Referentieverhaal eismann GmbH

Digitalisering in personeelszaken en wagenparkbeheer bij eismann - afscheid van bergen papier.

eismann Tiefkühl-Heimservice GmbH

eismann Tiefkühl-Heimservice GmbH kijkt terug op een geschiedenis van meer dan 40 jaar als eersteklas aanbieder van handige deur-tot-deur service voor diepvriesproducten. Het brede assortiment omvat vlees- en visproducten, maar ook groenten, fruit- of ijsspecialiteiten en kant-en-klare maaltijden. Sinds vorig jaar maken zelfs kookboxen deel uit van het assortiment. Internationaal heeft de diepvriesexpert ongeveer 6.000 werknemers of partners in dienst en levert aan ongeveer 2,5 miljoen huishoudens, waarvan meer dan een miljoen in Duitsland.

Om de hoge kwaliteitsnormen van de producten op lange termijn te kunnen garanderen, koopt eismann na zorgvuldige selectie uitsluitend in de beste teelt-, kweek- en visgebieden ter wereld. De kwaliteit wordt ook gewaarborgd door regelmatige controles en inspecties door onafhankelijke instituten. Er wordt ook veel aandacht besteed aan service. Met als resultaat dat eismann 2015 opnieuw een plaats in de Top 50 heeft behaald in de "TOP SERVICE Germany" competitie georganiseerd door het Handelsblatt, de Universiteit van St. Gallen en het ServiceRating agentschap.

Er was een goede "humanisering" tussen d.velop en eismann

Een hoog serviceniveau vereist ook een efficiënte bedrijfsorganisatie en daarom richt eismann zich nu op een verdergaande digitalisering van documentprocessen. Om een oplossingspartner te selecteren, werd eerst een voorselectie op de markt gemaakt en vervolgens demonstreerden twee aanbieders de implementatie van de vereisten in use cases. "En toen kwamen we uit bij het documentbeheer van d.velop", zegt CIO Oliver Freitag.

Snellere personeelsadministratie bij eismann Tiefkühl-Heimservice GmbH

Zo ondersteunt het digitale personeelsdossier van d.velop nu actief de personeelsafdeling. "Het vermoeiende zoeken naar dossiers is hiermee verleden tijd. Nu hebben we alle informatie op één plek met één muisklik, dus alles is veel sneller geworden", Claudia Schaffarczyk, consultant Personal & Partner, is blij met de productiviteitsvoordelen in de dagelijkse werkroutine. Vooral omdat informatieverzoeken die binnenkomen via telefoontjes en e-mails nu sneller beantwoord kunnen worden en meerdere medewerkers van de HR-afdeling tegelijkertijd aan één dossier kunnen werken. "Zelfs de vroegere capaciteiten van het dossierarchief zijn niet langer nodig.

De streepjescode maakt alles efficiënter

d.3ecm biedt nu ook verlichting op het gebied van wagenparken. Daar worden de talrijke bestelwagens geconfronteerd met een groot aantal documenten, zoals de voertuigdocumenten zelf, schaderapporten bij ongevallen, kostenramingen voor reparaties en nog veel meer. In het verleden werden deze documenten traditioneel in ordners bewaard, waardoor veel papieren documenten zich opstapelden met het oog op de lange gebruikstijden van de voertuigen van tien jaar en meer. Dankzij documentarchivering is alles nu veel handiger en met veel minder moeite. "Nu hoef ik alleen maar een streepjescode uit te printen, die op het document te plakken, in te scannen en het document wordt gearchiveerd," vertelt Andreas Kaminski, een medewerker bij Fleet Service, over het nu eenvoudige archiveringsproces. "Zelfs als ik documenten nodig heb, kan ik ze nu met een paar muisklikken vinden met de zoekfunctie. In het verleden moest ik hiervoor de mappen doorzoeken".

Het feit dat de medewerkers van d.velop ons overtuigden met hun openheid en zeer precies en professioneel reageerden op onze vragen, speelde een grote rol in de beslissing.

Oliver Freitag
Hoofd IT/CIO
eismann Tiefkühl-Heimservice GmbH

Focus op verdere digitalisering

Dat deze ondersteuning zo gemakkelijk werkt in het dagelijkse werk is ook te danken aan de soepele interactie tussen documentbeheer en SAP. "Niet alles is out of the box, maar we waren in staat om op veel gebieden een nauwe verbinding tussen de twee systemen te creëren", is Freitag tevreden. Dit was ook een belangrijk criterium bij de keuze, omdat SAP het toonaangevende systeem is, benadrukt de CIO.

Tegen deze achtergrond is het voor hem gemakkelijk om verdere digitalisering vorm te geven met d.3ecm. Zo staat op de agenda om de factuurverwerking te digitaliseren en een rijbewijsworkflow te implementeren voor de automatische controle van de geldigheid van rijbewijzen. Daarnaast is een ander project om het printen van formulieren direct vanuit de digitale dossiermap te realiseren.