Referentieverhaal Grenke AG

Grenke AG migreerde haar bestaande DMS-systeem naar een oplossing op basis van d.velop documenten

• Ongeveer 125 miljoen documenten werden gemigreerd van het oude naar het nieuwe DMS
• De migratie resulteerde in geoptimaliseerde documentworkflows
• 2000 gebruikers in 33 landen

Grenke AG migreert documentbeheersysteem: Succesvolle overgang naar d.velop documenten

Om haar internationale leasing- en factoringactiviteiten te optimaliseren, heeft Grenke AG haar verouderde document management systeem (DMS) geüpgraded naar een nieuwe oplossing van d.velop. Het migratieproces ging gepaard met uitdagingen, zoals het overbrengen van enorme hoeveelheden documenten en het aanpassen aan de technische en organisatorische vereisten van het nieuwe systeem. Dankzij de nauwe samenwerking en managed services van d.velop kon Grenke deze uitgebreide overgang echter met succes voltooien.

Over Grenke

Grenke AG biedt wereldwijd op maat gemaakte financieringsoplossingen in leasing en factoring aan bedrijven. De diensten van het bedrijf zijn met name gericht op het midden- en kleinbedrijf (MKB) en omvatten het leasen van IT-apparatuur, kantoorbenodigdheden en gespecialiseerde hulpmiddelen voor sectoren als de horeca en de gezondheidszorg. Grenke AG is actief in 33 landen, waarbij Europa - met name Italië, Frankrijk en Duitsland - de belangrijkste markten zijn.

Voor Grenke AG is documentverwerking een kritisch aspect van de activiteiten, aangezien documenten de hele leaseworkflow doorlopen - van de eerste aanvraag- en contractfase tot archivering en mogelijk hergebruik. Als beursgenoteerd bedrijf moet Grenke grote hoeveelheden documenten beheren en zorgen voor snelle verwerkingstijden, met name tijdens de jaarlijkse financiële verslaglegging. In deze context is een goed presterend, geïntegreerd DMS essentieel.

Het startschot: Migratie van het bestaande DMS naar d.velop documenten

Het uitgangspunt voor Grenke was verre van ideaal: het vorige DMS, Saperion, had zich in meer dan tien jaar ontwikkeld, maar zonder een systematische documentatie van de functies en workflows. Patric Flick, projectmanager bij Grenke, beschreef het oude systeem als een soort "documentwoestijn", wat het migratieproces nog uitdagender maakte. "Het systeem ontwikkelde zich gedurende 10 tot 15 jaar op een evolutionaire manier en de documentatie was ofwel onvolledig of ontbrak volledig," legde Flick uit. De primaire taak was daarom om de functies van het oude systeem grondig te begrijpen en te analyseren om ze effectief over te zetten naar het nieuwe systeem.

Een bijzondere uitdaging was de enorme hoeveelheid documenten: in totaal moesten 125 miljoen documenten worden gemigreerd van het oude systeem naar het d.velop documents systeem. Het migratieproces was niet alleen technisch veeleisend, maar vereiste ook een nauwgezette planning om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen.

Positieve invloed op bedrijfsprocessen door d.velop documenten

De beslissing om d.velop-documenten in te voeren bleek zeer gunstig te zijn voor Grenke AG. Het nieuwe systeem zorgde voor een betere integratie van documentbeheer in de bestaande lease- en factoringprocessen, waardoor deze processen efficiënter en beter traceerbaar werden. "D.velop documents heeft een verbetering van de documentverwerking mogelijk gemaakt op bijna alle gebieden van het bedrijf", benadrukt Christian Popp, Vice President Digital bij Grenke AG.

Er werd speciale aandacht besteed aan het aanvraagproces: documenten worden hier gearchiveerd en vaak hergebruikt. Als beursgenoteerd bedrijf heeft Grenke ook specifieke eisen voor documentverwerking, vooral voor financiële kwartaal- en jaaroverzichten, waarbij grote hoeveelheden documenten moeten worden verwerkt en geconsolideerd. "Onze documentvolumes zijn enorm en met d.velop documents kunnen we ze beter beheren en het overzicht behouden," voegt Christian Popp toe.

d.velop documents heeft de documentverwerking in bijna alle bedrijfsafdelingen verbeterd.

Christian Popp,
Vice President, Grenke AG

Transformeren van documentbeheer: Grenke's reis met d.velop

In de volgende video spreekt John Rockliffe, Pre Sales Manager voor d.velop, met Thomas Kronawitterer, Hoofd Data-Driven Applications and Services bij Grenke. Ze bespreken de snelle groei van Grenke en de uitdagingen met hun verouderde IT-infrastructuur voordat ze in zee gingen met d.velop.

Thomas benadrukt het belang van integratie, automatisering en het gebruik van gegevens in hun documentbeheerprocessen. Ondanks de aanvankelijke onboarding uitdagingen bleek de samenwerking met d.velop succesvol, wat leidde tot een verschuiving naar continue verbetering en een cloud-first strategie.

Complexe uitdagingen tijdens de projectlevenscyclus

Gedurende het project ontstonden er verschillende uitdagingen die vroegen om creatieve oplossingen. Toen Christian Popp in 2019 bij Grenke AG kwam werken, stond de vervanging van het oude DMS al op de agenda, zij het voornamelijk vanuit een technisch perspectief. "Ons doel was om de scope te verbreden en ook de bedrijfsprocessen te verbeteren. De migratie was niet alleen technisch veeleisend, maar vereiste ook een geconsolideerde processtructuur", legt Christian Popp uit.

