Referentieverhaal Parador GmbH

Het bouwen van een compleet nieuwe ERP-infrastructuur bij vloerbedekkingfabrikant Parador en tegelijkertijd het implementeren van een nieuwe ECM-oplossing.

Parador GmbH

Parador GmbH uit Coesfeld bei Münster, Duitsland werd in 1977 opgericht. Sindsdien heeft het bedrijf zich ontwikkeld tot een uiterst succesvolle fabrikant van eersteklas producten voor vloer- en wandinrichting en heeft vandaag 550 mensen in dienst. Op de thuislocatie en in Güssing (Oostenrijk) worden parket-, laminaat- en rubbervloeren geproduceerd, evenals decoratieve panelen voor plafonds en wanden. De eigendomsstructuur is onlangs veranderd, aangezien de vorige eigenaar, Nord Holding Unternehmensbeteiligungsgesellschaft mbH, Parador verkocht heeft aan de strategische investeerder HIL Limited. HIL Limited is een van de toonaangevende producenten van bouwmaterialen en -componenten in India. Deze verkoop had geen invloed op de IT-infrastructuur van het bedrijf. Twee jaar geleden was het echter een ander verhaal.

Een interne IT-infrastructuur ontwikkelen

In oktober 2016 werd Parador afgesplitst van de Hüls Group en verkocht aan Nord Holding, een transactie die verstrekkende gevolgen had voor het IT-landschap van het bedrijf en uitgebreide veranderingen vereiste. Tot dan toe was Parador geïntegreerd in de SAP-wereld van de Hüls Group. Als zelfstandig bedrijf moest het nu een eigen SAP-systeemlandschap inrichten. Onder hoge tijds- en budgetdruk werd dit project met de speciale software cbs Enterprise Transformer succesvol geïmplementeerd.

Beslissen over d.velop d.3ecm

Tijdens de afsplitsing werd ook besloten om een nieuw state-of-the-art systeem voor ECM te implementeren. Op dat moment gebruikte het bedrijf d.velop d.3ecm versie 7.2.2. Ook al gebruikte Parador de software van d.velop al sinds 1999, men wilde zich opnieuw afvragen welke software het beste aan de eisen van het bedrijf voldeed. d.3ecm, dat nu de huidige versie 8.1 had, overtuigde het bedrijf in 2016 net zoals in 1999. Doorslaggevend waren de vele functies en de voorbeeldige integratiemogelijkheden in de ERP-systemen van SAP. Als speciaal voor SAP ontwikkelde oplossing in een eigen namespace ondersteunt de software een breed scala aan SAP-scenario's voor archivering en documentbeheer. Andere belangrijke redenen om voor d.velop te kiezen waren de lage kosten per werkstation en de superieure gebruiksvriendelijkheid.

Introductie van de nieuwe oplossing

De introductie van de nieuwe versie van d.3ecm verliep vlekkeloos. Er verliepen slechts vier maanden tussen de beslissing tot aankoop en de go-live. De eigenlijke installatie op de twee locaties van Parador nam slechts drie en een halve maand in beslag. Er was geen behoefte aan training, omdat het bedrijf in het verleden met een vorige versie had gewerkt. Na de installatie werden de gegevens en documenten van de vorige versie overgezet. Om juridische redenen is het bij zo'n overdracht belangrijk dat gegevens uit het oude systeem één-op-één worden overgezet naar het nieuwe systeem, wat bij d.velop sowieso altijd het geval is. De migratie werd ondersteund door een d.velop SAP competence team bestaande uit ervaren SAP consultants en ontwikkelaars.

Het ECM-systeem wordt momenteel gebruikt voor het archiveren van documenten (inclusief gescande documenten) uit de SAP-modules Boekhouding, Verkoop en Inkoop. Het kan ook worden gebruikt om externe documenten van Verkoop en Logistiek te archiveren.

Herziene interfaces vereisen minimaal onderhoud

Tijdens de omschakeling werd bijzondere aandacht besteed aan het herzien van de interfaces naar SAP. Het doel was om een geoptimaliseerde, gestroomlijnde overdracht van documenten naar het ECM-systeem te implementeren. In de oude oplossing werden calls gebruikt voor gegevensoverdracht. Deze werden vervangen door een API-interface, waardoor documenten rechtstreeks naar het ECM konden worden overgebracht. Hierdoor werd de tussentijdse opslag die nodig was in de oude oplossing overbodig. Deze veel slankere aanpak resulteerde in een aanzienlijke verlaging van de onderhoudskosten, waardoor Parador zijn ECM-systeem nu zelf kan onderhouden.

Omdat de gegevens in het nieuwe scenario rechtstreeks van SAP naar het ECM-systeem worden overgedragen, moesten de twee systemen gelijktijdig kunnen werken. Ook dit was geen probleem voor d.velop. d.3ecm is nu een van de belangrijkste IT-platformen bij Parador GmbH, samen met de Microsoft Active Directory, Microsoft Exchange, de Windows- en Office-werelden en de drie SAP-systemen ERP (Enterprise Resource Planning), LE (Logistic Execution) en BW (Business Warehouse). "We werken voortdurend aan de digitalisering van ons bedrijf. En d.velop is een belangrijke pijler in die strategie", benadrukt Günter Winkler, hoofd IT bij Parador GmbH.

Uitgebreide uitbreiding van d.3ecm

Vanwege de positieve ervaringen met d.3ecm heeft het bedrijf vaste plannen gemaakt om de oplossing verder uit te breiden. Het volgende aanstaande project is documentarchivering, dat direct vanuit CRM en PIM (Product Information Management) zal plaatsvinden. Andere geplande projecten zijn e-mailarchivering vanuit Exchange, de introductie van workflowgebaseerde digitale factuurverwerking en contractbeheer.

Factuurverwerking is een zeer complexe procedure en daarom biedt d.velop een oplossing voor factuurverwerking die ook beschikbaar is in een speciale variant voor SAP. Gebruikers profiteren van duidelijke en aanzienlijk verbeterde workflows waarmee facturen automatisch worden geboekt, gecontroleerd en goedgekeurd. En deze workflows zijn direct en naadloos verbonden met SAP, inclusief de bestelmodule en de financiële boekhoudmodule. "Factuurverwerking verlaagt de kosten, verbetert de informatievoorziening en leidt uiteindelijk tot een snellere afsluiting, omdat facturen sneller worden verwerkt", legt Günter Winkler uit waarom hij heeft besloten de workflow in te voeren. Met betrekking tot contractbeheer legt hij verder uit: "Contractbeheer wordt het centrale punt voor de controle van contractgerelateerde activiteiten in ons bedrijf. Het biedt elke geautoriseerde afdeling op elk moment transparante toegang tot bestaande contracten."