Referentieverhaal andsafe AG

BaFin-gereguleerde digitale verzekeraar vertrouwt op cloudoplossing van d.velop.

• Gebruik van een cloud-gebaseerd DMS met portaalverbinding
• Auditbestendig gegevensbeheer met geschikte interfaces
• Documenten zijn onmiddellijk beschikbaar

andsafe AG: Digitale verzekeraar gebruikt d.velop documents als nieuw VAIT-conform DMS

Andsafe AG ziet zichzelf als een "startup met geschiedenis". Het werd opgericht als een bedrijfsstartup van de Provinzial Group en volgt een digitaal bedrijfsmodel. Andsafe AG is gevestigd in Münster en telt 37 medewerkers uit 14 beroepen en 4 landen. Voor bedrijven biedt andsafe AG aansprakelijkheidsverzekeringen, beroepsaansprakelijkheidsverzekeringen en eigendomsverzekeringen aan, terwijl het voor particuliere klanten fietsverzekeringen aanbiedt.

Het was een echt mammoetproject dat andsafe AG al had aangepakt. Want de oprichting van een puur digitale verzekeringsmaatschappij vereiste een uitgebreide planning. Er moesten veel beslissingen worden genomen, vooral op het gebied van IT-compliance, aangezien de Federal Financial Supervisory Authority (BaFin) hoge wettelijke eisen stelt aan de verzekeringsbranche. Een aanzienlijke uitdaging voor andsafe AG, dat vanaf nul moest beginnen. Toen de verzekeraar uit Münster d.velop benaderde voor een nieuw Document Management Systeem (DMS), was de verkoop van verzekeringsproducten al meer dan een jaar aan de gang.

Cloudoplossing met portaalintegratie

Het oude DMS, dat al sinds de oprichting in gebruik was bij andsafe AG, was niet langer in staat om aan de toegenomen eisen te voldoen. Het was duur in gebruik en niet geschikt voor de cloud. Bovendien was het moeilijk om documenten terug te vinden en was het systeem te traag. Vooral met de introductie van aanzienlijk meer gegevensintensieve particuliere verzekeringspolissen ontstonden er zorgen over de prestaties van het oude systeem. "In het begin hadden we andere problemen dan documentbeheer", beschrijft Sascha Körver, hoofd IT bij andsafe AG, de uitgangssituatie. "We wilden aan de slag en meer producten op de markt brengen." Maar niet alleen de kernactiviteiten hadden het bedrijf ervan weerhouden om het DMS eerder te vervangen. "We hebben lang gewacht met het zoeken naar een vervanger voor ons DMS, omdat een overstap voor ons betekende dat we een kernonderdeel moesten weghalen", legt Körver verder uit.

Toen de beslissing om te vervangen werd genomen, moest een op maat gemaakte DMS-oplossing volgen. En die moest aan zeer specifieke eisen voldoen. Het verzoek aan d.velop: een cloud-oplossing, geïntegreerd met de bestaande portals van andsafe AG. Bovendien was het noodzakelijk dat het nieuwe DMS, evenals de uitbestede operatie als Software-as-a-Service door d.velop, voldeed aan de regelgeving voor gegevensbescherming, evenals aan de strenge "IT-regelgevingseisen voor verzekeringstoezicht", door BaFin afgekort als VAIT.

andsafe AG verplaatst delen van zijn kernprocessen naar de cloud

Naast de technische aspecten was het vooral belangrijk om de hoge juridische obstakels met betrekking tot BaFin te overwinnen. "Dergelijke conversieprojecten nemen in de verzekeringswereld altijd meer tijd in beslag, soms zelfs jaren," merkt Sascha Körver op. Gegevensopslag, gegevensbescherming, controleerbaarheid en het back-upconcept zijn enkele van de belangrijkste punten waar BaFin bij dit soort projecten speciale aandacht aan besteedt.

Vooral voor klanten zoals andsafe AG, die onderworpen zijn aan de BaFin-regelgeving en die delen van hun kernprocessen willen uitbesteden aan de cloud, is uiterste zorgvuldigheid vereist bij de projectplanning en -implementatie. Het risico: als BaFin het concept niet goedkeurt, kunnen ze een veto uitspreken. "Je kunt het je niet veroorloven om luchtkastelen te bouwen; alles moet goed doordacht zijn," weet Körver, "want het gaat om de bescherming van de klanten of het hele systeem eromheen." Daarom werd het project dienovereenkomstig voorbereid.

Er was altijd een vast aanspreekpunt beschikbaar

"We kregen snel en informeel een vast technisch aanspreekpunt en speelden wat met de interfaces. Enkele van onze collega's die meer technisch georiënteerd zijn, namen ook een kijkje", vat IT-expert Körver de procedure samen. "Op deze manier kwamen we erachter dat het systeem in wezen precies was wat we wilden." Bovendien kon andsafe AG de voortgang van het project met d.velop bespreken in een wekelijkse vaste vergadering en eventuele vragen verduidelijken.

De revisie van contracten en het maken van een migratiescript met behulp van testgegevens verliepen gelijktijdig in de daaropvolgende periode. Na de intensieve voorbereidingen nam de daadwerkelijke overgang van het DMS met het deelproject voor de contract-, schade- en intermediaire bestanden slechts drie maanden in beslag. "Het was allemaal heel eenvoudig," zegt Sascha Körver. Hij vond ook de contractaanpassingen niet moeilijk. "d.velop was in dat opzicht erg meegaand."

DMS uitgewisseld in recordtijd

Kort na de definitieve ondertekening van het contract ontving d.velop een bevestiging van andsafe AG dat de inzet van d.velop documenten succesvol was. Beide partijen zijn het erover eens dat het nauwelijks beter had kunnen gaan. In totaal nam het project slechts ongeveer 10 maanden in beslag, van het eerste contact tot de voltooiing. De eigenlijke implementatiefase duurde slechts vier maanden. "We hebben in recordtijd een DMS uitgewisseld," vertelt Körver enthousiast. "Mijn baas zou het onmogelijk hebben gevonden, omdat het meestal een kwestie van jaren is."

andsafe AG succesvol en BaFin-compliant in de cloud

Sindsdien verloopt het documentbeheer bij andsafe AG soepel. Documenten zijn zonder vertraging beschikbaar en het personeel kan alles snel en intuïtief vinden.

Sascha Körver legt uit dat klanten nu enthousiast zijn over de prestaties van hun selfserviceportaal, en collega's zijn ook zeer tevreden. "d.velop documents is in elk opzicht een verbetering ten opzichte van het vorige systeem." Dankzij d.velop documents kan andsafe AG nu in de d.velop Cloud werken in overeenstemming met de regels voor verzekeringstoezicht en gegevensbescherming. "We hebben nog 1000 onderwerpen op onze radar," kijkt Körver vooruit, "en bovenal willen we nog meer producten lanceren."

d.velop documenten als het ideale instapproduct

Tijdens de samenwerking heeft andsafe AG ook kennis gemaakt met twee aanvullende producten van het partnerbedrijf alphaflow van d.velop op het gebied van contractbeheer en factuurverwerking. "Voorheen kostte het gegroeide mappensysteem ons zenuwen, nu is alles veel eenvoudiger en onvergelijkbaar met vroeger", vat Sascha Körver het werk met de nieuwe digitale factuurverwerking als voorbeeld samen. Hij kan zich een verdere samenwerking met d.velop goed voorstellen. Hij gelooft dat de software voor elektronische handtekeningen in de toekomst een praktische nieuwe functie in contractbeheer kan worden.