Referentieverhaal Betafashion

Over Betafashion

Online retail heeft een aantal gevestigde bedrijfsmodellen overhoop gegooid. De mode-industrie is niet anders. Steeds meer verkopen vinden online plaats. Modefabrikanten vinden het steeds moeilijker om hun goederen volledig en effectief bij de juiste retailers onder te brengen. 

Deze overweging inspireerde Stefan Voß om Betafashion op te richten. De in Berlijn gevestigde naamloze vennootschap (GmbH) levert software voor modelabels die processen voor de verkoop aan retailers automatiseert. "We zetten de logica van de mode-industrie op zijn kop," zegt Stefan Voß, CEO van Betafashion GmbH, "en we digitaliseren de werkplaats van de merchandiser, dat wil zeggen, de verkopers die voor de verschillende merken werken." 

De software van Betafashion past marktvoorwaarden toe om te bepalen welke goederen, zoals broeken/broeken, T-shirts of jassen, de beste kans hebben om bij welke winkel verkocht te worden. Voß: "Dit geldt voor alles wat er nog is en wat net gemaakt is. Merken die onze oplossing voor digitale toewijzing gebruiken, sturen hun producten daar naartoe waar ze nodig zijn en verkocht zullen worden. We verhogen de verkoopcijfers van de merken met gemiddeld 15 procent." 

Digitalisering zit Voß in het bloed. "Het loont om de gegevens die door processen worden gegenereerd zo snel mogelijk te digitaliseren om automatisering zo eenvoudig mogelijk te maken." Maar Betafashion had dit niveau van digitalisering nog niet bereikt in haar eigen contractmanagementsystemen. De contractdocumenten waren al beschikbaar als PDF's met mappen in de Microsoft-omgeving. Maar het bedrijf beschikte nog niet over automatisch termijnbeheer of een full-text zoekfunctie. Medewerkers die niet bekend waren met de mappenstructuur moesten zoeken. 

Stefan Voß was op zoek naar een documentbeheersysteem voor Microsoft 365 en SharePoint dat altijd up-to-date en wettelijk conforme informatie van contracten kon leveren voor verdere verwerking. Het moest ook betrouwbaar nauwkeurig en gebruiksvriendelijk zijn. 

Met de hand bijgehouden Excel-lijsten 

Tot nu toe stonden de belangrijkste metadata en contractgegevens van Betafashion in een Excel-lijst die met de hand werd bijgehouden. Dit vergde veel voortdurende inspanning om de lijst altijd consistent te houden met de feiten. "Mensen hebben goede en slechte dagen," zegt Voß, "En dit leidde natuurlijk tot typefouten en onjuiste factuurbedragen. Zulke dingen gebeuren als je dingen handmatig invoert. Tegelijkertijd kun je deze bron van potentiële fouten niet elimineren." 

Dit systeem was ook traag en omslachtig in het gebruik. Medewerkers moesten altijd zoeken naar de juiste, bijgewerkte lijst. Daarom ging Betafashion op zoek naar een manier om deze bronnen van fouten en hindernissen uit de weg te ruimen. Maar dat was niet de enige vereiste. 

De oplossing moest ook gecentraliseerde toegang bieden tot bijgewerkte versies van alle informatie uit de contracten, zonder dat een medewerker gegevens met de hand moest verplaatsen. Het doel was om alle contracten te digitaliseren om altijd op de hoogte te zijn van deadlines, om herinneringen te ontvangen, om fouten te voorkomen en om altijd de verwachte cashflow van het bedrijf voor de nabije toekomst te kennen. Het doel: een dashboard voor actuele, kritieke informatie uit de contracten. 

Voor Stefan Voß is digitalisering de sleutel tot het opschalen van processen. Hierdoor kunnen processen in het bedrijf die grotendeels geautomatiseerd zijn productiever worden - zonder extra handmatig werk wanneer het aantal orders toeneemt. Voor Betafashion is dit ook de manier waarop contractbeheer dagelijks moet werken. Papierloos, met digitale interfaces naar de respectieve kantoren die verderop in de keten met deze gegevens werken. 

Het bedrijf gebruikt Microsoft 365 (voorheen Office 365) en heeft al 92 procent van alle processen gedigitaliseerd. "Ik kan deze processen duizend keer opschalen," zegt Voß, "en het is allemaal gedocumenteerd volgens ISO-normen. Ik wilde dat mijn contractbeheersysteem hetzelfde zou zijn. 

"Ik wilde dat mijn contractbeheersysteem hetzelfde zou zijn." 

Nu hadden digitaliseringsexpert Voß en zijn medewerkers ervoor kunnen kiezen om de Microsoft 365-omgeving aan te passen om contracten digitaal vast te leggen. Maar dit brengt uitdagingen met zich mee. Medewerkers moeten immers elk contract met de hand invoeren en de wettelijke vereisten in acht nemen. Dit handmatige proces introduceert potentiële bronnen van fouten, dus moesten bijvoorbeeld de invoerschermen zo duidelijk en gebruiksvriendelijk mogelijk zijn. 

Alles moest ook harmoniëren met Microsoft 365. "Dit digitale contractbeheersysteem zelf bouwen zou voor ons te ingewikkeld zijn geweest," zegt Voß, "we zouden ook veel moeten weten over contractbeheer. We gebruiken liever een standaardproduct dat al de functies heeft die we nodig hebben." Bovendien wilde Betafashion verschillende soorten contracten digitaliseren, zoals verzekerings-, lease-, onderhouds-, service- en klantencontracten, naast licenties, personeels- of zelfs investeringsovereenkomsten. 

Betafashion had een standaardproduct nodig dat eenvoudig en snel te implementeren was. Dit bracht hem bij d.velop. Voß: "Ik heb een paar offertes verzameld, maar uiteindelijk was het contractmanagementsysteem van d.velop precies wat ik zocht." 

Dit zijn de drie belangrijkste punten voor Betafashion die Voß deden kiezen voor d.velop contract voor Microsoft 365: 

• Software voor documentbeheer voor Microsoft 365 en Sharepoint 
• Informatie uit contracten wordt op een wettelijk correcte manier opgeslagen, is altijd up-to-date en beschikbaar voor verdere verwerking. 
• Uitzonderlijke bruikbaarheid