Referentieverhaal s.Oliver

Papiergebaseerd proces wordt digitaal proces met 200 gebruikers: de s.Oliver Group verhoogt de transparantie door contractbeheer in de cloud DMS.

• Gebruiksvriendelijk
• Korte projectduur
• 100% samenwerking op afstand

Alphaflow en d.velop voltooien partnerproject bij modebedrijf zes weken voor op schema

Sinds de oprichting in 1969 heeft de s.Oliver Group zich ontwikkeld tot een multimerkenconglomeraat. De merkenportfolio omvat s.Oliver, QS, comma, LIEBESKIND BERLIN en COPENHAGEN STUDIOS. De groep heeft internationaal ongeveer 5.100 mensen in dienst.

Contractbeheer was voorheen een op papier gebaseerd proces

Alle bedrijven beheren contracten, soms wel duizenden, waaronder arbeids-, leverings-, lease-, distributie- en licentieovereenkomsten. Vroeger was het beheer van deze contracten grotendeels een papieren proces, dat veel tijd in beslag nam, vooral met veel contractpartners en een internationale scope.

Vandaag de dag regelen bedrijven het opstellen, ondertekenen, beheren en archiveren van contracten steeds vaker volledig digitaal. Deze verschuiving bespaart middelen, geld en tijd, omdat papier, drukwerk, portokosten en fysieke archieven niet meer nodig zijn. Bovendien maakt het naadloze en locatieonafhankelijke digitale samenwerking mogelijk, een cruciaal voordeel van geplande digitalisering.

s.Oliver Group stapt af van oud contractbeheersysteem

Jaren geleden stapte het modeconcern s.Oliver over op digitaal contractbeheer. De grootste uitdaging was dat de verouderde softwareoplossing steeds problematischer werd. Het systeem was in de loop der jaren uitgebreid aangepast, wat resulteerde in prestatieproblemen. Bovendien was de ondersteuning voor de aangepaste oplossing van een grote softwareleverancier bijna verlopen.

200 gebruikers en 27 verschillende contracttypes

"We konden niet zomaar de functionaliteit van de oude software kopiëren," herinnert Robin Tschischka, Consultant in New Work bij s.Oliver zich. "We moesten helemaal opnieuw beginnen en alles stroomlijnen." Ongeveer 200 gebruikers op verschillende afdelingen beheerden 27 verschillende soorten contracten in het oude systeem.

Vereisten: Gebruiksvriendelijk, snel en aanpasbaar

De s.Oliver Group ging vervolgens op zoek naar een nieuwe leverancier. De nieuwe oplossing moest aan een aantal belangrijke criteria voldoen om het contractbeheerproces aanzienlijk te verbeteren. Robin Tschischka geeft enkele voorbeelden: "Het nieuwe systeem moest gebruiksvriendelijker, sneller en aanpasbaar zijn zonder dat voor elke wijziging een ontwikkelaar nodig was."

d.velop en Alphaflow: Contractbeheer en DMS

Na een evaluatie van drie potentiële aanbieders koos s.Oliver voor d.velop vanwege de indrukwekkende functionaliteit van de cloudoplossing en het unieke licentiemodel dat wordt aangeboden door partner Alphaflow. Het onderscheid tussen schrijf- en leeslicenties was een belangrijke onderscheidende factor. Bovendien bood het document management systeem (DMS) van d.velop, d.velop documents, een praktische oplossing voor het opslaan en archiveren van contracten.

Alphaflow leidt het Contract Management Project

De d.velop partner Alphaflow nam de leiding over het contract management project, zorgde voor een toegewijde contactpersoon en stuurde het project vooruit. d.velop verzorgde de DMS implementatie en ondersteunde de migratie van 20.000 bestaande contracten naar het nieuwe systeem. "Tijdens de migratie hebben we onze tool gebruikt om de complexiteit te verminderen door onnodige contractvelden te elimineren", zegt Marco Doods, Account Manager Retail bij d.velop.

Een compleet contractbeheersysteem realiseren in 7 maanden

Van de aanbesteding van het project tot de implementatie, het aanpassen en de voltooiing duurde het hele proces ongeveer zeven maanden. "Ons voordeel was dat we snel met het project konden beginnen en meteen een bruikbare versie met een cloudoplossing konden leveren", vertelt Marco Doods, contactpersoon voor de s.Oliver Group bij d.velop.

100% samenwerking op afstand tijdens het hele project

Een van de grootste uitdagingen was de aanwezigheid van individuele velden, zonder consistentie tussen de verschillende contracttypes. Het doel was om een nieuwe gemeenschappelijke logica te implementeren en onnodige velden te elimineren. De samenwerking met beide softwareleveranciers vond gedurende het hele project op afstand plaats.

Trainingsvideo's gemaakt voor gebruikerstraining

Voordat s.Oliver het nieuwe contractbeheersysteem dagelijks kon gebruiken, hadden alle gebruikers training nodig. Lezende en schrijvende gebruikers werden geleidelijk vertrouwd gemaakt met hun respectieve contracttypes.

Meer transparantie met centrale toegang tot archieven

Sinds de ingebruikname van het nieuwe contractbeheersysteem en de migratie van ongeveer 20.000 oude contracten, heeft de s.Oliver Group aanzienlijk tijd bespaard op het gebied van contractbeheer. Het aantal in te vullen velden is drastisch verminderd en de transparantie is aanzienlijk verbeterd. Alle contracten worden centraal opgeslagen en de contractgegevens zijn dankzij de cloud-gebaseerde DMS-oplossing met een paar klikken toegankelijk en begrijpelijk, zelfs vanaf afgelegen locaties.