Referentieverhaal Kunststoff-Institut Lüdenscheid

Kunststoff-Institut Lüdenscheid gebruikt d.velop pilot om personeelstekort op te vangen met AI.

• 15.000 rapporten digitaal opgeslagen
• Vertrouwelijkheid van klantgegevens gegarandeerd
• Positieve conclusie

Kennis behouden: KIMW gebruikt AI om expertise uit 15.000 testrapporten digitaal toegankelijk te maken

Het Kunststoff-Institut Lüdenscheid (volledige naam: Kunststoff-Institut für die mittelständische Wirtschaft NRW GmbH, KIMW) is een particulier technisch dienstverleningsbedrijf dat in 1988 werd opgericht als uitgebreide service- en onderzoeksafdeling voor de kunststofverwerkende industrie in Zuid-Westfalen. Het instituut is gevestigd in Lüdenscheid, werkt nauw samen met de plaatselijke hogeschool en heeft ongeveer 100 medewerkers in dienst. Deze experts ondersteunen bedrijven in de kunststofindustrie door middel van onderzoek, ontwikkeling, training en adviesdiensten, met speciale aandacht voor storingsanalyse, materiaal- en procesoptimalisatie.

Hoewel KIMW diep geworteld is in de regio Zuidwestfalen, is het bedrijf ook actief op nationaal en internationaal niveau. Zo voert het bijvoorbeeld procesoptimalisatieprojecten en trainingen uit in landen als China, Korea, Canada en de VS.

KIMW: Schadeanalyse vereist uitgebreide expertise

Schadeanalyse is een gespecialiseerd vakgebied dat van groot belang is voor het Kunststoff-Institut Lüdenscheid (KIMW). De experts van het instituut onderzoeken defecte of gebroken onderdelen die klanten opsturen om de hoofdoorzaak van defecten te achterhalen. Een typische vraag die het team probeert te beantwoorden kan zijn: Waarom heeft dit specifieke onderdeel het begeven?

Technische oorzakenanalyse namens klanten

"Dit is niet altijd te wijten aan een fout van de klant", legt Jörg Günther, Managing Director van KIMW Prüf- und Analyse GmbH, uit. "In veel gevallen zijn de problemen productiegerelateerd." De taak bestaat daarom uit het gebruiken van ervaring en het overleggen met technici om vast te stellen waarom bijvoorbeeld een gegalvaniseerd onderdeel een smet heeft ontwikkeld. Kortom, het gaat om het uitvoeren van een technische oorzakenanalyse, het vormen van een hypothese en het proberen deze te valideren. Dit proces vereist vaak uitgebreide expertise, want "soms zoek je naar een naald in een hooiberg".

Fluctuatie bedreigt behoud van kennis

Het KIMW behandelt ongeveer 3.400 van dergelijke processen per jaar. Elk proces wordt afgesloten met een uitgebreid inspectierapport dat waardevolle informatie en inzichten bevat. In dit proces komt echter een belangrijk probleem naar voren: "Door de economische schommelingen veroorzaakt door de pandemie, generatiewisselingen en het aanhoudende tekort aan geschoolde professionals, hebben we te maken met een personeelsverloop dat resulteert in een aanzienlijk verlies van kennis," legt Jörg Günther uit. "Het kost veel tijd om nieuwe medewerkers te werven en op te leiden." Op sommige gebieden is het vervangen van 20 jaar beroepservaring een enorme uitdaging. Het aannemen van nieuw personeel vereist minstens zes maanden of meer training, ondanks een gedegen opleiding.

Sinds 2010 heeft het Kunststoff-Institut alle 15.000 rapporten digitaal opgeslagen.

Om dit probleem aan te pakken, richtte het KIMW zich aanvankelijk op een beter kennisbeheer. "We introduceerden een nieuwe nomenclatuur en andere maatregelen, maar uiteindelijk betekende dit allemaal dubbel werk", zegt Jörg Günther. De kritische vraag, of "pijnpunt", werd: "Hoe kunnen we onze geconcentreerde kennis behouden?" Een belangrijk voordeel voor het KIMW is dat "we sinds 2010 al onze rapporten in digitale vorm opslaan in onze IT-systemen".

