Referentieverhaal FC Schalke 04

Sportief succes is gebaseerd op efficiëntie en economisch succes. Niet in de laatste plaats om deze reden heeft FC Schalke 04 gekozen voor het strategisch gebruik van het document management systeem van d.velop in het bedrijf.

• Systeem voor documentbeheer
• Digitaal contractbeheer
• Digitale factuurverwerking

FC Schalke 04

Als mensen het over Schalke 04 hebben, denken ze aan een voetbalclub met een lange en veelbewogen geschiedenis, aan een blauwwitte fanbase die niet over het hoofd te zien is en aan Duits topvoetbal. De spelers van de club, die hun basis hebben in het Ruhrgebied, hebben in hun beroemde koningsblauwe shirts onder andere de UEFA Cup gewonnen in 1997, zeven Duitse kampioenschappen en vijf bekeroverwinningen. Daarnaast zijn er talrijke successen geboekt in de jeugdsector, de zogenaamde "Knappenschmiede", die een van de bekendste talentenhaarden in de Bundesliga is en veel prijzen heeft gewonnen.

Met ongeveer 137.000 leden is FC Schalke 04 niet alleen de op één na grootste club van Duitsland, maar staat het ook wereldwijd op de vierde plaats van sportclubs met de meeste leden. Maar ook al is de club bij het grote publiek vooral bekend door het voetbal in de Bundesliga, het sportieve spectrum van de club is veel breder dankzij de afdelingen basketbal, handbal, atletiek en tafeltennis. Daarnaast heeft de club sinds kort een afdeling voor blindenvoetbal, waarvan het team meedoet aan de nationale competitie voor blindenvoetbal.

Documentbeheer in gebruik bij FC Schalke 04

Sportief succes is gebaseerd op efficiëntie en ook economisch succes. Dit is een van de redenen waarom FC Schalke 04 heeft besloten om het documentbeheersysteem van d.velop strategisch in te zetten binnen de organisatie. Met name digitale factuurverwerking en contractbeheer staan centraal in het project - de resultaten hebben het bestuur van FC Schalke 04 enthousiast gemaakt.

Elementair belang van contractbeheer voor FC Schalke 04

Hoewel het vooral de sportieve resultaten zijn die het publieke gezicht van voetbalclubs bepalen, zijn er op de achtergrond veel managementtaken die ook een grote invloed hebben op het succes. Bij professioneel beheerde clubs kan dit ook contractbeheer omvatten. "Uiteindelijk zit tot 85 procent van onze uitgaven en inkomsten in onze meer dan 4.000 contracten", legt Claudio Kasper, hoofd Group Controlling bij Schalke 04, het grote belang van contractbeheer voor de club uit de Bundesliga uit. "Hiervoor waren we op zoek naar een handige oplossing waarmee we snel toegang zouden hebben tot contracten."

Hiervoor had de club een brede marktanalyse uitgevoerd van de verschillende oplossingen die werden aangeboden. d.velop AG werd geselecteerd uit een groep van ongeveer 10 aanbieders; Schalke was op dat moment al klant van d.3ecm en had positieve ervaringen met het systeem. Zoals alle d.velop-oplossingen die bij Schalke 04 in gebruik zijn, werd ook de contractmanagementoplossing geïmplementeerd door de jarenlange d.velop-partner GWS mbH.

Eenvoudiger werken dankzij transparantie

Dankzij het creëren van duidelijke contractstaminformatiebladen is alle relevante informatie nu op elk moment in één oogopslag beschikbaar. Het werk van de controlerende afdeling wordt ook vergemakkelijkt doordat de contractdocumenten, inclusief alle deadlines en voorwaarden, op een uniforme en transparante manier in kaart worden gebracht. Een duidelijke autorisatiestructuur van d.3ecm zorgt ervoor dat onbevoegden geen toegang hebben tot de inhoud van contracten met het oog op gegevensbescherming.

Altijd volledige controle

"Door het contractbeheer van d.velop te implementeren, hebben we te allen tijde toegang tot onze belangrijkste contracten, zodat de planning en controleprocessen veel efficiënter kunnen worden uitgevoerd", benadrukt Kasper. "Op deze manier zorgen we ervoor dat contracten niet in handen vallen van derden, dat de financiële boekhouding en controlling er direct mee kunnen werken en dat contracten niet meer hapsnap en herhaaldelijk door de groep geschud hoeven te worden."