Referentieverhaal De JLU Groep
De JLU-groep
JLU Group - de JLU Group vervangt haar oude digitale archief en kiest voor de introductie van het digitale archief van d.velop AG naast de uitrol van een nieuw ERP-systeem.
De JLU Group heeft zijn wortels in Haiger in de regio Hessen, Duitsland en heeft meer dan 1.200 medewerkers in dienst. Met haar zes bedrijven en 18 dochterondernemingen bedient de JLU Group een groot aantal sectoren en is wereldwijd aanwezig met haar brede aanbod van producten en diensten. Het assortiment omvat bijvoorbeeld technische oplossingen op het gebied van keukeninstallatietechniek, professionele klimtechniek en afvaltechniek en in de productie van rekken, hef- en transportsystemen.
We zijn op zoek gegaan naar een betrouwbare partner die onze eisen van kleine en middelgrote ondernemingen begrijpt.
Martin Dilthey
ERP Project Manager
JLU Group
Projectdoelen
Als onderdeel van de uitrol van een nieuw ERP-systeem werd ook het huidige gebruik van het digitale archief voor documenten met een wettelijke bewaartermijn geanalyseerd. Een grondige beoordeling van de eisen van het bedrijf aan een wereldwijd informatieplatform maakte duidelijk dat het oude archief niet langer aan deze eisen kon voldoen. Na een intensief selectieproces koos het bedrijf voor d.3ecm van d.velop AG.
De eerste stap is het vervangen van het oude archief en het overbrengen van documenten met een wettelijke bewaartermijn naar het nieuwe digitale archief. Door de koppeling met het ERP-systeem beschikt de groep over een uitgebreid digitaal dossierschema. Het maakt het veel gemakkelijker om toegang te krijgen tot relevante informatie. Een andere kleine stap in de totaaloplossing is het optimaliseren van de factuurverwerking. Binnenkomende facturen worden centraal geregistreerd en automatisch gevalideerd en vervolgens doorgestuurd naar het ERP-systeem om goedgekeurd, gecontroleerd en bijgewerkt te worden. Dit maakt de factuurverwerking transparanter en vermindert mogelijke kortingen. Ook worden er technische maatregelen ingevoerd om e-mails met een wettelijke bewaartermijn te archiveren. Een aparte opslagcomponent van de provider NetApp zorgt voor de langetermijnopslag van alle documenten.