Referentieverhaal BRAX

BRAX Leineweber vervangt papieren personeelsdossiers door elektronische personeelsdossiers.

BRAX Leineweber

BRAX is een belangrijke speler in het premium casual segment, opgericht in 1888 door Bernward Leineweber in Berlijn. Het hoofdkantoor van BRAX is gevestigd in Herford. Sinds 1971 is de leverancier van premium vrijetijdskleding gespecialiseerd in broeken voor mannen en vrouwen. Gebaseerd op het jarenlange succes in dit kernsegment, breidt BRAX nu haar krachten uit naar gebreide kleding, shirts, blouses en outdoorkleding. BRAX presenteert haar producten wereldwijd bij alle grote gespecialiseerde retailpartners via shop-in-shop concepten en vrijstaande winkels in Duitsland, Europa en Azië.

De personeels afdeling personeelszaken van BRAX Leineweber beheert in totaal 1300 werknemers - en en tot 2015 gebeurde dit op de klassieke manier, met papieren personeelsdossiers die met de hand werden bijgehouden. "Er was veel ruimte voor verbetering, aangezien onze papieren dossiers verschillende nadelen hadden in vergelijking met nieuwe oplossingen," zegt Marion Gruffke van IT Process Management bij BRAX Leineweber. "Bijvoorbeeld, papieren personeelsdossiers kunnen maar één keer worden uitgedeeld, en het zoeken naar details is zijn moeilijker en kunnen niet concurreren met de handige opties die digitale dossiers bieden," zegt de IT-expert. digitale dossiers", aldus de IT-expert. Een ander probleem was dat de gedecentraliseerde locaties het ingewikkelder dan nodig vonden om toegang te krijgen personeelsdossiers van hun eigen medewerkers. Samen met haar collega's heeft Marion Gruffke veel oplossingen bekeken en intensief overlegd over het bijwerken van hun personeelsdossiers naar een digitaal systeem om HR-processen in de toekomst eenvoudiger en en efficiënter te maken.

BRAX Leineweber vervangt papieren personeelsdossiers door het elektronische personeelsdossier van 2B Consulting.

Efficiëntere processen bij BRAX Leineweber door slimme implementatie van het elektronisch personeelsdossier door 2B Consulting GmbH.

Onder de indruk van de expertise van 2B Consulting

In haar zoektocht naar een naar een dienstverlener was BRAX Leineweber onder de indruk van de expertise van 2B Consulting uit Nordhorn, Duitsland. In Herford demonstreerde het 2B team hun oplossing voor een digitaal personeelsdossier (ElPa) op basis van het d.3ecm systeem en en presenteerde ook een indrukwekkende interface met de HR-software VEDA. "We gingen heel gedetailleerd te werk, hadden veel vragen en 2B Consulting kwam altijd met met mogelijke oplossingen. Uiteindelijk was het de competentie van de project projectmanagers die ons overtuigden," zegt Marion Gruffke.

Terwijl BRAX Leineweber samenwerkte met een dienstverlener om bijna 100.000 pagina's te digitaliseren, ging 2B Consulting aan de slag met de implementatie van d.3ecm en de aanpassing van het systeem aan de eisen van het modemerk. vereisten van het modemerk, met indrukwekkende resultaten. Vandaag fungeert hun personeelsdossier 2.0 het eerste aanspreekpunt voor alle belangrijke informatie: Managers en HR-medewerkers hebben zeer gemakkelijk toegang tot alle gegevens met één muisklik - en zonder de veiligheid van de gegevens in gevaar te brengen. "Met nauwkeurig gedefinieerde beveiligingsinstellingen en toegangsniveaus kunnen we nu veel nauwkeuriger veel nauwkeuriger bepalen wie welke details van personeelsdossiers mag zien. Dit biedt Dit biedt ons een veel betere manier om ongeautoriseerde toegang te voorkomen," zegt Marion Gruffke.

Digitalisering maakt processen slimmer

Heeft een werknemer sleutels voor een winkel of het hoofdgebouw? Een collega in een filiaal heeft een camera? Ook al worden dergelijke hulpmiddelen decentraal uitgegeven, kunnen verantwoordelijke medewerkers deze informatie nu met een paar klikken toevoegen aan het personeelsdossier. slechts een paar klikken. Tussenstappen zoals telefoontjes of e-mails zijn niet meer nodig. niet langer nodig. Dankzij de full-text zoekfunctie kunnen de verantwoordelijken ook snel nagaan wie welke hardware gebruikt. Hetzelfde geldt, bijvoorbeeld voor het ter beschikking stellen van bedrijfswagens. Voor een snel overzicht bevat het bestand ook een speciaal ontworpen voorblad, dat de belangrijkste gegevens in het belangrijkste gegevens in het personeelsdossier samenvat en dagelijks wordt bijgewerkt.

Workflows om uw werk gemakkelijker

Het tijdperk van het moeizaam zoeken naar gedetailleerde informatie is eindelijk voorbij; voor werknemers, betekent dit een aanzienlijke tijdsbesparing en verbeteringen in hun werk, volgens Marion Gruffke. Maar zij en het IT Process Management team hebben nog meer suggesties voor verbetering. Binnenkort zullen op maat gemaakte workflows worden gebruikt om processen te automatiseren: in het geval van arbeidscontracten voor bepaalde tijd, bijvoorbeeld bijvoorbeeld automatisch herinneringen per e-mail naar besluitvormers zodat ze op tijd kunnen reageren. zodat ze op tijd kunnen reageren. Er zijn ook andere workflows gepland, bijvoorbeeld voor het verwerken van verlofaanvragen.

Betekenen digitale Personeelsdossiers betekenen dat je niet met werknemers kunt vergaderen zonder een tablet in hand? "Nee, helemaal niet," zegt Gruffke. "Persoonlijke gesprekken zijn nog steeds onmisbaar in HR," benadrukt de IT-expert. "Je kunt niet alleen naar een iPad."

Het project in oogopslag:

• Digitale personeelsdossiers gebaseerd op d.3ecm van 2B Consulting vervangen papieren personeelsdossiers
• VEDA HR-systeem aangesloten op d.3ecm

Implementatie partner 2B Consulting GmbH

De missie: 2B Consulting creëert digitale oplossingen om uw werk gemakkelijker te maken

Als ervaren IT-dienstverlener richt 2B Consulting zich op oplossingen voor Enterprise Content Management (ECM en DMS) oplossingen. Haar missie is om papier bij bedrijven zoveel mogelijk te elimineren en digitale oplossingen te bieden die uw dagelijkse werk gemakkelijker en efficiënter maken en u beter voorbereiden op de toekomst. 2B Consulting is gespecialiseerd in het vereenvoudigen, versnellen en veiligstellen van bedrijfsprocessen door de elektronische verwerking van documenten en informatie.

Naast het portfolio van d.velop AG vertrouwt het team op eigen ontwikkelingen en op de implementatie van interfaces tussen d.3ecm en gespecialiseerde toepassingen. Het bedrijf bouwt voort op zijn jarenlange ervaring met AS 400 van IBMi.