Over Fiege

Fiege heeft haar hoofdkantoor in Greven, Noordrijn-Westfalen, en is één van de toonaangevende logistieke dienstverleners in Europa. Het bedrijf is gespecialiseerd in de ontwikkeling en implementatie van geïntegreerde, holistische logistieke systemen. De Groep heeft wereldwijd ongeveer 21.000 werknemers. Met 222 locaties en samenwerkingsverbanden in 18 landen beschikt het bedrijf over een dicht logistiek netwerk. In 2006 verdiende de Groep 1,75 miljard euro. Ze beschikt over 2,85 miljoen vierkante meter opslag- en logistieke ruimte, wat de omvang van haar prestatiecapaciteit aangeeft. In de afgelopen jaren is Fiege Deutschland geëvolueerd van een transportbedrijf naar één van Europa's marktleiders in holistische logistieke oplossingen in de commerciële en industriële sectoren.

Projectdoelen

Online levering van up-to-date informatie over de status van bestellingen is nu gebruikelijk in de logistieke sector. Het simpelweg leveren van statusupdates zal voldoende blijven wanneer er gewerkt wordt met pakketvervoerders, maar bedrijven in andere industrieën verwachten documenten te kunnen bekijken die gerelateerd zijn aan specifieke orders. Fiege Van informatietekort naar overvloed Projectrapport - Succesverhaal Deutschland wilde deze dienst op een allesomvattende manier aan haar klanten aanbieden en zocht daarom naar een oplossing om de nieuw opgezette F-XL Monitor tracking en tracing (T&T) oplossing te verbinden met een archiverings- en documentbeheersysteem dat geschikt is voor het web.

Efficiëntie

Fiege biedt haar klanten een geïntegreerde oplossing met het webgebaseerde T&T platform "F-XL Monitor" in combinatie met d.3ecm. De volledige logistieke keten wordt grondig gedocumenteerd, wat de grootst mogelijke transparantie garandeert voor lopende bestellingen. Dit stelt Fiege in staat om haar concurrentievoordeel te vergroten: als klanten zelf toegang hebben tot leveringsdocumenten op het web, hoeven logistieke specialisten deze informatie niet langer actief te verstrekken, waardoor ze hun personeel efficiënter kunnen inzetten. Fiege klanten willen niet langer afzien van 24/7, click-of-a-button toegang tot informatie over lopende bestellingen. Vroeger moest de klantendienst contact opnemen met de logistieke afdeling om meer informatie te krijgen over de verblijfplaats van een pakket. Vervolgens moest er contact opgenomen worden met de expediteur bij Fiege, die op zijn beurt contact moest opnemen met de vervoerder. Dit proces vereiste veel telefoongesprekken, terwijl de klantendienst nu enkel op een knop moet klikken. Fiege transformeerde een omslachtig proces in een eenvoudige, klantgerichte dienst die een enorm voordeel biedt aan de klanten van het bedrijf. Zo ging Fiege van een tekort aan informatie naar een overvloed aan informatie.

Waarom d.3ecm?

Fiege waardeert de eenvoudige bediening van d.3ecm en de extreem snelle toegang tot documenten via de webclient. "We waren ook erg onder de indruk van het brede scala aan beschikbare modules van het product en het feit dat veel systemen snel en eenvoudig geïntegreerd kunnen worden via de open interface architectuur - we hebben dit aan den lijve ondervonden met de F-XL Monitor," zegt Torsten Gronemann, DMS Project Manager bij Fiege Deutschland. Het d.velop team moet ook alert blijven als het gaat om het verbeteren en uitbreiden van het project. De logistieke sector beweegt zich razendsnel. Soms moet een nieuwe locatie binnen enkele dagen uitgerust worden met DMS-technologie. d.velop toonde overtuigend aan dat dit haalbaar is door de eerste vier locaties met succes op te zetten.

