Referentieverhaal Pantaenius

Pantaenius breidt OASIS en andere kernsystemen uit met documentbeheer.

• Met d.velop documenten, documentprocessen, het dossierplan en archivering worden in kaart gebracht
• Het papieren dossier werd vervangen door het digitale dossier in het DMS

De Pantaenius Holding GmbH

Veel bedrijven in Duitsland voelen een diffuse behoefte aan actie op het gebied van digitalisering, zonder precies te weten welke maatregel de juiste return on investment voor hun bedrijfsmodel oplevert. Pantaenius Holding GmbH heeft jaren geleden al drie pijlers geïdentificeerd waarop alle digitaliseringsmaatregelen zijn gebaseerd. Zo bespaart de bedrijvengroep, die tot de toonaangevende aanbieders van boot- en jachtverzekeringen in Europa behoort, niet alleen geld, maar vereenvoudigt ze ook processen, waardoor ze veiliger en minder foutgevoelig worden.

---

Manuel Schlief en Sebastian Papke leiden digitaliseringsprojecten voor de traditionele verzekeringsgroep in Hamburg, die wereldwijd klanten bedient via twaalf vestigingen. Pantaenius Holding GmbH is gespecialiseerd in de bemiddeling van boot- en jachtverzekeringen en uitgebreid risicobeheer, vooral voor middelgrote bedrijven. De scantool is echter slechts een van de vele praktische voorbeelden. Net als alle andere digitaliseringsmaatregelen bij Pantaenius is het gebaseerd op deze drie fundamentele pijlers:

• De juiste interface
• Agile werken
• De juiste partner

Bijvoorbeeld: De scantool. Een software controleert automatisch alle inkomende post, elektronisch of op papier, en wijst deze toe aan een klant of een contract. De documenten worden vervolgens met een betekenisvolle onderwerpregel naar de verantwoordelijke medewerker gestuurd. Op deze manier onderzoekt de tool ongeveer 200.000 inkomende mails per jaar. "Papier neemt af", beschrijft Sebastian Papke, Hoofd Digitaal Projectmanagement in de verzekeringsmakelaardijsector van de Pantaenius Group, "we hebben papier al voor 95 procent geëlimineerd."

• 375 werknemers
• 200000 inkomende mails worden in één jaar gescand.

De juiste DMS-interface vinden voor OASIS en andere ERP-systemen

Interface klinkt misschien technisch, maar vooral bij digitaliseringsprojecten is het cruciaal dat nieuwe tools en oplossingen aansluiten bij wat het bedrijf al gebruikt. Veel verzekeringsmakelaars vertrouwen op het polisadministratiesysteem OASIS, een dagelijks hulpmiddel voor administratief medewerkers. En het documentbeheersysteem van d.velop AG heeft precies de juiste interface met OASIS, waardoor het wordt uitgebreid naar complete, digitale documentgebaseerde processen.

"Met het DMS brengt Pantaenius niet alleen alle documentprocessen in kaart, maar ook de volledige dossierplanning en archivering," beschrijft Detlef Hölzen, Market Director Financial Services bij d.velop AG. Het DMS neemt OASIS bij de hand en opent nieuwe, bredere, comfortabelere mogelijkheden voor digitalisering.

Daarom besloot Pantaenius al in 2008 om documenten en dossiers te digitaliseren en hiervoor het document management systeem te introduceren. Het slaat alle documenten veilig op in overeenstemming met alle wettelijke vereisten en kan ook deadlines bijhouden en de relevante medewerkers er op het juiste moment aan herinneren. "We hebben het papieren dossier vervangen door het digitale dossier in het DMS," beschrijft Sebastian Papke.

Digitaler Workflow voor acceptatie

Een van de nieuwste digitaliseringsprojecten op basis van het DMS: de digitale workflow voor het "Underwriting"-proces. In dit proces beoordeelt een specialist aanvragen, beoordeelt risico's en sluit contracten. Dit proces genereert een offerte op maat voor prospects. Het hele proces verloopt digitaal binnen het documentbeheersysteem en is tegelijkertijd verbonden met het triggersysteem voor het maken van offertes, zodat het naadloos kan worden geïntegreerd in bestaande verwerkingsworkflows. De kracht van de oplossing ligt vooral in het uitbreiden van de bestaande processen van de Pantaenius Group door middel van flexibel definieerbare, systeemondersteunde processen.

En zo werkt het: Sollicitaties, specialistische informatie en andere documenten worden met een paar muisklikken of via full-text zoeken op het scherm getoond. De voorgaande en volgende stappen en medewerkers zijn ook toegankelijk vanuit het systeem. Het DMS maakt ook archivering op de juiste, gemakkelijk terug te vinden plaats en comfortabel taggen mogelijk. "Dit digitaliseringspotentieel hebben we zelf ontdekt", zegt Manuel Schlief, "we hebben het vanuit de verkoopafdeling gesignaleerd."

