Referentieverhaal DAL Deutsche Anlagen-Leasing

DAL Deutsche Anlagen-Leasing structureert taken en processen met d.velop process control - dbs | case manager.

• Verbeterde workflow en meer tijd voor klanten dankzij d.velop case management
• Digitaal workflowbeheer met dbs case manager heeft de efficiëntie bij DAL bij het voltooien van taken en processen verder verbeterd.

De Deutsche Anlagen-Leasing

Leasen is een trend - niet alleen voor auto's of bedrijfswagens, maar ook in de vastgoedsector. Een veelgevraagde partner voor op maat gemaakte, op activa gebaseerde financieringsoplossingen is Deutsche Anlagen-Leasing GmbH & Co. KG (DAL). Het bedrijf is een netwerkpartner van de Sparkassen-Finanzgruppe en biedt individuele, asset-based financieringsoplossingen op het gebied van onroerend goed, energie, transport en logistiek, evenals IT en medische technologie. Met een geleid transactievolume van meer dan twee miljard euro per jaar is DAL een van de toonaangevende specialisten in de realisatie van grootschalige investeringsprojecten.

DAL heeft bijna 400 mensen in dienst op haar locaties in Mainz, Berlijn, Hamburg, Düsseldorf, Stuttgart, München Lockstedt en Fernwald.

Om de interne workflows verder te optimaliseren en wrijvingsverliezen te minimaliseren, zocht DAL een partner. "We onderzochten welk platform we konden gebruiken om onze interne processen beter te structureren", zegt Falk Leopold, hoofd Systeem- en Werkstroombeheer bij DAL.

Een voorbeeld van de interne processen die geoptimaliseerd moesten worden: de aanzienlijke toename van e-mails - het e-mailvolume in Duitsland is sinds 2010 immers meer dan verdubbeld.

Op zoek: Procesbeheer voor semi-gestructureerde workflows

De enorme hoeveelheid berichten is minder een probleem dan de juiste toewijzing en distributie van informatie. Falk Leopold zegt: "Is een proces aan de gang? Of is het al afgerond? Wie is er op dit moment mee bezig? Vooral in de projectbusiness moeten we op elk moment bij alle informatie kunnen". "We wilden dit allemaal in één programma hebben," zegt Leopold, "we waren op zoek naar procesbeheer voor semi-gestructureerde workflows."

Als partner voor individuele, op activa gebaseerde financieringsoplossingen is DAL onderworpen aan veel regelgeving en moet het voldoen aan uitgebreide wettelijke vereisten, samenwerken met toezichthoudende instanties en zich houden aan certificaten en kwaliteitsrichtlijnen. Dit verhoogt de complexiteit van de workflows. Op zoek naar een leverancier van geschikte software kwam DAL al snel terecht bij d.velop AG.

Transactiebeheer met de d.velop dbs | case manager met SAP integratie

Detlef Hölzen is Market Director Financial Services bij d.velop AG. Hij adviseert DAL en herkent snel: "DAL is al lange tijd een veelzijdige en innovatieve zakelijke en financiële partner van d.velop AG, evenals een gebruiker van het d.velop documents on-premises systeem. Het gebruik en de implementatie van het transactiebeheersysteem dbs case manager met SAP-integratie is een logische stap in de richting van standaardisatie en digitalisatie van processen."

Een groot voordeel van de dbs case manager: Het systeem is intuïtief te gebruiken en vereist geen uitgebreide training - alle aangesloten medewerkers kunnen hun processen definiëren en zo workflows in kaart brengen of acties en communicatie met partners controleren. "Automatische herinneringen, deadlines of taaksjablonen kunnen het leven ook eenvoudiger maken," beschrijft Detlef Hölzen. Een automatische herinnering helpt om belangrijke zaken in het oog te houden en tijdig te verwerken.

Om de dbs | case manager perfect af te stemmen op de behoeften en vereisten van DAL, werkte het bedrijf nauw samen met d.velop AG. In tegenstelling tot workflows die taken en stappen definiëren, kan DAL met de dbs | case manager individueel ingrijpen in processtappen en workflows verder optimaliseren. Concrete voordelen van digitaal workflowbeheer:

• Activiteiten en stappen in een project of proces worden gebundeld
• Transparantie en overzicht van de status van taken, processen en deelnemers - voor een efficiëntere rapportage
• Samenwerken aan een project wordt aangemoedigd
• Interne en externe communicatie wordt geïntegreerd in het digitale dossier van het proces
• Onderwerpdeskundigen met weinig IT-kennis kunnen processen ontwerpen
• Workflows kunnen flexibel worden aangepast
• dbs | case manager draait in een webbrowser en integreert daarom perfect in bestaande omgevingen
• Automatische herinneringen, bijvoorbeeld voor aflopende deadlines
• Mogelijkheden voor integratie met SAP
• Snellere verwerkingstijden
• Eenvoudiger besturen
• Betere termijnbewaking
• Snelle aanpassing van workflows bij veranderende wet- en regelgeving

"Het grote voordeel ligt in duidelijkheid"

"Het grote voordeel van de dbs case manager," legt Falk Leopold uit, "is de overzichtelijkheid. Hierdoor weten we de status van elke workflow, wat helpt bij het toewijzen van nieuwe taken binnen de teams."

In het geval van DAL is dit vooral relevant voor interne processen. Zowel de afdeling Transactiebeheer en de afdeling Contracten als de boekhouding werken met de dbs Casemanager.

Leopold: "Met het nieuwe systeem kunnen we interne processen zo configureren dat ze pas starten als alle essentiële informatie beschikbaar is, waardoor bijvoorbeeld de boekhoudmedewerker uitgebreid kan werken." Hierdoor kan DAL het aantal vragen en de daaruit voortvloeiende wrijving tot een minimum beperken. Dit helpt ook bij decentraal werken. Leopold: "Door Case Management met d.velop AG hebben we een gestroomlijnde workflow omdat de informatiestroom consistent is voor alle medewerkers. Dit helpt ons om vragen te voorkomen, verhoogt de efficiëntie en geeft ons meer tijd voor andere taken."

Processen en controlefuncties georganiseerd door DAL met de dbs casemanager

• Aanvang van het contract
• Rekening openen / rekening sluiten
• Renteconversie
• Liquidatie van vermogensvennootschappen
• Instellen of opheffen van dispositieblok
• Hervatting van bedrijfsactiviteiten
• Overzicht transacties
• Groeperen op vervaldatum
• Toewijzing op basis van gebruik
• Overzicht van alle lopende processen per afdeling

Het digitale workflowbeheer met de dbs case manager heeft de efficiëntie bij het voltooien van taken en processen bij DAL verder verbeterd. Medewerkers ontvangen meldingen in hun takeninbox voor nieuwe opdrachten en zodra deze zijn voltooid, wordt de inbox vrijgemaakt voor nieuwe taken. Deze aanpak is niet alleen sneller dan communiceren en organiseren via e-mail, maar het is ook minder gevoelig voor fouten en meer gestroomlijnd.

Falk Leopold: "Een bijkomend voordeel is dat we processen digitaal kunnen modelleren en tegelijkertijd kunnen optimaliseren en stroomlijnen. Daarom gaan we door op de ingeslagen weg met d.velop."