Referentieverhaal Dienste für Menschen gGmbH

Dienste für Menschen gGmbH versnelt en automatiseert gecentraliseerd documentbeheer met d.velop

(Dienste für Menschen = Diensten voor mensen)

Digitaal personeelsdossier biedt snelle toegang tot actuele digitale gegevens

Dienste für Menschen gGmbH is een diaconale ouderenzorgorganisatie gevestigd in Esslingen in Baden-Württemberg. Ongeveer 2000 medewerkers zorgen voor senioren in verzorgingstehuizen, dagverzorgingscentra, ambulante zorgdiensten, diaconale afdelingen en verzorgingstehuizen in Baden-Württemberg, Beieren en Saksen. Services for People zorgt voor ongeveer 1700 mensen in 26 verzorgingstehuizen. 10 ambulante zorgdiensten en diaconale afdelingen zorgen voor levenskwaliteit en veiligheid thuis. Dagopvang, gezinszorg en kortdurende zorg bieden opvang voor familieleden. In 280 assistentiewoningen zorgen dienstverleningscontracten voor een zelfbepaald leven tot op hoge leeftijd.

Klant had geen optie om zelf personeelsdossiers te digitaliseren

Bestanden moeten altijd up-to-date en direct beschikbaar zijn. Dit geldt vooral voor de documenten die betrekking hebben op je eigen werknemers. Zij zijn tenslotte het belangrijkste kapitaal van een bedrijf. Dit geldt ook voor Dienste für Menschen gGmbH met zijn 2000 medewerkers in talrijke vestigingen. Het bedrijf is gedecentraliseerd en heeft vestigingen in Baden-Württemberg, Beieren en Saksen. Omdat het bedrijf niet in staat was om nieuwe documenten voor de personeelsdossiers zelf in te scannen en aan de personeelsdossiers toe te voegen, moest de oude oplossing voor digitale personeelsdossiers uiteindelijk worden vervangen.

Dienste für Menschen gGmbH begon met het digitaliseren van het factuurproces voor de crediteurenadministratie

Het bedrijf besloot enige tijd geleden om vergaande digitaliseringsmaatregelen te nemen. "We zijn begonnen met het factuurproces van de crediteuren", legt Ron Sliacky, hoofd IT-beheer bij Dienste für Menschen gGmbH, uit. Het management wilde achtereenvolgens alle administratieve processen digitaliseren. In een tweede stap zou het digitale personeelsdossier volgen.

Omslachtig transport en langdurig uploaden van bestanden

"Het initiële project verliep erg goed, dus gingen we daarna verder met het digitale personeelsdossier." Er bestond al een legacy-oplossing, maar met een trage en omslachtige procedure voor het beschikbaar stellen van documenten: "Eén keer per week kwam er een aanbieder van scanservices die een doos met documenten meenam. Deze werden dan gescand bij de dienstverlener en geüpload naar de personeelsdossiers." Het probleem was dat het 3 tot 4 weken duurde "tot we de dingen in het systeem hadden," vat Ron Sliacky samen. "En dat was gewoon te lang."

d.velop als een willekeurige treffer: Zoeken op internet naar factuurverwerking

Ron Sliacky kwam d.velop tegen door simpelweg "digitale factuurverwerking" in te typen op Google. d.velop stond bovenaan de zoekresultaten, dus Sliacky gaf ze een kans. "Ik had een goed onderbuikgevoel," herinnert hij zich, "en wat ik op de website zag, dacht ik dat d.velop een goede match zou kunnen zijn." Al snel kwam een team van d.velop ter plaatse en presenteerde de software. "Het was al snel duidelijk dat we het project samen zouden aanpakken."

Digitaal personeelsdossier na een succesvol AP factuurverwerkingsproject

Na de positieve ervaringen tijdens het factuurverwerkingsproject wendde het hoofd IT zich opnieuw tot d.velop en vroeg naar de haalbaarheid van een digitaal personeelsdossier. Het doel: documenten zelfstandig kunnen digitaliseren, toevoegen aan personeelsdossiers en direct beschikbaar maken in een centrale repository. De nieuwe software zou echter aan een aantal belangrijke eisen moeten voldoen. De belangrijkste: "De software moest gemakkelijk te gebruiken zijn voor onze HR-afdeling, vooral wat betreft een intuïtieve interface," legt Sliacky uit.

Behoefte: Gegevens gebruiken en er processen uit kunnen afleiden

Dit is een van de redenen waarom de keuze opnieuw op d.velop is gevallen. "We hebben al onze toepassingen voor documentbeheer in één interface", zegt de IT-specialist, "en van daaruit hebben we ook toegang tot al onze specifieke functionele toepassingen." Sliacky had toen nog geen idee dat d.velop al snel een nog centralere rol zou gaan spelen in de digitalisering van Dienste für Menschen gGmbH. Naast alleen het archiveren van personeelsdocumenten was er nog een andere kwestie die bijzonder belangrijk was voor de geriatrische zorgverlener: "We willen dingen kunnen afleiden uit de gegevens die we hebben, bijvoorbeeld processen", zegt Ron Sliacky. "Een opleidingscontract kan bijvoorbeeld gekoppeld worden aan een verblijfsvergunning, waardoor deadlines en informatieverplichtingen ontstaan die in een proces in kaart gebracht kunnen worden."

