Geiger

Over Geiger BDT GmbH

Al meer dan 40 jaar adviseert geiger BDT GmbH uit Bergisch Gladbach belastingadvieskantoren over IT en strategische vraagstukken. Belastingadviseurs kunnen hun volledige IT uitbesteden aan geiger. Met individuele IT-oplossingen zorgt geiger ervoor dat zijn klanten zich volledig op hun eigenlijke werk kunnen concentreren.

De diensten worden goed ontvangen: Van 2008 tot 2018 vertienvoudigde het bedrijf onafgebroken zijn omzet. Voor inmiddels zo'n 700 belastingadvieskantoren vormt geiger het hart van het IT-landschap, nog eens 600 advocatenkantoren werken op onregelmatige basis nauw samen met de dienstverlener in strategieprojecten. Waar vroeger 18 medewerkers in dienst waren, zijn er nu meer dan 110 medewerkers in loondienst.

Dit heeft een niveau bereikt dat andere werkprocessen noodzakelijk maakte: "Processen veranderen snel naarmate de taken toenemen", zegt Alexander Haunschild, hoofd verkoop bij geiger, "we konden niet meer in dezelfde mate op ons geheugen en onderbuikgevoel vertrouwen als voorheen". Je hebt ook een systeem nodig dat je onderweg kunt gebruiken.

Een combinatie van het CRM-systeem Salesforce en het documentbeheersysteem d.3ecm van d.velop AG bleek al snel de ideale oplossing. En dit is hoe het afliep:

Door onze snelle groei ontstond er intern een versnipperd softwarelandschap. Als onderdeel van de consolidatie van deze structuren was een leidend systeem voor ons belangrijk. Dit hebben we gevonden met Salesforce. d.3ecm kan worden geïntegreerd in Salesforce en vormt zo de ruggengraat van het centrale zenuwstelsel van het bedrijf.
Alexander Haunschild, Hoofd Verkoop bij geiger BDT GmbH

Een alternatief voor de opslagkosten van Salesforce

"We hadden een lappendeken in het softwarelandschap," zegt Alexander Haunschild, "daar wilden we vanaf." Voor sommige processen moesten medewerkers veel verschillende systemen en applicaties gebruiken. Alleen al voor de onboarding van een nieuwe klant moesten medewerkers tot wel vier programma's gebruiken. Veel hiervan werkte alleen handmatig of via e-mail.

De wens was om dit gefragmenteerde IT-landschap te verlaten en over te stappen op een uniform systeem. Dit systeem moest niet alleen digitale documenten kunnen beheren, maar ook digitale processen en workflows mogelijk maken. Na een korte oriëntatiefase besloten de IT-specialisten Salesforce te gebruiken. Dankzij het moderne CRM-systeem kreeg geiger de "lappendeken" onder controle.

Maar de installatie van Salesforce had ook nadelen. Alle gegevens zoals documenten, technische documentatie, contracten en correspondentie met klanten hadden in Salesforce opgeslagen moeten worden. Haunschild: "Maar omdat de opslagkosten voor Salesforce exorbitant duur zijn, zaten we met het probleem dat onze workflows e.d. wel in Salesforce draaien, maar de benodigde informatiedragers zoals PDF-bestanden, klantmails e.d. daar uit kostenoverwegingen niet konden worden aangeboden."

Documentbeheersysteem gemaakt in Gescher

"d.velop AG is 'made in Gescher'", zegt Haunschild, "het heeft zeer veel ervaring in de markt en is een door de eigenaar geleid bedrijf. We besteden veel aandacht aan consistentie, daarom beviel het ons meteen". d.velop kan ook scoren met de scope van de services van het document management systeem d.3ecm bij geiger.

"Met behulp van de ingenieuze integratie van de d.3ecm in Salesforce konden we de hoge opslagkosten oplossen", beschrijft Haunschild, "alle relevante functies van de d.3ecm sluiten naadloos aan op de gebruikerservaring van onze Salesforce-gebruiker, zodat hij intuïtief met de software kan werken zonder met aparte applicaties te hoeven leren omgaan". geiger schat ook in dat handmatige gegevensoverdracht niet langer nodig is, waardoor de kans op menselijke fouten afneemt. Alle benodigde informatie is voor een medewerker beschikbaar in zijn leidende systeem (Salesforce).

