Referentieverhaal Gerry Weber International AG

Gerry Weber International AG vertrouwt op d.velop sign voor contractbeheer en digitale ondertekening.

Digitale goedkeuring van onkosten duurt minuten in plaats van een hele week

Gerry Weber International AG: naadloos werken op het d.velop cloudplatform

Gerry Weber International AG, opgericht in 1973, is een van de bekendste Duitse modebedrijven in "Women's Modern Classic Mainstream", met het hoofdkantoor in Halle, Westfalen. Het bedrijf heeft momenteel wereldwijd 2.200 mensen in dienst, waarvan ongeveer 400 op het hoofdkantoor. Gerry Weber genereert een jaarlijkse omzet van ongeveer 300 miljoen euro (jaarverslag 2020) via haar primaire verkoopkanalen, bestaande uit haar eigen kantoorvakhandel, groothandel en e-commerce.

Gerry Weber AG wil bedrijfsprocessen digitaliseren

Een belangrijke vuistregel voor digitalisering is dat iedereen die serieus overweegt om processen in zijn bedrijf te digitaliseren, holistisch moet denken en geïsoleerde oplossingen moet vermijden. De Gerry Weber Group volgt deze aanpak consequent. Om haar digitale doelen te bereiken heeft de modegroep de steun van een betrouwbare partner. Het bedrijf is nauwgezet in het digitaal implementeren van zoveel mogelijk bedrijfsprocessen met behulp van de beste oplossingen en het continu vervangen van bestaande oplossingen zonder onderbreking.

Inefficiënte workflows vervangen

De reden om consequent te vertrouwen op digitale workflows: Veel van de conventionele processen waren niet langer optimaal op het gebied van tijdbeheer, foutpreventie en kostenefficiëntie. Bovendien was het goedkeuringsproces van de kosten voor verbetering vatbaar.

Kostentoepassingen in Excel-spreadsheets wekelijks afgetekend

"De kostendeclaraties voor elke afdeling werden in een aparte Excel-spreadsheet ingevoerd. Corporate Sourcing gaf ze vervolgens één keer per week vrij", zegt Patrick Kühnast, coördinator van Shared Services & PMO bij Gerry Weber, over de starheid van deze voorbeeldige workflow. In wezen was er een hoog niveau van interne coördinatie, maar geen transparant overzicht van open processen en kosten.

Corporate Sourcing triggert digitalisering

"In operationele zaken is een week een lange tijd wanneer rekeningen moeten worden betaald", zegt Patrick Kühnast. Bij Gerry Weber was het de afdeling corporate sourcing, d.w.z. centrale inkoop, die uiteindelijk de aanzet gaf tot diepgaande digitaliseringsinspanningen binnen het bedrijf.

Ontdekt door internetonderzoek

"In deze context werd prioriteit gegeven aan het digitaliseren van contractbeheer en het goedkeuren van kosten. Hiervoor moesten we een partner vinden", legt Patrick Kühnast de eerste stap uit. "Via internetonderzoek kwamen we bij d.velop terecht."

Gesprekken met Gerry Weber

In de beginfase waren uitgebreide gesprekken met d.velop cruciaal. "We waren niet alleen op zoek naar een partner met expertise op het gebied van inkoopprocessen, maar ook naar een veelzijdige partner om op andere gebieden mee samen te werken", vervolgt Patrick Kühnast. "We wisten niet zeker of d.velop daaraan kon voldoen."

"Wat ons overtuigde van d.velop was de veelzijdigheid en het feit dat er buitengewone oplossingen werden geboden. We waren ook blij met het platformconcept, dat een centrale interface biedt waarop we tal van zaken kunnen afhandelen, zoals goedkeuring van kosten, contractbeheer, enz. Veel dingen zijn al direct beschikbaar bij d.velop en voor de vereisten van Gerry Weber hebben we een partner die ze voor ons implementeert."

Patrick Kühnast, coördinator Shared Services & PMO bij Gerry Weber

Gerry Weber eist digitale processen

d.velop kreeg de opdracht, onder enkele randvoorwaarden: "Een resourcebesparende en snelle implementatie, doorlopende digitale processen van aanvraag tot ondertekening die gebruiksvriendelijk is voor eindgebruikers", geeft Marco Doods, Account Manager Retail bij d.velop aan.

Contractbeheer en goedkeuring van kosten

De eerste twee projecten waren gericht op het digitaliseren van contractbeheer en het goedkeuringsproces van kosten. De doelstellingen waren duidelijk gedefinieerd: het beheer van alle bedrijfscontracten centraliseren, proactieve vooruitgang inbouwen, deadlines aanhouden en digitale automatisering implementeren. Bij het goedkeuren van kosten moeten de aanvraag, beoordeling en goedkeuring van investeringsprojecten binnen een afdeling worden geregeld totdat ze zijn goedgekeurd. Daarnaast zou het proces sneller en transparanter moeten zijn en vragen moeten beantwoorden als: Welke aanvragen zijn in behandeling? Waar bevinden ze zich in het goedkeuringsproces? Hoeveel aanvragen zijn er in behandeling?

