Referentieverhaal die Bayerische

Die Bayerische gebruikt documentbeheer als centraal informatieknooppunt.

• Gebruik van elektronische documentarchivering incl. scanonderdelen en workflows
• Ca. 83.000 gemaakte workflows per maand
• Het productiearchief bevat 41,6 miljoen objecten
• Bijna 400 specialisten worden ontlast door digitalisering

die Bayerische

Een zoektocht naar de oorsprong van de verzekeringsgroep Die Bayerische brengt een rijke en consistente evolutie aan het licht. De geschiedenis van Die Bayerische begint al in 1858 met de oprichting van een zogenaamde pensioen- en begrafenisvereniging van de Koninklijke Beierse Staatsspoorwegen, die later het "Begrafenisfonds van Beierse ambtenaren" werd. Na verschillende naamsveranderingen leidde de oprichting van een dochteronderneming voor onroerendgoedverzekeringen in 1962 tot de vorming van een krachtige verzekeringsgroep, die sinds 2012 op de markt actief is onder de merknaam "Die Bayerische". Vandaag de dag bestaat de verzekeringsgroep uit de bedrijven Bayerische Beamten Lebensversicherung a.G. (moedermaatschappij), Neue Bayerische Beamten Lebensversicherung AG en de onroerendgoedverzekeringsmaatschappij Bayerische Beamten Versicherung AG.

Digitalisering lang voor de trend van vandaag

Hoe verrassend ook, gezien haar 160-jarige geschiedenis was Die Bayerische al lang voordat de algemene trend naar het digitaliseren van bedrijfsprocessen opkwam, begonnen met het afstappen van papieren documenten. Om precies te zijn, deze verschuiving begon al in mei 2006, meer dan tien jaar geleden. Op dat moment vond de eerste implementatie van het document management systeem door d.velop AG plaats. In verschillende fasen werd elektronische documentarchivering, gecombineerd met een scancomponent en workflows, geïntroduceerd voor verschillende afdelingen.

Het doel was om alle inkomende post, waaronder facturen, rapporten en andere documenten, om te zetten in elektronische gegevens via document capture en deze digitaal aan de afdelingen te verstrekken voor verwerking met behulp van workflow management. Dit betekende ook de introductie van digitale bestanden, zoals elektronische klantendossiers, om af te stappen van papieren dossiers. Holger Kühl, die de technische contactpersoon was tijdens de systeemimplementatie en nog steeds verantwoordelijk is voor het DMS-landschap, herinnert zich: "De overgang naar elektronisch documentbeheer betekende een belangrijke verandering in onze administratieve procedures."

• 450 Werknemers
• 83000 Maandelijkse workflows

Maandelijks 83.000 workflows bij Die Bayerische

Dit waren slechts de eerste stappen van de digitalisering. Toen de voordelen duidelijk werden, breidde Die Bayerische het DMS-landschap consequent uit met extra oplossingscomponenten. In 2007 integreerden ze bijvoorbeeld informatie uit alle invoerkanalen, inclusief fax en e-mails, in het DMS. Ze realiseerden ook SAP-integratie en verkoopintegratie in transactieverwerking. "Gedreven door onze overtuiging dat elektronisch ondersteunde processen tot aanzienlijke efficiencyvoordelen leiden, ontwikkelden we een sterke ambitie om de digitalisering snel voort te stuwen", meldt Holger Kühl. Hij voegt eraan toe: "Met het DMS als basis hebben we nieuwe digitale processen gebouwd en dit systeem is nu de centrale hub voor informatie in procesautomatisering."

Deze vroege focus op digitale processen heeft voor Die Bayerische zeker vruchten afgeworpen. Terwijl het aantal verwerkingsgevallen sindsdien aanzienlijk is toegenomen, heeft het systeem de meer dan 400 DMS-gebruikers aanzienlijk ontlast. Om het in indrukwekkende getallen uit te drukken: Sinds de start in 2006 zijn er via het ECM-systeem ongeveer zeven miljoen workflows verwerkt voor verzekeringstransacties op verschillende afdelingen. Momenteel zijn er ongeveer 83.000 workflows per maand, terwijl het productiearchief ongeveer 41,6 miljoen objecten bevat.

We waren op zoek naar een DMS-partner die niet alleen wordt gekenmerkt door toekomstbestendige oplossingen, economische stabiliteit en betaalbare licentiekosten, maar met wie samenwerking op gelijke voet mogelijk is...

Holger Kühl
Hoofd organisatorische eenheid, Die Bayerische

Gelijke partners

Deze ontwikkeling heeft er ook toe bijgedragen dat Bayerische een uitzonderlijk positief economisch beeld laat zien. Het totale premie-inkomen van de groep bedroeg in 2020 meer dan 600 miljoen euro. De groep verhoogt voortdurend haar eigen vermogen en zit ruim boven het sectorgemiddelde. Ze beheert een beleggingsvermogen van meer dan 5 miljard euro. 1 miljoen klanten worden bediend door persoonlijke adviseurs van Bayerische nationwide. Het ratingbureau Assekurata heeft Neue Bayerische Leben in een recente uitgebreide bedrijfsanalyse opnieuw de kwaliteitsklasse A+ ("uitstekend") toegekend.

Terugkijkend op de nu al meer dan 15 jaar durende samenwerking tussen Bayerische en d.velop, is Kühl positief. "We waren op zoek naar een DMS-partner die niet alleen wordt gekenmerkt door toekomstbestendige oplossingen, economische stabiliteit en betaalbare licentiekosten, maar met wie samenwerking op voet van gelijkheid mogelijk is." Aan deze verwachting is consequent voldaan, ook als het gaat om flexibel inspelen op nieuwe eisen van de verzekeringsgroep.