Referentieverhaal Polipol Group

Polipol leeft het d.velop platform: Van de introductie van digitale bestanden tot factuurverwerking met SAP.

• Systeem voor documentbeheer
• E-mail archivering
• Digitale factuurverwerking

Polipol bespaart veel tijd bij het verwerken van documenten

De Polipol-groep

Wat in 1990 begon met vier werknemers en een eerste serie gestoffeerde meubelen, is uitgegroeid tot een internationale groep met meer dan 8.000 werknemers: vandaag produceert de Polipol Group duizenden fauteuils, sofa's, bedden en andere meubelen per jaar. Om niet stil te blijven staan, verbetert de groep voortdurend in zijn 13 vestigingen.

Introductie van het d.velop DMS in 2014

Aan het begin van 2010 identificeerde het bedrijf digitale documenten als een van de gebieden met potentieel voor verbetering. Vooral inkomende facturen vormden een groot percentage van het werk van het boekhoudteam. Polipol wil deze tijd graag investeren in meer waardetoevoegende activiteiten. Vanaf 2024 staan er nu meer dan 40 miljoen documenten in het documentbeheersysteem.

"We hadden al een documentbeheersysteem, maar daar waren we om verschillende redenen niet tevreden over", beschrijft Stefan Kuhlemann, Teamleider IT Projectmanagement bij Polipol holding gmbH & co. kg, "Dus hebben we in 2014 het d.velop DMS geïntroduceerd." Kuhlemann realiseert zich snel wanneer hij met d.velop AG werkt: "De geest is precies goed." Dit is een gelukkig toeval voor de Polipol Group. Want het bedrijf moet werken met een groot aantal documenten. Met meer dan 300 meubelmodellen (alleen al meer dan 150 tv-fauteuils), een jaaromzet van meer dan 500 miljoen euro en wereldwijde, meertalige activiteiten lijkt het omgaan met documenten een stevige uitdaging. Met papier en pen, spreadsheets en eenvoudige e-mail forwarding ketens, duren processen in zulke grote bedrijven aanzienlijk langer dan nodig, en het foutenpercentage is vaak navenant hoog.

Het DMS biedt veel meer mogelijkheden dan alleen een archiefsysteem

Aanvankelijk gebruikte Polipol het d.velop document management systeem (DMS) puur als een opslag- en archiveringssysteem. Om documenten te kunnen archiveren, op een wettelijk correcte manier te archiveren en terug te vinden. Maar dat veranderde. Kuhlemann: "We zagen veel meer mogelijkheden." Bijvoorbeeld de integratie van d.velop DMS in Outlook. Kuhlemann: "Dat was vooral voor mij als projectmanager een mooi moment, het was voor veel medewerkers een 'aha'-moment."

Geautomatiseerde e-mailverwerking

Integratie in Outlook

Dit 'aha-moment' bestond vooral uit het feit dat d.velop DMS automatisch informatie en bestanden uit e-mails leest en integreert in de database. Voorbeeld: Een e-mail bij de klantenservice, zoals een klacht. Deze hoeft niet meer handmatig in het documentbeheersysteem te worden ingevoerd. "Dat vergde vroeger vrij veel handmatig werk", zegt Kuhlemann. Tegenwoordig kunnen Polipol-medewerkers het dossier met een paar klikken in het systeem invoeren. De software leest automatisch informatie zoals de onderwerpregel en voert deze in de overeenkomstige velden in; medewerkers hebben de mogelijkheid om correcties aan te brengen.

"Als de werknemer niet eerst overtuigd hoeft te worden"

"Dit zijn momenten die gewoon geweldig zijn", zegt Kuhlemann, "wanneer de medewerker niet eerst overtuigd hoeft te worden." Kuhlemann doelt op het voordeel van het gebruik van het d.velop DMS op dit gebied - processen zoals e-mailverwerking verlopen sneller, eenvoudiger en foutloos dankzij tekstherkenning en het automatisch invullen van invoermaskers. Kuhlemann: "Dit zijn dingen die het dagelijks werk makkelijker maken. Als iemand duizenden documenten per dag archiveert, of dat nu in de verkoop is of bij de klantenservice, dan is dat een massaproces in de e-mail inbox, en elke vijf seconden tijdsbesparing is natuurlijk een hoogtepunt."

De gebruikersinterface is intuïtief en bespaart tijd

Door het gebruik van d.velop DMS bespaart Polipol nu veel tijd die voorheen besteed moest worden aan het aan de lopende band overtypen van informatie uit onderwerpregels of uit het e-mailcorpus.

De intuïtieve bruikbaarheid van de interface van d.velop DMS vergemakkelijkte het implementatieproces. Medewerkers die bijvoorbeeld facturen goedkeuren via een webclient, kunnen het systeem zonder lange training gebruiken. Kuhlemann: "Niemand heeft bijvoorbeeld een training nodig om te kunnen winkelen in een online winkel. Het is gewoon anders als elke medewerker een webinterface kan gebruiken die net zo intuïtief werkt als ze in hun privéleven gewend zijn."

Polipol heeft enkele speciale functies uitgelegd aan belangrijke gebruikers, die ze hebben doorgegeven en meegenomen naar hun afdelingen. Kuhlemann: "Elke gebruiker die redelijk computervaardig is, had eigenlijk relatief snel een basiskennis van het product."

In de cloud of op locatie?