DMS en AI gebruiken om kennis te beveiligen

Digitale archiefdocumenten bevatten een schat aan informatie, zoals Jörg Günther goed weet. Hij legt echter uit: "Er zijn ongeveer 15.000 rapporten en het zoeken op trefwoorden met de bestaande tools was nogal inefficiënt." Een gelukkig toeval veranderde alles: "Als Kunststoff Instituut zijn we lid van de vereniging infpro (Instituut voor Productiebehoud). Tijdens een van de Value Creation Days van infpro gaf een bestuurslid van d.velop een lezing die ons inspireerde om onze kennis te archiveren en te benutten met behulp van een document management systeem (DMS) in combinatie met de AI-tool d.velop pilot."

Alle rapporten opslaan in het DMS en AI inhoudsgerichte vragen stellen

"Dat was een geniaal idee", herinnert Jörg Günther zich. "Het was precies de oplossing die we nodig hadden. We konden alle rapporten uploaden naar het DMS en vervolgens de AI inhoudsgerichte vragen stellen, in plaats van alleen maar de gegevens te filteren of sorteren." Het belangrijkste voordeel, merkt hij op, is: "Ik hoef niets met de rapporten te doen. Ik hoef ze niet te beoordelen of te verwerken om ze bruikbaar te maken."

Duidelijk gedefinieerde visie voor toekomstig AI-gebruik bij KIMW

Tijdens het evenement benaderde Günther de spreker van d.velop direct: "We hadden een kort gesprek en later heb ik d.velop opnieuw benaderd om onze specifieke uitdaging te schetsen." Om de doelstellingen voor de geplande AI-implementatie duidelijk te formuleren, stelde Günther een one-pager op met alle gewenste functionaliteiten. "Het team van d.velop waardeerde dit, omdat iemand een duidelijke visie had van wat ze wilden bereiken met hun AI en zelfs een voorgestelde oplossing aanleverde." De samenwerking verliep vanaf dat moment snel.

Hoofdthema: de vertrouwelijkheid van klantgegevens waarborgen

Een cruciaal aspect van de implementatie en een kernvereiste voor het gebruik van de AI was het waarborgen van de veiligheid en vertrouwelijkheid van klantgegevens. "Deze rapporten bevatten gevoelige informatie," benadrukt Günther. "Ze kunnen gedetailleerd beschrijven hoe bedrijf XY een analyse heeft laten uitvoeren om schade YZ te onderzoeken." Het handhaven van strikte vertrouwelijkheid is cruciaal, benadrukt hij. "Het invoeren van zo'n rapport in een AI zoals ChatGPT is uit den boze, omdat er op geen enkele manier een schadeanalyserapport met echte namen online kan circuleren."

d.velop werkt met veel mankracht aan een oplossing voor het Kunststoff-Institut

Om deze zorgen weg te nemen, vroeg het Kunststoff-Institut Lüdenscheid dat het systeem dat de testrapporten beheert en waartoe d.velop pilot toegang heeft, op een volledig geïsoleerd platform zou worden geïnstalleerd, zodat er geen toegang van buitenaf mogelijk was. "d.velop heeft veel middelen, energie en snelheid gestoken in de implementatie van de oplossing", herinnert Jörg Günther zich. Hij geeft toe dat het tempo van het werk van d.velop intern soms moeilijk te evenaren was: "We hebben tenslotte nog steeds de dagelijkse werkzaamheden te beheren."

Spannende startbijeenkomst maakt indruk op KIMW

"We ontvingen onze testtoegang vrij snel," zegt Günther en voegt eraan toe: "Er was één ding dat ik niet had verwacht: Ik was zeer positief verrast door de manier waarop we samenwerkten. We hielden een grote voorbereidende vergadering op locatie en d.velop bracht een heel team mee om precies duidelijk te maken wat we wilden en nodig hadden." Hij vervolgt: "Wat echt indruk op me maakte, was hun aanpak om grondig te evalueren of het wel zin had om ons beoogde doel op de voorgestelde manier na te streven." Günther vat het tevreden samen: "Zulke maatregelen en deze aanpak zijn uitstekend om medewerkers te betrekken en enthousiast te maken voor een project."

d.velop DMS als standalone oplossing voor AI

Sinds enkele weken is de AI-pilot met d.velop live en operationeel. "We besloten om het 12 maanden te testen, maar als we geen voordelen zouden zien, zouden we niet verder zijn gegaan", legt Günther uit. Schadeanalyserapporten worden nu opgeslagen in het d.velop documents document management systeem (DMS), dat uitsluitend wordt gebruikt als een standalone oplossing voor de AI. Het DMS functioneert als een zelfstandig ecosysteem. "We uploaden onze rapporten en het systeem blijft leren." Via de standaard DMS-interface maken gebruikers een voorlopige selectie voordat ze het systeem met behulp van AI bevragen.