Projectontwikkeling en -status

Torsten Gronemann: "Als leverancier van logistieke diensten richten we ons al een tijdje op documentbeheer en het volgen van pakketten. We gebruiken d.3ecm al enkele jaren op onze facturatieafdeling om inkomende en uitgaande facturen met SAP/FI te archiveren. We hadden al een tracking- en tracingoplossing." De functionaliteit daarvan was echter teleurstellend en het kon niet worden gekoppeld aan een DMS- en archiveringssysteem. Daarom introduceerde het bedrijf in 2005 het T&T-platform "F-XL Monitor". Sindsdien biedt "F-XL Monitor" klanten een zeer functionele pakkettracering. Toch blijven de eisen van klanten toenemen. Veel bedrijven verwachten van hun vervoerders niet alleen informatie over de status van pakketten, maar ook proof of deliveries (PoD). Dit bracht ons op het idee om het gebruik van d.3 repository uit te breiden van de factureringsafdeling naar het traceren van pakketten. De open programmeerinterface van d.3 repository maakte het mogelijk om beide IT-platforms snel te consolideren. technici van d.velop zetten binnen enkele dagen een interface op tussen de d.3 webmodule en "F-XL Monitor". Hierdoor konden gearchiveerde documenten in de "F-XL Monitor" worden weergegeven via de d.3 webmodule. Daarna volgde de implementatie van het eerste project: Eind 2006 werd de eerste scanner voor het vastleggen van pakketdocumenten geïnstalleerd op de locatie Bocholt. Het systeem draait sinds maart 2007. Vanuit de locatie Bocholt worden dagelijks tussen de 1.300 en 1.800 pakketten verzonden. De pakketten worden voorzien van een bewijs van aflevering met een 34-cijferige barcode. De ontvanger ondertekent het bewijs van aflevering bij ontvangst van het pakket. De expediteur brengt het vervolgens terug naar het bedrijf, waar het wordt gescand met de verzendbon en de barcode wordt gekopieerd naar de attribuutvelden van het PoD-documenttype. Tot slot worden de documenten overgebracht naar het centrale d.3 archief in het hoofdkantoor van Fiege in Greven. "Voor sommige ontvangers hebben we geen leveringsbon, in dat geval gebruiken we de leveringsbon van de verzender als bewijs," legt Jörg Klöpper uit, F-XL Logware Support Manager bij Fiege. "Voor ons is het essentieel om een document te hebben dat de verzendopdracht onderbouwt en dat in korte tijd beschikbaar kan worden gesteld aan onze klanten via DMS en webtechnologie." Klanten kunnen vervolgens met hun inloggegevens inloggen op het webplatform "F-XL Monitor" en de status van verschillende pakketten bekijken. Als het leveringsbewijs is gescand, verschijnt er een kleine sticky note achter de pakketvermelding, waarop kan worden geklikt om het document via d.3 web uit het archief op te halen en weer te geven. "Deze dienst is goed ontvangen", zegt Peter Hardebeck, IT Manager op het Fiege hoofdkantoor in Greven, opgetogen. "We herkennen dit aan het dagelijks ophalen van bewijs van leveringen." Naast Diage - een belangrijke klant - maken ook tal van andere klanten op de locatie in Bocholt productief gebruik van het systeem. Binnen korte tijd waren ook andere Fiege vestigingen aan boord, waaronder Dortmund (januari 2008) en Lahr/Schwarzwald (februari 2008), een gloednieuwe vestiging voor Bridgestone - ook een grote klant - die de gecombineerde T&T/DMS oplossing ook zal gebruiken.

Outlook

Na het scannen van leveringsbewijzen op drie Duitse locaties begin 2008, zullen de locaties in Hamburg en Coesfeld snel volgen. Daarnaast overweegt Fiege ook om beelden te digitaliseren en ze webtoegankelijk te maken zodat schade en andere informatie gedocumenteerd kan worden. Bovendien ontwikkelt Fiege Holding momenteel een concept voor de internationale uitbreiding van de T&T oplossing, die momenteel enkel in Duitsland gebruikt wordt. In dit scenario zou d.3ecm gebruikt worden als een centraal DMS platform.

Feiten en cijfers