Agile werken

Potentieel voor digitalisering is typisch te ontdekken in veel afdelingen. "We zijn een familiebedrijf," beschrijft Schlief, "de familie is altijd al technologie-georiënteerd geweest. Met de generatiewisseling van de afgelopen jaren is dat nog meer toegenomen."

Voor Pantaenius is agile werken de sleutel tot het ontdekken en ontsluiten van digitaliseringspotentieel. Dit omvat ook dingen uitproberen en samen leren tijdens het proces. "Medewerkers kunnen heel vrij beslissen, wat hen aanmoedigt om hun eigen onderwerpen aan te pakken en te implementeren," zegt Papke.

En: "Ik kan niet altijd van tevoren voorspellen wat een positieve impact zal hebben op de omzet," beschrijft Papke, "maar we hebben een kwaliteitspoort voor ideeën. We implementeren niet blindelings projecten; we voeren een bedrijfsanalyse uit. Daar gebruiken we dynamische commissies voor." Veel afdelingen bij Pantaenius ontdekken zelfstandig verbetermogelijkheden in hun dagelijkse werk en zoeken actief naar manieren om digitale processen en tools beter te benutten.

Agile werken betekent dat ideeën en projecten snel tot volle wasdom komen. Zo kunnen bedrijven al in de beginfase testen of een idee daadwerkelijk levensvatbaar is - voordat alle features en functionaliteiten ontwikkeld zijn. Schlief: "Mijn advies: wees niet bang om te falen! Neem kleine stapjes. Ga niet meteen in het begin voor de honderd procent oplossing. Begin gewoon en kijk waar het naartoe gaat, beoordeel de voordelen die het idee met zich meebrengt."

De juiste partner vinden voor digitalisering

Op zoek naar de juiste partner kwam Pantaenius via een extern uitgevoerde marktanalyse terecht bij d.velop AG. Manuel Schlief: "De chemie klopte vanaf het begin. d.velop paste zich heel goed aan onze ideeën en eisen aan en ontwikkelde snel uitvoerbare oplossingen op een collaboratieve en ondersteunende manier." Het voordeel: De juiste partner voor digitalisering hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Ze weten welke structuren of maatregelen een bepaald bedrijf vooruit zullen helpen en welke misschien voorbarig zijn. Ze hebben alle beginnersfouten allang overwonnen en kunnen zich concentreren op de essentie. Bovendien beschikt de juiste partner niet alleen over de technologie en de tools, maar houdt hij ook rekening met de mensen, de workflows en de processen.

"Als je zelf iets wilt bouwen dat kant-en-klaar te koop is, dan maak je een fout," benadrukt Manuel Schlief, "bij d.velop vinden we niet alleen een hoge kwaliteit tegen redelijke kosten, maar ook een hoge mate van betrouwbaarheid die voldoet aan de wettelijke eisen. Ik bouw tenslotte geen auto zelf."

Een van de eerste projecten die d.velop eind jaren 2000 uitvoerde met Pantaenius was het digitale schadedossier. Sebastian Papke herinnert zich de tijd met papier: "We hadden een grote rolkast waarin de dossiers op nummer werden gesorteerd. Alle bijbehorende documenten werden afgedrukt, genummerd en gearchiveerd en alle e-mails en papieren werden gesorteerd. Sommige dossiers behandelden we dagelijks."

Scansoftware wijst inkomende post en e-mails automatisch toe aan de juiste collega's

Vandaag de dag, met het document management systeem van d.velop AG, werken Pantaenius medewerkers met hun eigen digitale inbox. Alle e-mails en documenten worden daar verzameld en kunnen verwerkt worden vanaf elke locatie wereldwijd met internettoegang. Zoals eerder beschreven haalt de scansoftware zelfstandig documenten op uit Outlook en sorteert ze in de inbox van de respectievelijke verantwoordelijke collega's. "We hoeven geen bestanden meer te vervoeren," beschrijft Papke, "de rolcontainer is verleden tijd. In totaal hebben we ongeveer tien ton papier gescand en vernietigd."

En last but not least: ideale partnerschappen werken in beide richtingen. Detlef Hölzen, Market Director Financial Services bij d.velop AG, zegt: "Sinds 2008 hebben we meer dan één partnerschap gehad met de Pantaenius Group, een van onze meest innovatieve klanten." Manuel Schlief beaamt de lof: "Digitalisering is het antwoord op veel vragen. d.velop is voor ons heel interessant omdat ze heel snel kunnen reageren."