Referentieverhaal Dol op tassen

FOND OF Bags verkort de verwerkingstijd van facturen drastisch met d.velop DMS.

FOND OF BAGS GmbH

Met 240 werknemers in het hoofdkantoor in Keulen en productiepartners in Vietnam produceert FOND OF GmbH rugzakken, schooltassen, kleding en accessoires. Naast de kwaliteit en het design van hun producten, legt het bedrijf ook veel nadruk op duurzaamheid. Veel van de producten van het bedrijf zijn bijvoorbeeld gemaakt van gerecyclede PET-flessen. FOND OF is ook lid van de Fair Wear Foundation, die als missie heeft de arbeidsomstandigheden op productielocaties te onderzoeken en systematisch te verbeteren. Veel onderdelen die worden gebruikt in de rugzakken zijn bluesign gecertificeerd, een keurmerk voor duurzaam geproduceerd textiel, en voldoen dus aan de hoogste normen op het gebied van milieubescherming en chemisch beheer. In 2016 ontving het bedrijf de Duitse duurzaamheidsprijs.

FOND OF verenigt zeven merken onder één dak, zoals het label "Affenzahn", een lifestylemerk met tassen en rugzakken voor één- tot vijfjarigen. Onder het merk "Aevor" produceert FOND OF rugzakken, tassen en accessoires voor een creatieve en dynamische doelgroep, terwijl het merk "Salzen" aktetassen en reisbagage biedt, waarvan sommige zelfs van leer zijn gemaakt. Het concept is een succes op de markt, maar het betekent ook veel administratief werk, met name voor het verwerken van inkomende facturen op de financiële afdeling. FOND OF ontvangt ongeveer 150 brieven per dag, die allemaal geopend, geregistreerd, correct doorgestuurd en verwerkt moeten worden.

Papieren facturen: "We wilden dat vereenvoudigen"

"Het was een extreem tijdrovend, handmatig proces", beschrijft Tobias Kaus, software- en IT-expert bij FOND OF. En dan hebben we het alleen nog maar over de papieren facturen, waarvan FOND OF er op piekmomenten wel 100 per dag ontvangt: "Elke factuur moest worden afgestempeld. Elke factuur werd door het hele kantoor gesleept voordat hij op de financiële afdeling werd verwerkt. Er waren minstens vier tot vijf mensen betrokken bij het hele proces. Met een verwerkingstijd van vijf tot tien minuten per factuur, kan dat gemakkelijk oplopen tot meerdere manuren."

Zoveel papier was nauwelijks verenigbaar met het idee van duurzaamheid dat FOND OF voorstaat. Volgens Kaus: "Het schokte me hoeveel dienstverleners en partners nog steeds afhankelijk zijn van papier. Dat wilden we vereenvoudigen." De oplossing was het creëren van een documentbeheersysteem, waarmee personen die verantwoordelijk zijn voor facturen deze sneller in het systeem kunnen openen. Als bijkomend voordeel zijn sinds de invoering van het nieuwe systeem steeds meer leveranciers van het bedrijf overgestapt op digitale facturen, waardoor het hele proces duurzamer is geworden.

Het onderwerp duurzaamheid is stevig verankerd bij FOND OF, dat een eigen Corporate Responsibility-team heeft dat werkt aan een breed scala van onderwerpen op dit gebied. De term "maatschappelijk verantwoord ondernemen" verwijst naar de verantwoordelijkheid die veel bedrijven nemen voor de sociale en ecologische effecten van hun bedrijfsactiviteiten.

Julian Konrads van het Corporate Responsibility-team beschrijft het zo: "Iedereen moet zich ervan bewust zijn dat hij verantwoordelijkheid draagt voor zijn eigen consumptie. Wij willen mensen op hun verantwoordelijkheid wijzen en tegelijkertijd de oplossing bieden. FOND OF wil zijn steentje bijdragen aan duurzaamheid."

Digitalisering - naar een papierloos kantoor

Er zijn veel leveranciers die bedrijven helpen bij de overgang naar een papierloos kantoor. FOND OF maakte al gebruik van Microsoft Dynamics NAV, de standaardsoftware voor ERP-systemen, wat de naam is voor software die mensen ondersteunt bij het plannen en gebruiken van middelen in een bedrijf. Het was daarom vanaf het begin duidelijk dat het DMS een gestandaardiseerde interface moest hebben met Microsoft Dynamics NAV.

In de zoektocht naar een leverancier van oplossingen kwam Kaus op advies van een partner al snel uit bij d.velop AG, omdat hun d.3ecm software de archivering van alle zaken en zaakdocumenten uit het Microsoft-systeem ondersteunt. d.3ecm archiveert bijvoorbeeld automatisch inkomende orders en facturen en slaat de documenten op in een klant- of leveranciersdossier, waartoe medewerkers toegang hebben vanuit decentrale locaties.

Eerste stap: een digitale workflow ontwerpen

Fond Of leerde het d.3ecm systeem van d.velop AG kennen via zijn partner Documentus. De installatie, installatie en het projectmanagement werden verzorgd door Paperless-Solutions GmbH uit Keulen, een Platinum Partner van d.velop AG.

Voor bedrijven is de eerste stap naar een papierloos kantoor vaak een abrupte verandering, waarbij werknemers extra tijd nodig hebben om zich het nieuwe systeem eigen te maken en eraan te wennen. Voor Udo Prell, Managing Director bij Paperless-Solutions GmbH, is deze omwenteling een normaal onderdeel van zijn dagelijks werk: "FOND OF had twee belangrijke eisen: digitaal dossierbeheer en digitale boekhouding."