Technologisch gezien slaat geiger de enorme hoeveelheden gegevens nu niet op in de dure Salesforce-opslag, maar in de d.velop-database. Haunschild: "We hebben het over een hybride cloudarchitectuur waarin we de voordelen van beide werelden combineren, namelijk on-premise en public cloud."

Gebruiken: Meer tickets per week verwerken

Geiger is van mening dat als een gebruiker verschillende programma's moet bedienen, hij dat beter onbewust kan doen. "d.3ecm in combinatie met de Salesforce-integratie voldoet precies aan deze verwachting," zegt Haunschild. Naast de structurele argumenten zoals de cloudstrategie en de goede bruikbaarheid, overtuigde d.3ecm Geiger met functies die de dagelijkse werkroutine eenvoudiger maken.

Het beheer van digitale documenten vormt de kern van de service. Serviceverzoeken en hun administratie, supportaanvragen, contractwijzigingen en alle gegevens van een ticket, evenals e-mails, tekeningen, diagrammen en PDF's zijn allemaal beschikbaar in d.3ecm en zijn ook mobiel beschikbaar voor alle medewerkers.

Voor gebruikers voelt het alsof ze een proces in Salesforce hebben gemaakt. Fysiek bevinden de gegevens zich in d.3ecm. Geiger kan nu alle informatie die relevant is voor de service opvragen via het documentbeheersysteem van d.velop AG. Het systeem laat zien welke processen op dit moment relevant zijn en wie wat aan het verwerken is. Voorbij zijn de tijden waarin Geiger moest vertrouwen op lange, verwarrende e-mailketens, waarin mogelijk zelfs een bijlage ontbrak.

Het resultaat, zegt Haunschild: "We besparen tijd en zenuwen en daar profiteert in de eerste plaats de klant van. Alleen al door de informatie beter te bewaren, gemakkelijker te archiveren en toegankelijker te maken. De klant merkt dat alles strakker, nauwkeuriger en beter georganiseerd verloopt. Informatie komt sneller op de plaats waar het nodig is. Zo kunnen we meer tickets per week verwerken."

Gebruiker hoeft alleen in Salesforce-logica te denken

d.3ecm zelf draait op de servers van geiger en kon snel worden geconfigureerd. "geiger kon binnen twee weken live gaan", beschrijft Dennis Reese, productmanager bij d.velop AG. Alexander Haunschild bevestigt dit: "De interface en de integratie werden in zeer korte tijd opgezet, alsof het in een mum van tijd was gebeurd".

De gebruikersinterface is gebaseerd op de huidige taken. "De d.3ecm toont contextgerelateerde informatie, projecten en documenten binnen de Salesforce-interface. In elk geval diegene die zinvol zijn."

Dit betekent dat de gebruiker alleen in Salesforce-logica hoeft te denken. Optimale gebruiksvriendelijkheid van software is een punt dat steeds belangrijker wordt naast de omvang van prestaties en functies. Het is niet voor niets dat producten die zo intuïtief en begrijpelijk mogelijk zijn in hun gebruiksvriendelijkheid zo commercieel succesvol zijn. Voorbeelden hiervan zijn Apple, Google en de Adobe softwarefamilie.

"De voordelen zijn duidelijk", zegt Ozan Sevinc, Business Partner Manager bij d.velop AG, "de gebruiker hoeft geen nieuw tabblad meer te openen, geen tweede venster, geen parallelle structuur". Gebruikers kunnen per dag ongeveer twee uur werktijd besparen die ze anders aan het zoeken naar informatie zouden hebben besteed.

d.3ecm breidt functionaliteiten van Salesforce uit

Met d.3ecm kunnen Salesforce-gebruikers documenten doorzoeken via full text search. Bij het archiveren voorziet d.3ecm de documenten automatisch van trefwoorden. Bovendien zorgt het voor een schone en controleerbare archivering met procesoptimalisatie en digitale workflow. Alle diensten van d.3ecm kunnen worden weergegeven in Salesforce.

Na de installatie hadden de geigermedewerkers slechts enkele uren nodig om te wennen aan de werking van alle elementen. Servicemedewerkers kunnen nu een foutnummer opzoeken via full text search en zien of een collega deze fout al eerder heeft opgelost. Haunschild: "d.3ecm behoort tot het centrale zenuwstelsel van het bedrijf."