Voor veel bedrijven rijst de vraag of ze een systeem zoals het d.velop document management systeem in de cloud of on-premise (op hun eigen servers) moeten draaien. Beide benaderingen kunnen specifieke voor- en nadelen hebben, afhankelijk van het beoogde gebruik en de beschikbare middelen. De Polipol Group koos voor een hybride aanpak. Het documentbeheersysteem zelf draait voornamelijk on-premise - de d.velop-servers werken lokaal in het datacenter van Polipol. Sommige functies bevinden zich echter in de cloud. Naar mijn mening is dit de beste implementatie voor een bedrijf van onze omvang", zegt Kuhlemann, "omdat je gewoon alle voordelen uit beide werelden kunt halen zonder nadelen te kunnen noemen."

Een van de voordelen is dat Polipol het DMS zelf kan beheren. Het hoofdkantoor in Diepenau, Nedersaksen, heeft ongeveer 55 mensen in dienst op de eigen IT-afdeling. We hebben een sterke resourcebasis", zegt Kuhlemann, "wat natuurlijk een voordeel is dat niet elk kleiner bedrijf heeft." Toch benut Polipol ook veel voordelen van speciale functies. Deze worden opgeslagen in de cloud en zijn daardoor altijd up-to-date.

Voordelen van het d.velop documentbeheersysteem voor Polipol

• Intuïtieve gebruikersinterface
• Naadloze integratie in Outlook - documenten eenvoudig opslaan met een paar klikken
• Systeem leest automatisch onderwerpregels en integreert informatie
• Tijdsbesparing door automatisering: systeem herkent tekst van gescande en digitale facturen (bijv. PDF) en voegt de informatie in op het scherm
• Bespaart tijd door processen met betrekking tot documenten te vereenvoudigen, zoals goedkeuringen, vragen, doorsturen, enz.
• Verbinding met SAP
• Locatie-onafhankelijk
• Verwerking van e-facturen (elektronische facturen); bijvoorbeeld via ZUGFeRD of via het Poolse KSeF
• Inkoopverzoeken ('requisitions') geïntegreerd
• Kostenvoordelen dankzij webinterface - niet elke gebruiker heeft een SAP-licentie nodig
• Holistisch systeem dat alle relevante processen in kaart kan brengen

Veel werktijd besparen door digitale factuurverwerking

Het duurde niet lang voordat Polipol nog meer mogelijkheden ontdekte in het d.velop document management systeem: digitale factuurverwerking. Dit betekende dat Polipol afscheid kon nemen van het zoeken naar facturen en het voortdurend achterna zitten aan de telefoon. Ongeveer 100.000 inkomende facturen per jaar zorgden voor veel handmatig werk bij de Polipol Group: "Elke inkomende factuur moest worden uitgetypt, ongeacht of het in papieren of digitale vorm was," beschrijft Kuhlemann, "dat was echt een van de primaire boekhoudtaken voor ons: moeizaam elke boekingsregel uittypen en natuurlijk de koptekstinformatie." Daarbij kwam nog het werk dat gepaard ging met het scannen en archiveren van de documenten.

Binnen slechts drie maanden had de Polipol Group op een eerste locatie digitale factuurverwerking met het d.velop document management systeem in gebruik genomen. Kuhlemann: "Het werkte heel goed, de documenten gaan nu van de e-mailinbox naar het DMS en de uiteindelijke geanalyseerde factuur komt vervolgens in SAP terecht."
Het systeem is ook compatibel met e-factuurformaten zoals ZUGFeRD of het Poolse KSeF. Boekhoudmedewerkers kunnen de voltooide informatie op een groot scherm zien en kunnen zo de weinige gevallen waarin informatie niet automatisch door het systeem werd herkend, handmatig nabewerken.

Digitale processen vereenvoudigen de goedkeuring van facturen - zelfs onderweg

Polipol bespaart niet alleen tijd bij het invoeren van facturen, maar ook door de goedkeuringsprocessen, die nu digitaal in kaart zijn gebracht in het DMS. Iedereen die een factuur moet goedkeuren, ontvangt een bericht in zijn inbox. De verantwoordelijke medewerkers kunnen de huidige status van de goed te keuren facturen bekijken en ook navragen wordt eenvoudiger gemaakt door het systeem. Het vervelende achterhalen van e-mailketens behoort hiermee tot het verleden. Ook vervangingssituaties kunnen in een handomdraai in kaart worden gebracht: Eenmaal ingesteld weet het systeem wie bevoegd is om goedkeuring te geven, wie op vakantie is en welke medewerker voor welke medewerker invalt. Dit werkt ook onderweg, via smartphone, tablet of notebook.

Kuhlemann: "Het gaat niet alleen om het vereenvoudigen van de automatische boekingsmechanismen, maar ook om de goedkeuringsprocessen erachter. Een document moet niet alleen worden ingevoerd zodat de boekhouder kan controleren of de boekhouding klopt; iemand moet ook zeggen of de inhoud van de factuur klopt, of de goederen zijn aangekomen of zelfs zijn besteld."

De betreffende personen hebben hiervoor niet eens een eigen SAP-toegang nodig, omdat de facturen via een webview via het d.velop DMS kunnen worden bekeken. "Dit heeft ook kostenvoordelen", zegt Kuhlemann, "gebruikers die voor de invoering van digitale factuurverwerking geen SAP-account hadden, hebben er door deze processen geen nodig." Al met al trekt Stefan Kuhlemann een positieve conclusie: "Het DMS van d.velop is een product dat ons gewoon rondom tevreden stelt."