AI levert verifieerbare bronnen

Een groot voordeel van de d.velop pilot is de mogelijkheid om bronnen direct te citeren. Dit zijn samenvattingen op basis van geïndexeerde rapporten, zodat het grote taalmodel (LLM) niet simpelweg woorden aan elkaar rijgt of vertrouwt op mogelijk ongeldige bronnen. Hierdoor blijft de AI nauw afgestemd op de beschikbare rapporten. "Zelfs als ik sceptisch ben over een door AI gegenereerd resultaat, kan ik direct doorklikken naar de bijbehorende rapporten. Het is een systeem waar we mee kunnen werken," zegt Jörg Günther. "Degenen die het gebruiken, inclusief nieuwe medewerkers, zijn hooggekwalificeerde personen - chemici, houders van bachelor- en masterdiploma's of zelfs gepromoveerden. Hoewel ze getraind moeten worden in specifieke onderwerpen, zijn ze meer dan capabel om goede beslissingen te nemen," beweert hij. Bovendien kunnen gebruikers proefondervindelijk naar oplossingen zoeken, vooral omdat 90% van de dagelijkse werkzaamheden bestaat uit standaardtaken. "Dit leidt vaak tot oplossingen die misschien niet direct voor de hand lagen," merkt Günther op.

Kunststoff-Institut Lüdenscheid test d.velop pilot voor 12 maanden

Gezien het grote aantal schadeanalyses per jaar, "zou de AI gemakkelijk meerdere keren per dag gebruikt kunnen worden", schat Günther, die het potentieel van AI bij het Kunststoff-Institut für die mittelständische Wirtschaft (KIMW) benadrukt. Dit potentieel wordt nu getest. "We hebben deze maand de betaalde toegang geactiveerd voor een periode van een jaar om het systeem te valideren en rigoureus te testen. Ik ben optimistisch dat ik mijn collega's niet hoef te overtuigen om het te proberen - ze moeten zichzelf overtuigen van het nut," legt Günther uit. Er was geen uitgebreide training nodig om de d.velop pilot te gebruiken. "Het onderliggende systeem is in wezen een zoekfunctie met specifieke filtercriteria."

Visie om de KIMW-database open te stellen voor externe partners

De hoop een oplossing te hebben gevonden voor het efficiënt bewaren en gebruiken van bedrijfskennis is groot. Even sterk is het vertrouwen dat de d.velop pilot zou kunnen slagen. "Ik ben een van die mensen die vaak de vraag krijgt of we al eerder aan een bepaald onderwerp hebben gewerkt en waar de resultaten eventueel opgeslagen liggen. Zolang mensen dat aan mij kunnen vragen, is dat prima. Maar als dat niet meer mogelijk is, gaat er veel kennis verloren, tenzij er tegen die tijd een technologische oplossing is." Jörg Günthers visie op een AI-ondersteunde database groeit met de mogelijkheden die zo'n oplossing hem en het instituut zou kunnen bieden: "Misschien kan dit op een dag worden opengesteld als een digitaal bedrijfsmodel," oppert hij. "Partnerbedrijven en abonnees zouden dan toegang kunnen krijgen tot onze uitgebreide kennis." Het aspect van gegevensbescherming zou echter eerst moeten worden verduidelijkt. Met andere woorden, de documenten zouden geanonimiseerd moeten worden.

Opgebouwde kennis van het Kunststoff Institut is zeer waardevol

Het KIMW heeft herhaaldelijk nagedacht over hoe zijn kennis te commercialiseren. Het idee om het eventueel als boek uit te geven leek echter nooit baanbrekend. "Je kunt tegenwoordig niet veel geld verdienen met boeken," zegt Günther, maar hij voegt eraan toe: "Als ik een uitgebreide kennisdatabase heb die de verzamelde expertise van het Kunststoff Institut van de afgelopen 30 jaar over verschillende gespecialiseerde onderwerpen bevat, dan is dat ongelooflijk waardevol."

Positieve feedback na de eerste weken gebruik

Wat is het eerste oordeel na een paar weken gebruik? "Het is zeker niet zo dat we nu ineens tien keer zoveel omzet genereren of de verwerkingstijden halveren," vat Jörg Günther samen. "Maar de eerste feedback over het werken met de d.velop pilot is consistent positief." Natuurlijk moet de tool zich eerst vestigen in de dagelijkse werkzaamheden, maar "het is relatief nieuw en tot nu toe heb ik er alleen maar goede dingen over gehoord."