Drie dimensies bleken bijzonder uitdagend: Ten eerste, het migreren van een "hardcore legacy" applicatie met minimale documentatie. Ten tweede het overbrengen van miljoenen documenten naar een nieuw systeem. Ten derde, het integreren en verenigen van bedrijfsprocessen in 33 landen. Er moest rekening worden gehouden met specifieke vereisten en workflows voor elk land en deze moesten worden opgenomen in het nieuwe systeem.

Patric Flick voegt hieraan toe: "Het oude DMS was een lokaal geïnstalleerde applicatie, terwijl d.velop documents werkt als een webgebaseerde oplossing. Dit betekende een grote aanpassing voor de gebruikers." Het feit dat het systeem werd gebruikt door ongeveer 2.000 gebruikers in 33 landen, in combinatie met het gebrek aan interne workflowdocumentatie, vereiste aanzienlijke inspanningen om de processen te consolideren en de nieuwe workflow voor factuurverwerking te implementeren.

Succesvolle lancering en een uitdagende overgang

De uitrol van het nieuwe systeem verliep in twee fasen. De eerste fase - het verwerken van inkomende facturen in de niet-leasesector - verliep soepel. De workflow voor d.velop-documenten functioneerde vlekkeloos zonder noemenswaardige complicaties. Negen maanden later volgde de overgang van leasing- en factoringprocessen, die complexer en resource-intensiever bleken te zijn. Tijdens deze fase deden zich prestatieproblemen voor. Van augustus tot het einde van het boekjaar werd het project voortdurend aangepast en geoptimaliseerd.

Ondersteuning van d.velop managed services

Tijdens deze kritieke fase bleken de managed services van d.velop een reddingslijn. Voorheen moest Grenke elk technisch probleem via een ticketingsysteem aanmelden, wat vaak tot vertragingen leidde vanwege wisselende contactpersonen. De introductie van d.velop managed services heeft dit proces echter fundamenteel veranderd. "We hadden nu een toegewijde contactpersoon die alle technische vragen afhandelde en de interne d.velop resources coördineerde," zegt Patric Flick. "Hierdoor konden we veel efficiënter werken en sneller reageren op uitdagingen."

Christian Popp benadrukt ook de voordelen van de managed services van d.velop: "We hadden in het verleden gemengde ervaringen met managed services, maar d.velop maakte indruk op ons met hun 24/7 ondersteuning en ervaren team." Deze ondersteuning was van onschatbare waarde tijdens stressvolle periodes zoals de jaarafsluiting.

De jaarafsluiting als test van het systeem

Als beursgenoteerd bedrijf wordt Grenke geconfronteerd met extreem hoge eisen als het gaat om jaarrekeningen. Binnen een paar weken moeten de afzonderlijke jaarrekeningen van alle 33 nationale dochterondernemingen worden geconsolideerd - een proces dat een enorme hoeveelheid gegevens met zich meebrengt en snelle reactietijden vereist. Dankzij de nauwe samenwerking met d.velop en hun managed services werd de jaarafsluiting op tijd en zonder technische storingen voltooid. "Het voltooien van de jaarafsluiting op schema was een opmerkelijke prestatie - het zou niet mogelijk zijn geweest zonder de ondersteuning van d.velop," benadrukt Christian Popp.

Samenwerking op ooghoogte

De sterke samenwerking tussen Grenke en d.velop bleek een belangrijke succesfactor voor het project. Patric Flick benadrukt de oplossingsgerichte samenwerking en de betrouwbaarheid van het d.velop team: "In zo'n kritieke situatie heb ik zelden zo'n goede samenwerking meegemaakt. Onze contactpersoon ondersteunde ons consequent bij het vinden van oplossingen en zorgde ervoor dat het systeem op het juiste moment klaar was voor gebruik." Christian Popp benadrukt dat de immense druk aan beide kanten niet werd doorgegeven aan het operationele niveau, waardoor teamleden rustig aan de oplossingen konden werken. "Het is niet vanzelfsprekend dat zo'n coöperatieve aanpak wordt gehandhaafd in een crisissituatie," voegt hij eraan toe.

Een gedeelde toekomst vol potentieel

De migratie van het DMS betekende een cruciale stap voor Grenke op weg naar digitalisering en procesoptimalisering. De succesvolle afronding van het project toonde het cruciale belang aan van betrouwbare samenwerking - vooral tijdens perioden van transformatie. "Onze doelen zijn ambitieus", zegt Patric Flick. "We willen onze winst binnen de komende twee jaar verdubbelen. Dit zal onvermijdelijk leiden tot een toename van het documentvolume. We hebben er alle vertrouwen in dat d.velop ons zal ondersteunen bij het aangaan van deze uitdagingen."

Voor de toekomst zijn er plannen om het D3-systeem verder te integreren in de infrastructuur van Grenke en het te koppelen aan extra toepassingen naast de bestaande interfaces. "De samenwerking in de afgelopen tweeënhalf jaar was uitzonderlijk en we kijken ernaar uit om verdere projecten aan te gaan met d.velop en samen succes te boeken," besluit Patric.