Beperkte middelen vragen om cloudoplossingen

Voor beide gebieden gold het volgende: Ze moesten consistent digitaal zijn en vrij van mediabreuken. "Omdat de klant maar een paar resources aan de IT-kant kon leveren, werd al snel duidelijk dat een on-premise oplossing niet praktisch zou zijn", zegt Marco Doods. "Bovendien moest het project zo snel mogelijk worden geïmplementeerd, wat weer loont voor een cloudoplossing." En zo'n oplossing, zegt Patrick Kühnast, "wordt essentieel."

d.velop Places Vertrouwen in Partner alphaflow GmbH

Om aan alle eisen van Gerry Weber te voldoen, vertrouwde d.velop voor dit project op de expertise van het partnerbedrijf alphaflow GmbH. Met het d.velop cloud platform als basis, moeten alphaflow apps dienen als interface voor gebruikers. d.velop beschrijft zichzelf als een document management systeem (DMS) en de elektronische handtekening moet dienovereenkomstig worden geïntegreerd.

Uitvoering subproject

Het eerste deelproject duurde vijf maanden en omvatte contractbeheer, goedkeuring van kosten en elektronische ondertekening. Het begon met een kickoff-evenement, waarbij een prototype werd gepresenteerd en medewerkers werden ingewerkt. Verder werden er in een voortschrijdend proces aanpassingen gedaan aan de oplossingen. "We hielden vanaf het begin wekelijkse vergaderingen met d.velop, waarbij we taken in afzonderlijke sprints vergeleken en implementeerden", herinnert Patrick Kühnast zich.

Sfeer "geweldig" tijdens de projectfase

Patrick Kühnast beschrijft de sfeer als geweldig: "Iedereen was super geduldig, vooral in het begin. Toen het project begon, waren we het meteen met elkaar eens, het was heel constructief en heel leuk. Vandaag de dag nog steeds." Ook de sfeer bij d.velop werd positief herinnerd. "De communicatie en samenwerking tussen ons, alphaflow en Gerry Weber was altijd heel harmonieus", somt Marco Doods op.

De waarde van digitale oplossingen

Natuurlijk waren er critici voor de eerste grote veranderingen. "Maar de toegevoegde waarde die het nieuwe hulpmiddel voor iedereen had, trok mensen snel over de streep." Er werd besloten om de digitale tools meteen in te voeren, in eerste instantie op twee afdelingen. Van daaruit werd de nieuwe technologie geleidelijk binnen het bedrijf uitgerold.

Training bij Gerry Weber onafhankelijk uitgevoerd

Na de implementatie van de digitale softwareoplossingen volgde interne training. "We hebben het zelf gedaan. Er was een klein projectteam waarmee we zelf de juiste trainingsoplossing voor Gerry Weber hebben uitgewerkt", onthult Patrick Kühnast. "De key users die betrokken waren bij de planning hebben ook onze collega's getraind." Daarnaast werden er zelfstandig instructies geschreven en intern gecommuniceerd om een leerplatform te creëren.

Toepassingen voor tijdbeheer

De eerste projecten zijn succesvol geïmplementeerd. Naast contractbeheer en kostengoedkeuring verlopen aanvragen voor bedrijfswagens en projectaanvragen nu naadloos digitaal, tot en met de ondertekening van de relevante documenten. Was het de moeite waard? Op welke gebieden zijn de verbeteringen het grootst?

Optimale timing bij Gerry Weber

"We plukken nu al de vruchten van de tijdsbesparing bij het goedkeuren van de kosten", vertelt Patrick Kühnast enthousiast en geeft een voorbeeld: "Voorheen duurde het goedkeuren van de kosten minimaal zeven dagen, omdat de Excel-lijst maar één keer per week werd bekeken. De goedkeuring van de kosten is cruciaal voor de inkoper. Nu, met het huidige systeem, kan goedkeuring als het dringend is binnen vijf minuten op dezelfde dag worden verleend." Hij is van mening dat het goedkeuren van de kosten de grootste vooruitgang is geweest.

De positieve veranderingen zijn ook zichtbaar in contractbeheer:

"Samen met alphaflow hebben we een centrale basis kunnen creëren bij Gerry Weber International AG die ervoor zorgt dat alle contracten daar worden ingevoerd en opgevolgd. Daarnaast hebben we ook 'the last mile' kunnen implementeren met de handtekening, in die zin dat alle contracten ook digitaal worden ondertekend zonder mediapauzes."

Marco Doods, accountmanager detailhandel bij d.velop

Werken op afstand is een integraal onderdeel over de hele linie

Andere voordelen van de digitale wereld van werk zijn ook op andere gebieden duidelijk geworden. "Door Corona werd werken op afstand over de hele linie geïntroduceerd en de cloudoplossing is daar natuurlijk ideaal voor. Collega's zitten in hun thuiskantoor en kunnen op elk moment overal bij."

Projectbeheer bij Gerry Weber verloopt volledig via Smenso

Daarnaast is er de managementtool van Smenso, een andere partner van d.velop. Het hele projectmanagement bij Gerry Weber loopt nu via Smenso Cloud, dat natuurlijk kan worden geïntegreerd in het d.velop platform.

Nieuwsgierig?
Laat je vrijblijvend adviseren door onze signature experts, of test d.velop sign zelf!