Referentieverhaal Ferropharma groep
Over Ferropharma groep
Vroeger moesten apothekers veel moeite doen om medicijnen ter plekke te produceren. Ondertussen is de hele wereld een apotheek geworden. Alleen al uit Centraal-China importeert Europa duizenden actieve ingrediënten die relevant worden geacht om te leveren. Deze internationale samenwerking is alleen mogelijk omdat er bedrijven zijn met goede connecties die hun markten in de gaten houden en weten wat waar en wanneer nodig is. Tegelijkertijd hebben kwaliteit en productveiligheid de hoogste prioriteit in deze economische sector om patiënten te beschermen.
De ferropharma groepis een van deze bedrijven. Sinds 1989 importeert en exporteert de groep wereldwijd farmaceutische producten, nu niet meer hoofdzakelijk uit India en China. ferropharma laat steeds meer produceren in Europees goedgekeurde productiefaciliteiten. Het verklaarde doel: toeleveringsketens zo kort mogelijk maken. Dit houdt de transactie- en transportkosten laag voor alle betrokken partijen. "Wij leveren wereldwijd de medicijnen die patiënten nodig hebben", legt Christian Schulenburg, Chief Technology Officer (CTO) bij ferropharma, uit.
Patiënten en gezondheidszorgsystemen profiteren van eerlijke prijzen voor geneesmiddelen en werkzame bestanddelen, vooral in de kernmarkten van ferropharma - Latijns-Amerika en Europa. Jarenlang vertrouwde ferropharma op papieren documenten, e-mail en MS Office-programma's voor deze internationale toeleveringsketen. Dit systeem bereikte uiteindelijk zijn grenzen. Naarmate een bedrijf groeit, kunnen papieren processen en mapstructuren binnen e-mailprogramma's en gedistribueerde gegevens niet zo snel meegroeien. Bovendien moet documentatie altijd beschikbaar zijn.
d.velop documenten voor Salesforce
Product
Apotheek
Industrie
24
Aantal werknemers
Systeemspecifieke hindernissen met Salesforce
In 2017 was ferropharma daarom op zoek naar een oplossing om delen van het eigen waardecreatieproces te digitaliseren. De farmaceutische specialisten vonden wat ze zochten in het Salesforce platform. Salesforce is een veelgebruikt CRM-systeem dat bedrijven kunnen gebruiken om zakelijke relaties digitaal bruikbaar te maken, maar het biedt ook veel meer. Van inkoop en offertes tot back-office processen zoals het invoeren van factuurontvangsten of reiskostendeclaraties, het bedrijf zette zijn eerdere papieren processen digitaal om naar Salesforce.
De beperkingen van het dagelijks werken met documenten leidden er al snel toe dat ferropharma op zoek ging naar een aanvulling: een geïntegreerd documentbeheersysteem (DMS). In haar zoektocht stuitte ferropharma al snel op d.velop documents for Salesforce© , een native cloud DMS dat het werken met digitale documenten en bestanden in Salesforce eenvoudig maakt.
"d.velop documents for Salesforce©werkt volledig binnen Salesforce", beschrijft Ozan Sevinc, Business Partner Manager bij d.velop AG. "Hiervoor kijken we verder dan onze neus lang is en maken we ook aanpassingen voor onze partners." Dit was ook het geval bij ferropharma: "Een andere kolom hier, een andere weergave van documenten daar, of zelfs een invoerveld voor producteigenschappen - de integratie in Salesforce was naadloos", zegt Schulenburg.
Tot 2017 werkten we veel met papier en verspreidden we gegevens in Excel-bestanden en e-mails. Nu hebben we ons waardecreatieproces gedigitaliseerd met Salesforce. Maar: Het documentbeheer van Salesforce was niet voldoende voor ons project om alle wereldwijde locaties papierloos met elkaar te laten werken. Met d.velop documents for Saleforce is het nu mogelijk om efficiënter te werken, het is eenvoudig in gebruik en het werkt onderhoudsarm op de achtergrond. Maak de weg vrij voor efficiënt werken en groei.
Christian Schulenberg
CTO | ferropharma group
Word- en PDF-documenten bewerken vanuit Salesforce - altijd up-to-date
Na een korte installatiefase merken de medewerkers van ferropharma dat ze sneller en met minder fouten werken. "Je merkt niet eens hoe het document management systeem op de achtergrond werkt," zegt Schulenburg, "als medewerker word je begeleid en schakel je intuïtief tussen de systemen zonder de overgang te merken."
ferropharma brengt hele processen in kaart in Salesforce, zoals customer care of het ontwerpen van offertes. Met d.velop documents for Salesforce©hoeven de medewerkers de software niet meer te veranderen; het bewerken en weergeven van documenten werkt binnen Salesforce zelf. De gebruikersinterface blijft de vertrouwde Salesforce-omgeving, aangevuld met documentweergaven en bewerkingsopties. Via een interface worden gegevens overgedragen tussen Salesforce en het d.velop DMS. Processen van de dagelijkse bedrijfsvoering worden nu door ferropharma gecombineerd met de gebruiksvriendelijkheid en services van een compleet document management systeem.
De leverancier van farmaceutische producten en actieve ingrediënten heeft daarmee een uitgebreide gereedschapskist voor Salesforce. "Je kunt het bijvoorbeeld gebruiken om documenten te categoriseren", zegt Dennis Reese, Product Manager bij d.velop AG. In deze context fungeert d.velop documents for Salesforce als startpunt voor verdere documentgebaseerde processen. De software maakt bijvoorbeeld automatisch gebruik van paginascheidingstekens tijdens het scannen en herkent kenmerken zoals leveranciers, bankgegevens en factuurnummers.
Op deze manier vult de d.velop software de bestaande functies van Salesforce aan om processen te modelleren, en doet dit op een audit-proof en GoBD-conforme manier. De afkorting "GoBD" beschrijft de "principes voor het goed bijhouden en bewaren van boeken".
De bruikbaarheid is veel beter, het geheugen is gemakkelijk te bereiken. Met d.velop documents for Salesforce© is het werken in Salesforce efficiënter, eenvoudiger en foutloos. Maak de weg vrij voor groei.
Christian Schulenberg
CTO | ferropharma group
"Sla twee vliegen in één klap"
Een voorbeeld: werken met PDF-documenten. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld PDF-contracten of PDF-facturen bekijken en becommentariëren in hun vertrouwde Salesforce-omgeving. Office-documenten kunnen zoals gebruikelijk worden bewerkt. Zelfs het becommentariëren van foto's van leveringsbonnen, zendingen of facturen is mogelijk.
"Vroeger moesten we documenten downloaden uit Salesforce, ze vervolgens bewerken, een nieuwe versie opslaan en opnieuw uploaden," zegt Schulenburg. Medewerkers maken online concepten en blijven deze als team bewerken, in de veilige wetenschap dat ze altijd aan de meest actuele versie werken.
Met d.velop documents for Salesforce© vangt ferropharma "Twee vliegen in één klap", zoals Christian Schulenburg zegt.