Dienste für Menschen gGmbH prijst goede, snelle samenwerking met d.velop

Hij beschrijft de samenwerking met d.velop als zeer goed. "Er is een geweldige communicatie en alles harmoniseerde meteen tussen ons," prijst hij. "We zitten absoluut op dezelfde golflengte." Wat hij vooral prettig vindt, is dat hij maar één contactpersoon heeft bij d.velop. "Dat was voor mij een voorwaarde. Ik zei dat ik niet met 10 mensen wilde praten."

Snelheid is de grootste toegevoegde waarde van het digitale personeelsdossier

Het digitale personeelsdossier is nu een jaar in gebruik bij de geriatrische zorgverlener. Sindsdien worden de personeelsdocumenten vanuit de vestigingen rechtstreeks naar de HR-afdeling in Esslingen gestuurd, waar ze worden gescand en in de dossiers geplaatst. "De grootste toegevoegde waarde is snelheid. In de meeste gevallen staan de documenten al na één dag in het systeem en zijn ze centraal toegankelijk," zegt Sliacky.

d.velop process studio: geautomatiseerde sollicitatieprocedure voor personeel

Op dit moment is Dienste für Menschen gGmbH druk bezig met het plannen van verdere optimalisatie van de bestaande oplossingen. Ron Sliacky geeft een voorbeeld: "In de toekomst zal een batchmanager ervoor zorgen dat documenten automatisch in de digitale dossiers stromen." Ze zijn ook begonnen met het gebruik van de d.velop processtudio om een personeelsaanvraag automatisch door een proces te loodsen. "Na het doorlopen van het proces met de relevante verantwoordelijken belandt de aanvraag uiteindelijk in het personeelsdossier."

Digitaal personeelsdossier doet het goed op HR-afdeling

De overstap naar het nieuwe digitale personeelsdossier van d.velop is behoorlijk goed verlopen op de HR-afdeling. "Zelfs na de presentatie waren onze collega's erg positief en enthousiast", vertelt Ron Sliacky. "Toen ze merkten dat de implementatie ook relatief snel werkte, was de laatste scepsis weg."

Betrek de mensen die er echt bij betrokken zijn bij het proces

Het is belangrijk voor de IT-specialist: "Bij dergelijke projecten betrekken we alleen de betrokkenen. Bij het digitale ERV was dat alleen de boekhoudafdeling, bij het digitale personeelsdossier alleen de HR-afdeling en nu we digitaal contractbeheer introduceren, zit alleen de juridische afdeling aan tafel. Op deze manier proberen we de mensen op te pakken die er echt bij betrokken zijn en zorgen we voor acceptatie." Hij legt uit: "Als ik zie dat er 30 mensen bij sommige vergaderingen zitten, waarvan 10 omdat ze dat moeten of willen, dan vind ik dat niet effectief."

Trainingen brengen digitale personeelsdossiers dichterbij in slechts een paar uur

In totaal werken zes mensen op het HR-kantoor met het digitale personeelsdossier. Met alle vestigingen zijn er nog eens 100 managers die toegang hebben tot de gegevens en documenten. d.velop verzorgde de initiële training en legde de functionaliteit binnen een paar uur uit aan de HR-afdeling totdat er geen vragen meer waren. Na een week in het testsysteem volgde een tweede trainingssessie om resterende vragen te verduidelijken. "Daarna waren er nog twee of drie verzoeken voor optimalisatie voordat het echt op gang kwam," zegt Sliacky terugkijkend. De HR-beheerders in de veldkantoren werden vervolgens intern getraind in een aparte sessie.

Positieve benadering van grote projecten is belangrijk

Een positieve benadering is een basisvereiste voor Ron Sliacky. "Je moet ook de angst van mensen voor zulke grote projecten wegnemen", benadrukt hij, "het kan ook eenvoudig zijn, je hoeft niet altijd alles ingewikkeld te maken."

d.velop wordt de standaard bij Dienste für Menschen gGmbH

Dienste für Menschen gGmbH is momenteel op zoek naar een nieuw factureringsprogramma voor zijn ambulante dienst. "Er zijn een paar aanbieders op de markt en mijn eerste vraag is altijd: Hebben jullie een interface om te d.velopen? Dat is onze standaard, daar bouwen we op." Ze willen zich niet aanpassen aan de andere aanbieders, maar moeten andersom werken. "Onze documenten zijn er, dat is onze basis, en digitalisering betekent dat er interfaces zijn en dat de anderen daarop moeten dokken."

Verdere samenwerking en uitbreiding van het d.velop systeem stevig gepland

Verdere samenwerking met d.velop staat dan ook vast op de planning. "Tegelijkertijd introduceren we momenteel het contractdossier met d.velop," zegt Ron Sliacky, "we hebben al een bouwdossier met alle plannen." Met behulp van de d.velop processtudio zal ook de investeringsaanvraag digitaal in kaart worden gebracht, "zodat de investeringen automatisch een proces doorlopen." Daarnaast is er het interne kennismanagement dat via d.velop in kaart wordt gebracht, wat nu nog via een andere software loopt. Ron Sliacky vat samen: "Het d.velop systeem is gewoon goed omdat het werkt. De radertjes sluiten perfect op elkaar aan."