"Paperless heeft in een vroeg stadium met ons samengewerkt om een mogelijke workflow te ontwikkelen op basis van onze interne processen", zegt Tobias Kaus. "Het is in sommige gevallen niet zo triviaal als je zou denken." Inkomende facturen worden geclassificeerd met behulp van algoritmes en vervolgens automatisch geregistreerd door het systeem. Een autorisatie- en rolconcept bepaalt ook de criteria voor het goedkeuren van een factuur en wie de goedkeuring mag geven. Een workflow bepaalt uiteindelijk de volgorde van het proces. In een voorbeeld workflow kan een document worden ingescand of digitaal worden verzonden naar de afdeling inkomende facturen, waar het vervolgens naar pre-accounting gaat. Daarna moet de factuur worden gecontroleerd voordat deze wordt vrijgegeven voor boeking.

Tekstherkenning zet gedrukte tekst om in digitale tekst

Digitaal dossierbeheer betekent ook dat zodra het d.3ecm systeem een order of factuur heeft vastgelegd, medewerkers de gedigitaliseerde documenten in het systeem moeten kunnen doorzoeken op trefwoorden. De software maakt gebruik van optische tekenherkenning om gedrukte tekst om te zetten in digitale tekst.

"Sommige bedrijven krijgen 3000 brieven per dag", zegt Prell. "Dat is een hoop druk. Gedigitaliseerde documenten verkorten de verwerkingstijd, vereenvoudigen procedures en workflows, verlagen de proceskosten en besparen geld."

De scan- en classificatiesoftware detecteert bijvoorbeeld het ordernummer en leest de factuurkop, voettekst en regelitems uit. De software controleert de factuur op plausibiliteit, herberekent de bedragen en rapporteert eventuele afwijkingen.

Hoe implementeer je de nieuwe software zo soepel mogelijk?

In de tweede stap naar een papierloos kantoor werkten Paperless en FOND OF samen om dossiers over te zetten van het ERP-systeem naar het nieuwe documentbeheersysteem en ze te archiveren. Vanaf de kick-off duurde het slechts twee maanden voordat het systeem onder echte omstandigheden werd gebruikt; het hielp natuurlijk dat ze met slechts basisfuncties begonnen: "We wilden niet meteen voor de maan schieten," herinnert Tobias Kaus zich.

FOND OF maakt veel gebruik van agile processen, waardoor de implementatie van d.3ecm heel soepel verliep: "Het was ongecompliceerd en heeft ons helemaal niet beperkt," beschrijft Kaus. "Alles wat we wilden, werd heel snel geïmplementeerd en we hebben nog steeds de luxe van onze eigen softwareontwikkelaars. Het was belangrijk voor ons om een systeem te hebben waarin we onze eigen aanpassingen konden maken."

Sleutelgebruikers: het geheim voor een vlotte start

Aanvankelijk werkten er bij FOND OF slechts een paar hoofdgebruikers met het nieuwe systeem. De taak van deze hoofdgebruikers, die later als multipliers zouden dienen, was om te testen hoe effectief de nieuwe functies waren. Volgens Kaus: "In het begin waren er een brand manager, twee mensen van de financiële afdeling, ikzelf en een ontwikkelaar, plus collega's van inkoop en logistiek."

Vier weken voordat de software live ging, verhoogden FOND OF en Paperless het aantal testgebruikers. De ontwikkelaars corrigeerden fouten snel, zodat de volgende testronde meteen van start kon gaan. Paperless trainde de medewerkers van FOND OF gedurende twee dagen van elk drie uur, in kleine groepen van maximaal 15 deelnemers volgens het "train de trainer"-principe. Volgens Kaus: "Dit heeft onze dagelijkse werkzaamheden niet belemmerd."

Nieuw systeem bespaart tijd en zenuwen - en verhoogt de productiviteit

"We gebruiken het systeem zeer actief en intensief", zegt Tobias Kaus over het huidige gebruik van d.3ecm. "De kwaliteit van het facturatieproces is enorm verbeterd. We hoeven niet langer te zoeken naar facturen en de toewijzing van kostenplaatsen is nu traceerbaar en transparant." Dit helpt FOND OF "tijd en zenuwen te besparen", volgens Kaus, omdat "de toegangstijden nu korter zijn. Op microniveau betekent dit dat we niet meer door het kantoor hoeven te rennen en iedereen hoeven te vragen."

In de toekomst wil FOND OF nog meer processen en documenten digitaliseren met d.3ecm, bijvoorbeeld de onkostenrekeningen van verkoopmedewerkers die vaak onderweg zijn. Ze willen ook de bonnetjes van medewerkers met bedrijfscreditcards bijhouden en een koppeling maken met de e-commerce wereld, zodat partners bijvoorbeeld toegang hebben tot facturen. Zoals Kaus het zegt: "We komen nu een beetje dichter bij de maan."

De projectpartner

The paperless group is een ervaren en competente specialist voor geïntegreerde documentbeheersystemen (DMS). Het biedt u alles vanuit één bron, wat betekent dat u altijd maar één contactpersoon hebt. Hij analyseert, adviseert en begeleidt u vanaf de archivering van uw bestanden tot de invoering van de software voor documentbeheer en de vernietiging van uw papieren dossiers. De Papierloos Groep biedt u alles wat u nodig hebt om uw DMS-systeem op te zetten, van planning en advies, via implementatie en maatwerk, tot training en service. Het garandeert het succes van uw project met een diepgaand begrip van uw werk, het vermogen om snel en flexibel te reageren, uitgebreide ervaring en gemotiveerde medewerkers. Het resultaat: minimale kosten en maximale ROI.

Foto credit: Athenea Diapouli-Hariman