Referentieverhaal Adviesbureau Martin Rinck

Het succesverhaal van Martin Rinck laat zien hoe de digitale handtekening managementadviesbureaus kan ondersteunen bij de digitale transformatie.

Advies Martin Rinck

Martin Rinck adviseert bedrijven op het gebied van digitalisering. Bijvoorbeeld een fabrikant van gereedschap die op zoek was naar nieuwe verkoopkanalen in een nichemarkt. In het woud van digitaliseringsstrategieën zoals e-commerce, winkelsystemen en online marketing raadde Rinck de fabrikant aan om gebruik te maken van een bestaande shop van een bekende gebruiker. De kennis van Rinck over de details van de online marktplaats opende nieuwe verkoopmogelijkheden voor het middelgrote bedrijf zonder dure technologie te hoeven aanschaffen.

Samen met haar klanten ontsluit Rinck nieuwe processen, markten en tools op het gebied van digitalisering. Maar ook in het verleden was de management consultant nog afhankelijk van papier op het gebied van digitale handtekeningen. Inkoopcontracten, consultancycontracten, specificaties of geheimhoudingsverklaringen (NDA): Rinck moest dus nog steeds meer dan 90 procent van deze documenten uitprinten en versturen. Hiervoor was weliswaar een digitaal proces op de markt, maar dat omvatte een handtekeningenkaart en kaartlezers.

Digitale handtekeningen zonder handtekeningkaart of kaartlezers

"De meeste klanten hebben dat niet," zegt Rinck, "noch de software, noch de hardware. Het is te duur, te complex en te onveilig. Wij werkten liever meteen met papier." De managementconsultant Martin Rinck werkt samen met acht andere consultants in een Europees netwerk. Met sommige collega's al sinds de jaren 90. Hij en zijn partners hadden een deel van hun werktijd nodig om meer dan 50 contracten per maand uit te printen, naar het postkantoor te brengen en ondertekende contracten te archiveren. Rinck is hierin niet de enige: Ongeveer 60 procent van de bedrijven wereldwijd verstuurt zijn contracten op papier, zoals de EU Commissie heeft ontdekt. Gemiddeld kost een papieren contract tussen de 20 en 30 euro - voor papier, afdrukken, frankeren en het proces zelf.

Eenvoudig gescande handtekeningen zijn juridisch niet veilig

Er zijn nauwelijks alternatieven voor de ingewikkelde procedure met handtekeningkaart en -lezer. En een PDF gewoon ondertekenen met een elektronische pen of een gescande handtekening invoegen? "Bij twijfel telt dat niet per se in de rechtszaal," zegt Martin Rinck, "Een rechter kan zoiets herkennen, maar hoeft dat niet te doen.

In de "Wirtschafts Woche" komt de digitaliseringsdeskundige eindelijk meer te weten over de software "d.velop sign", die draait in een browser zoals Chrome of Firefox en niet geïnstalleerd hoeft te worden op de PC of Mac. Met d.velop sign kunnen gebruikers documenten digitaal ondertekenen, in overeenstemming met de wet. Hiervoor werkt d.velop AG samen met Bundesdruckerei als vertrouwde dienstverlener. Rinck informeert zich daarom kort op de website van d.velop AG en probeert het product uit. "De software hoeft niet te worden ingesteld, gebruikers kunnen meteen aan de slag", zegt Christina Thesing, Business Development Manager bij d.velop AG. Het boeken van d.velop sign in de d.velop store is net zo eenvoudig als een bestelling bij bekende online retailers en is in enkele ogenblikken gedaan. "De registratie bij de Bundesdruckerei", zegt Christina Thesing, "kan worden gedaan vanuit de applicatie.

Martin Rinck registreert en gebruikt de 14-daagse gratis proeftoegang: "Installatie was niet nodig. Na de eenvoudige boeking in de d.velop store, open je de browser en heb je wereldwijd toegang. En eigenlijk zijn er maar drie knoppen, de hele software is volledig intuïtief te gebruiken, alles wordt heel goed uitgelegd".

Drie soorten digitale handtekeningen

d.velop sign biedt drie verschillende soorten handtekeningen: een eenvoudige, een geavanceerde en een gekwalificeerde. Alle drie werken op alle apparaten, zoals pc, tablet of smartphone. En ze identificeren allemaal de auteur en beschermen de documenten tegen wijzigingen na de handtekening.

Het verschil: de gekwalificeerde handtekening werkt met een unieke, eenmalige identificatie van de ondertekenaar, bijvoorbeeld door middel van een post-identificatie of video-identificatieprocedure of via de online functie van de identiteitskaart. "De gekwalificeerde handtekening is juridisch gelijkwaardig aan de handgeschreven handtekening en voldoet aan de schriftelijke vormvereiste volgens BGB §126a", zegt Christina Thesing, "de eenvoudige en de geavanceerde handtekening zijn onderworpen aan een vrije gerechtelijke beoordeling van het bewijs". Voor gebruikers zoals Martin Rinck is een andere functie van d.velop sign ook doorslaggevend: "De documenten zijn na de handtekening niet meer te wijzigen."

Onveranderlijke documenten

Integriteit speelt een belangrijke rol voor managementconsultant Rinck. "Wanneer een document elektronisch is ondertekend, is het niet meer mogelijk om wijzigingen aan te brengen. Dit is erg belangrijk voor ons, vooral bij documenten zoals specificaties waar niets meer aan veranderd hoeft te worden," beschrijft Martin Rinck. Hij en zijn partners gebruiken meestal de gekwalificeerde handtekening, die bewijst dat een initiator het document heeft ondertekend.

Hiervoor hoeft Rinck alleen de betreffende documenten als PDF te uploaden in d.velop sign en vanuit d.velop sign een e-mail te sturen naar zijn contractpartner. De SaaS-oplossing doorloopt automatisch alle stappen met de ontvanger die nodig zijn. Ook de stappen voor identificatie voor de gekwalificeerde handtekening. "Dit kan 24 uur per dag en ook in het weekend", beschrijft Rinck, "je kunt ook via video geïdentificeerd worden, dit is in drie minuten gebeurd. Ik moet weken wachten op een handtekeningkaart, dat kan ik van geen enkele contractpartner eisen."

Rincks conclusie: "De workflow is veel beter geworden. We hoeven niets meer per e-mail of op papier te versturen. We uploaden adviescontracten of verkoopcontracten als PDF in d.velop sign, voeren het e-mailadres van de ontvanger in, hij ontvangt een bericht en krijgt de instructie om elektronisch te ondertekenen. Dit werkt zelfs op de smartphone. Op deze manier besparen we tijd en proceskosten en de feedback is altijd positief".