Referentieverhaal Julius Berger International

Julius Berger International's reis van d.velop documenten naar een cloudoplossing

• Migratie van gegevens naar de d.velop cloudopslag
• Hostingkosten met 75 procent verlaagd
• Migratie van gegevens naar de cloud verloopt parallel

Met cloud-opslag van d.velop daalden de hostingkosten met 75 procent

Julius Berger International: 12 terabytes aan gegevens gemigreerd in minder dan twee maanden

Julius Berger International GmbH bewaart en archiveert enorme hoeveelheden gegevens. Dit omvat uitgebreide projectdocumentatie, die vaak wordt samengesteld na de voltooiing van bouwplaatsen en meestal bestaat uit talloze gescande documenten. Sinds 2009 beheert het bedrijf zijn grote hoeveelheid gegevens uit Duitsland en Nigeria op locatie met behulp van het documentbeheersysteem (DMS) d.velop documents (voorheen d.3 ecm). Tot voor kort hadden alle medewerkers van het bedrijf online toegang tot deze gegevens via een NetApp-oplossing. "Het werkte uitstekend", zegt Carsten Thielking, hoofd IT-beheer bij Julius Berger International. Maar er was een nadeel.

Gegevensmigratie naar d.velop cloud-opslag

Een andere belangrijke oorzaak van de aanzienlijke kostenbesparingen is de migratie van grote delen van de internationale data van het bedrijf naar de d.velop cloud-opslag. Carsten Thielking, die eerder een leidende rol speelde bij de implementatie van d.3ecm bij Julius Berger International, is van plan om in de komende drie jaar alle gegevens van het DMS naar de cloud te migreren. "Op een gegeven moment realiseerde ik me de noodzaak om van NetApp af te stappen en begon ik gesprekken met d.velop over het onderwerp cloudmigratie", legt hij uit. Er was snel overeenstemming bereikt.

Cloud oplossing van d.velop voldoet aan alle eisen

Aan welke eisen moest de cloudoplossing voldoen? Wat zijn de belangrijkste overwegingen bij het migreren van grote hoeveelheden gegevens naar een ander opslagmedium? "De oplossing mocht geen significant verschil in prestaties laten zien," legt Carsten Thielking uit, "omdat het merendeel van de documenten uiteindelijk in dit langetermijnarchief zou blijven." Daarom was naadloze toegang op elk moment essentieel. De cloud-opslagoplossing van d.velop voldoet gemakkelijk aan deze eis. "Ik merk geen verschil. Alles verloopt soepel en de migratie is perfect verlopen."

DMS en cloudopslag uit één hand bij d.velop

d.velop genoot al veel vertrouwen als bekende, betrouwbare partner. Dit ontsloeg de softwareleverancier echter niet van de verplichting om topprestaties te leveren. Voor Carsten Thielking was het duidelijk dat werken met d.velop veel voordelen zou opleveren. "We wilden overstappen op de cloud en door de cloudopslag van d.velop te introduceren, zou alles onder één dak blijven," legt de IT-specialist uit en benadrukt daarmee een belangrijk voordeel. Hij voegt eraan toe: "Op deze manier kon de overgang naar het opslagmedium onopvallend op de achtergrond plaatsvinden. Het werkte zo soepel als ik had gehoopt."

Gegevensmigratie naar de cloud verloopt soepel op de achtergrond

Over de projectsamenwerking met d.velop zegt Carsten Thielking: "Het was allemaal relatief kleinschalig en geen groot project." De migratie zelf werd uitgevoerd door een collega van d.velop, die hij al bijna 20 jaar kent en "van wie ik weet dat hij altijd goed werk levert." Het project begon met een kickoff meeting, gevolgd door de overgang naar een testsysteem, wat de start van het project markeerde. "Toen dat klaar was en alle tests goed verliepen, gingen we over op het live-systeem. Dat duurde een paar weken. "Ik werd van tijd tot tijd op de hoogte gehouden van de status en uiteindelijk kreeg ik het eindrapport. Dat was het - project voltooid."

Loste incidentele verhogingen van de gegevensbelasting op de server snel op

Het kopiëren van de gegevens zorgde af en toe voor een merkbare gegevensbelasting, wat sommige collega's niet onopgemerkt lieten. "Sommige processen in het systeem duurden langer omdat de server waarop de applicatie draait ook degene is die de opslag beheert," legt Carsten Thielking uit. Hij bracht de getroffen collega's op de hoogte van wat er op de achtergrond gebeurde, want in eerste instantie was niemand op de hoogte. "We hebben gewoon het aantal processen dat gelijktijdig gedurende de dag draaide verminderd," zegt hij. "Toen viel het nauwelijks meer op." Het duurde minder dan twee maanden om 12 terabytes aan gegevens van het testsysteem naar de d.velop cloudopslag te migreren.

Julius Berger International bespaart 2500 euro per maand dankzij de cloud

Het werk zelf is niet veranderd. "Ik merk geen verschil, maar we besparen behoorlijk wat - ongeveer € 2.500 per maand." Bijna niemand weet dat het opslagmedium is veranderd. "Onze CFO, als mijn directe leidinggevende, werd op de hoogte gebracht van het proces en ziet het als zakenman natuurlijk positief in dat we veel geld besparen," merkt Carsten Thielking op. "Voor de rest zijn de meeste mensen zich niet bewust van de verandering - het is niet iets wat je ziet of voelt als gebruiker."

Volgende stap: d.velop documents als cloudoplossing

Verdere samenwerking met d.velop staat vast op de planning. "Ze bieden d.velop-documenten al enige tijd aan als een cloudoplossing", zegt Carsten Thielking en benadrukt bepaalde voordelen. "Het grootste voordeel voor ons is dat we ons geen zorgen meer hoeven te maken over updates en al die dingen waar je altijd mee te maken hebt." De overstap kan momenteel echter nog niet volledig worden geïmplementeerd.

Extra besparingspotentieel door het elimineren van eigen servers

"Ik hoop dat we er minder werk mee zullen hebben," voorspelt hij. Cloudoplossingen bieden verschillende voordelen, zoals "apps die relatief eenvoudig in het systeem kunnen worden geïntegreerd." Financieel zal het waarschijnlijk nog meer geld besparen, "vooral omdat we momenteel alleen al voor dit doel 10 servers in gebruik hebben."