maar geen processen in kaart brengen. "We wilden een oplossing vinden om onze processen in kaart te brengen en om een elektronische documentenopslagplaats te creëren waartoe elke bevoegde persoon toegang had," legt Rolf Schlagenhauf uit wat zijn doel was. Tijdens het zoeken naar een oplossing kwam zijn bedrijf al snel uit bij het systeem d.3ecm van d.velop en de Zwitserse IT-partner adeon ag. "We hoorden dat het wegenbouw- en civieltechnische bedrijf Hagedorn AG uit Meilen d.3ecm van adeon ag had geïntroduceerd. We namen een kijkje - en waren snel overtuigd van de mogelijkheden van de software." Als projectmanager voor de implementatie koos Schlagenhauf het bedrijf EDV Feller AG uit Kloten in Zwitserland. Deze fungeerde als contactpersoon met adeon. De eerste stap was het definiëren van alle processen die d.3ecm in kaart moest brengen. Dat waren er vier: offerte/aanbieding, contract, deelfacturering en eindfacturering/projectafronding. Robert Heiniger, Systems Engineer bij adeon ag, legt uit: "Het viel ons op dat Schlagenhauf erg goed georganiseerd was voor een bedrijf in de bouwsector. Hun processen waren al op papier vastgelegd, maar ze hadden moeite om ze efficiënt te verwerken. Door het enorme aantal documenten waren er altijd taken die niet opschieten. Het doel van d3.ecm was om hierbij te helpen."

d.3ecm maakt processen veel eenvoudiger, van offerte tot contract

Nadat de vereisten voor d.3ecm waren gedefinieerd, was het de taak om ze te implementeren. Rolf Schlagenhauf legt uit: "Voorheen stuurden we workflowtaken per e-mail of post. We ontvingen bijvoorbeeld een bon voor een nieuw project in Meilen en stelden dan een offerte op. Deze offerte werd dan samen met de bon teruggestuurd naar de directeur van het bedrijf in kwestie." Tegenwoordig heeft d.3ecm alles veel eenvoudiger gemaakt. Een projectmanager kan nu een offerte opstellen in SORBA, deze daar meteen afdrukken met de d.3ecm-knop - en het proces wordt gestart: de offerte doorloopt verschillende goedkeuringsstappen op basis van de waarde van de voorgestelde taak. Alle betrokkenen ontvangen onmiddellijk een melding op hun scherm en kunnen de offerte verder bewerken of autoriseren - totdat deze uiteindelijk aan de klant wordt verstrekt. "Workflows die voorheen op papier werden afgehandeld, zijn dankzij de digitale versie veel eenvoudiger en sneller te doorlopen." Maar dat is nog niet alles: zodra de offerte is uitgebracht, herinnert de tool de projectmanager er automatisch aan om na een bepaalde periode opnieuw contact op te nemen met de klant. Het goedkeuringsproces van het contract wordt ook automatisch gestart. Alle benodigde mensen worden gewaarschuwd om de voorwaarden van de contracten te bevestigen, eventuele goedkeuringen van superieuren op te vragen, de contracten te ondertekenen en ze ten slotte te scannen en op te slaan.

Zoeken op volledige tekst om documenten te vinden

In het najaar van 2015 werd het nieuwe systeem geleidelijk uitgerold voor Schlagenhauf, te beginnen bij het hoofdkantoor in Meilen. Sinds begin 2016 zijn alle vestigingen aangesloten op d.3ecm. De medewerkers kregen een training van adeon. Ze merkten al snel dat ze hun workflows, die ze voorheen op papier verwerkten, veel sneller en eenvoudiger konden verwerken dankzij de digitale formulierenschermen en het automatische transport- en meldingssysteem. Om nog meer voordeel te halen uit de naadloze beschikbaarheid, zette het bedrijf ook al zijn projectbestanden van de afgelopen drie jaar over naar het systeem. Wanneer projectmanagers vandaag een aanvraag ontvangen, kunnen ze alle documenten met betrekking tot de nieuwe opdracht onmiddellijk opslaan in het juiste digitale dossier - inclusief offertes, e-mails, orderbevestigingen en zelfs ingescande werkmanrapporten. Met de full-text zoekfunctie kan het personeel de documenten naar believen doorzoeken. Voor elke bewerking kan het bedrijf specificeren welke individuele medewerkers het recht hebben om documenten te autoriseren. Het d.3ecm-systeem is uiterst flexibel: Schlagenhauf kiest zelf welke processen het op welke manier in kaart wil brengen; adeon configureert de krachtige ECM-oplossing op maat. Deelfacturering, eindfacturering en projectafronding worden nu ook via d.3ecm beheerd. De medewerkers zijn zeer tevreden met de oplossing. Rolf Schlagenhauf zegt: "Voor sommigen van hen was de overgang naar de digitale workflow de eenvoud zelve. Voor anderen, vooral mensen die voorheen eerder
'losse' projecten hadden gedocumenteerd , waren de uitdagingen waarschijnlijk wat groter. Ze moeten hun activiteiten nu nauwkeuriger documenteren, maar dat vereenvoudigt uiteindelijk alle processen."

Alle informatie over een project met één muisklik

Franco Pinelli, die werkt als Managing Director voor Painting bij Schlagenhauf, zegt: "Werken met d.3ecm is fantastisch! Ik werk er heel graag mee." Hij demonstreert op het scherm hoe gemakkelijk hij een projectbestand kan bereiken en daar informatie kan opvragen met slechts een paar klikken. Het is deze duidelijkheid die ook indruk maakt op Rolf Schlagenhauf:

Schlagenhauf is uitgerust voor de toekomst

Hoe ziet de toekomst eruit? Rolf Schlagenhauf denkt al na over het in kaart brengen van andere processen: de crediteurenworkflow bijvoorbeeld, of de urenregistratie van medewerkers, of inkoopaanvragen die met een muisklik kunnen worden goedgekeurd. Iets anders is belangrijk voor Rolf Schlagenhauf: "De hele implementatie van het project verliep volgens plan." Hij waardeerde de samenwerking met de externe projectmanager, Christoph Müller van EDV, als contactpersoon tussen hem en adeon. "Verder heb ik alleen maar goede dingen gehoord over de samenwerking en het projectmanagement door adeon. Die mensen zijn heel flexibel en efficiënt. Dat vind ik prettig." Hij beantwoordt daarom ook de volgende allesbepalende vraag met een ja: "Ja, ik beveel de samenwerking met adeon ag ten zeerste aan en zou d.3ecm altijd weer voorstellen!" Dat is het geluid van iemand die plezier beleeft aan een oplossing voor documentbeheer die mensen het plezier van gebouwen geeft.

Projectpartner:

adeon ag is een geëngageerd team van hooggekwalificeerde en ervaren specialisten die innovatieve oplossingen op het gebied van documentmanagement, elektronische archivering en workflow (Business Process Management, BPM) ontwikkelen en implementeren. Voor duurzame procesoptimalisaties is een competente partner nodig. Het team van adeon ag zet zijn kennis en jarenlange ervaring systematisch in om problemen nauwkeurig te analyseren, diepgaande concepten te definiëren en de implementatie ervan nauwkeurig te coördineren. adeon ag is het competentiecentrum voor ECM-oplossingen van d.velop en is als managing distributor verantwoordelijk voor de markten in Zwitserland en het Vorstendom Liechtenstein.