Referentieverhaal Pietsch Ondernemingsgroep
Centrale SAP documentarchivering in het digitale archief voor alle locaties
Pietsch, door mensen voor mensen! Pietsch is open, gastvrij en betrouwbaar. Dat vormt de basis voor intensieve, persoonlijke relaties met klanten, leveranciers en opdrachtgevers." Deze slogan is geen loze belofte - hij wordt waargemaakt. De software- en consultingpartner d.velop heeft deze positieve ervaring ook mogen ervaren tijdens hun gezamenlijke DMS/archiefproject. Het succes op lange termijn van deze middelgrote groothandelaar in sanitair, verwarming, airconditioning en milieutechnologie is gebaseerd op jarenlange ervaring, deskundige professionaliteit en innovatieve producten van hoge kwaliteit. Deze waarden vormen al drie generaties lang de kern van het bedrijf. Het familiebedrijf werd opgericht in 1947 en heeft nu 70 vestigingen, dus er bestaat geen twijfel over het uitstekende niveau van ervaring in bedrijfsmanagement.
Het bijzondere aan dit project was dat het soepel werd geïmplementeerd parallel aan de introductie van SAP. Er werd slechts een fractie van de begrote externe projectdagen gebruikt omdat alles al was voorbereid.
Markus Graf
Hoofd informatietechnologie en organisatie
Pietsch Groep
Het doel van het project
Parallel aan de introductie van SAP bedrijfsapplicaties in 2001 wilde het bedrijf zowel het papieren archief als het oude elektronische archief vervangen door een nieuw, modern DMS/archiefsysteem om SAP documentarchivering (alle CI-informatie) naadloos te integreren. Een andere belangrijke doelstelling was om medewerkers van vestigingen verspreid over drie deelstaten in Duitsland de mogelijkheid te geven om deze documenten terug te vinden. Ruimtebesparing was ook een belangrijke factor.
De uitvoering
De weg van de beslissing naar de productieve werking was volgens de verantwoordelijke projectmanager "kort en onspectaculair", waarbij onspectaculair volledig positief bedoeld is. Het drukt uit hoe weinig tijd er nodig was en hoe er geen problemen waren, ook al liepen er twee projecten parallel. "Dat was het bijzondere aan dit project," zegt Markus Graf, "dat het zo soepel verliep naast de uitrol van SAP. We konden het grootste deel uitvoeren met ons eigen personeel. We hadden slechts een fractie van de begrote externe projectdagen nodig, omdat alles al voorbereid was. Zelfs de SAP interface was al beschikbaar.
d.velop was er altijd als ondersteuning nodig was en de training vond plaats in de vorm van learning by doing. d.velop liet de medewerkers zien wat ze moesten doen en de medewerkers konden de processen vervolgens zelfstandig uitvoeren. "De communicatiewegen met d.velop zijn kort, direct en zorgen ervoor dat je de verantwoordelijke contactpersoon direct kunt bereiken, waardoor de responstijden tot een minimum worden beperkt", legt Markus Graf, hoofd IT, uit. Sinds de go-live van SAP is de archivering ook gebaseerd op d.3ecm. Verouderde bestanden werden niet overgedragen. Tijdens de hele implementatie van de projecten heeft Pietsch zich een zeer competente gebruiker getoond en veel van het werk zelf gedaan, van planning tot implementatie.
De status
Vanaf het begin van de samenwerking was het bedrijf in staat om zijn NCI-documenten te archiveren - dat wil zeggen: zijn leveringsbonnen te scannen, indexeren en archiveren als bewijs van levering. De modules d.cold, d.view, d.ecs flow en d.explorer van d.3ecm worden momenteel gebruikt. NCI-documenten worden nu gescand, geïndexeerd en gearchiveerd op twee gedecentraliseerde locaties. Oplossingen voor elektronische verwerking, automatisch doorsturen en distribueren en verificatie en goedkeuring van inkomende leveranciersfacturen via een workflow zijn al geïmplementeerd.
Het antwoord van Markus Graf op de vraag wat het personeel van de software vindt, is kort en bondig en geeft weer hoe ongecompliceerd een DMS/archiefproject kan zijn: "Niets - absoluut geen negatieve punten. Dat betekent: iedereen is tevreden."