Referentieverhaal Allgemeine Beamten Bank AG

Allgemeine Beamten Bank legt de basis voor haar digitalisering met d.velop documenten.

• d.velop documenten verhoogt efficiëntie bij Allgemeine Beamten Bank
• Een half jaar van contract tot projectimplementatie

Allgemeine Beamten Bank legt de basis voor haar digitalisering met d.velop documenten.

De ABK Allgemeine Beamten Bank AG, hierna ABK Bank genoemd, is een naamloze bank die gespecialiseerd is in krediet- en depositoactiviteiten en zich richt op klanten in de publieke sector.

ABK Bank werd in 1980 opgericht als een naamloze vennootschap. In 2007 werd het omgezet in een naamloze vennootschap. Ze biedt haar meer dan 100.000 klanten een breed scala aan klassieke bankproducten. Naast beleggingsproducten op spaarrekeningen, met spaarboekjes en als daggeld, biedt de bank ook leningen op afbetaling, vastgoedfinanciering en is ze actief in corporate banking. Door het gebruik van verschillende directe distributiekanalen (online marketing, vergelijkingsportalen, mailings, direct response advertenties en bijsluiters) is ABK Bank landelijk actief op het gebied van consumentenkrediet. Zakelijk bankieren en vastgoedfinanciering zijn voornamelijk gericht op de regio Berlijn/Brandenburg.

• 72 Werknemers
• 40000 bestanden binnen 6 maanden

Nieuwe eisen en uitdagingen voor banken

De eisen voor banken zijn de afgelopen 40 jaar aanzienlijk toegenomen. Wettelijke en vooral banktoezichtvereisten, zoals verslaglegging, kapitaaltoereikendheid, consumentenbescherming, depositoverzekering of gegevensbescherming, zijn toegenomen. Andere uitdagingen waaraan een moderne kredietinstelling het hoofd moet bieden, zijn onder meer marktveranderingen, zoals een versnelde bereidheid van bankklanten om over te stappen dankzij digitale prijsvergelijkingsopties.

Desondanks werkte de Algemene Ambtenarenbank tot 2021, zoals het hoofd van de organisatie René Weidhaas aangaf, in een analoge wereld van rekeningdossiers. Dit heeft geleid tot een grote inzet van personeel en materiële middelen. Werkuren werden besteed aan het sjouwen van dossiers "als dossiertaxi's van de eerste naar de derde verdieping". Dossiers werden vaak gezocht omdat ze niet op de aangewezen plaats lagen en hun circulatiekaarten ontbraken. "Dan waren er vaak e-mails door het hele gebouw met de vraag of iemand weet waar het dossier is gebleven," beschrijft René Weidhaas de situatie. En natuurlijk kostte de hele verwerking ook eindeloze hoeveelheden papier en dus geld en belastte het het milieu.

ABK Bank wil deze situatie al lange tijd optimaliseren - vooral om medewerkers doelgerichter en effectiever in te zetten. Sinds 2015 zijn er dus herhaaldelijk pogingen gedaan om processen te digitaliseren. Eisen werden vastgelegd en gesprekken werden gevoerd met verschillende aanbieders. Om verschillende en niet altijd voorspelbare redenen werden deze pogingen echter niet voortgezet.

Zes maanden van contract tot projectimplementatie

In de zomer van 2020 werd het project eindelijk gereset. De heer Weidhaas nam als projectmanager contact op met verschillende aanbieders en specificeerde zijn eisen. Bij het vastleggen van de eisen werd geput uit de ervaringen van de eerder mislukte projectpogingen, maar ook de vakafdelingen werden betrokken bij hun wensen voor een digitale implementatie. "De toekomstige digitale dossierstructuur moet zo dicht mogelijk bij de analoge praktijk liggen, zodat medewerkers vanaf het begin hun weg kunnen vinden", legt de heer Weidhaas een van de belangrijkste eisen uit.

Na de "schoonheidswedstrijd" kwam d.velop als "winnaar" uit de bus. Een van de doorslaggevende factoren was het oplossingsspectrum van d.velop, dat verder gaat dan de aanvankelijk overheersende archiveringsfunctionaliteiten. "Naast de mix van prestaties en kosten, merkten we in ons eerste gesprek ook dat d.velop een bedrijf is dat ons als bank begrijpt. En niet alleen in sales maar ook in projectimplementatie, en dat is waar gebleken", aldus het hoofd van de organisatie.

De accountmanager die verantwoordelijk is voor financiële klanten, Olaf Drees, benadrukt dit. "De ABK Bank is eerder een van de kleinere financiële instellingen in Duitsland. Maar het is voor ons ook heel belangrijk om op gelijke voet te staan met deze klanten. En dat kan alleen als je ook de bijbehorende expertise hebt. Daarom bestaat ons team alleen uit collega's die zelf uit de branche komen of die door verschillende klantprojecten langdurige financiële expertise hebben opgebouwd. En wat de ABK Bank betreft: vanaf dag één was het erg leuk om met de bank samen te werken, je merkte meteen dat de chemie klopte!"

De wens van de ABK Bank was om vanaf het begin bijna de hele bank met haar 40.000 dossiers te digitaliseren. Enerzijds moesten de relatief documentarme spaaractiviteiten en de activiteiten op het gebied van consumentenkrediet naar een digitale vorm worden overgezet, maar ook het sterk op papier gebaseerde gebied van intensieve zorg/herstructurering/liquidatie. Overeenkomstige dossierstructuren moesten worden gecoördineerd en opgezet. Naast de traditionele structuren moest in de structuren ook rekening worden gehouden met vereisten op het gebied van regelgeving en gegevensbescherming. In verschillende workshops met de specialistische afdelingen, begeleid door de organisatieafdeling, werden de uitdagingen en de haalbaarheid ervan behendig afgestemd met het advies van d.velop.

Een externe serviceprovider nam het scannen van de bestanden over; de software werd geïnstalleerd op servers in een extern datacenter.

En om de IT-afdeling van de ABK Bank te ontlasten - of niet extra te belasten met de nieuwe software - werd ook al in een vroeg stadium afgesproken dat een gespecialiseerd team van d.velop de operatie voor zijn rekening zou nemen. Activiteiten zoals hotfix- of incidentbeheer werden dus vanaf het begin overgenomen van de ABK Bank. Foutmeldingen of indicaties van bijvoorbeeld volle opslagmedia worden zo vroegtijdig herkend en indien mogelijk gecorrigeerd. Dit zorgt ervoor dat de ABK Bank probleemloos kan werken. In regelmatige servicebesprekingen wordt de IT-afdeling van de ABK Bank op de hoogte gehouden en krijgt advies over mogelijke optimalisatieopties.

Doelen bereikt: De Allgemeine Beamten Bank werkt nu efficiënter...

Het project werd ongeveer zes maanden na ondertekening van het contract voltooid. Zijn de verwachtingen van de ABK Bank uitgekomen? "Zeker," concludeert René Weidhaas. "Alle medewerkers vonden snel hun weg in de d.velop-documenten bij het zoeken naar documenten, mede omdat de structuren overeenkwamen met de eerdere papieren dossiers." Er waren dus geen grote problemen met de overgang, die uiteraard werd ondersteund door de opleiding van medewerkers en de training van belangrijke gebruikers. "Processen binnen het bedrijf zijn sneller geworden. Je kunt voelen dat het werk effectiever wordt gedaan."

Het enige probleem dat de heer Weidhaas heeft, is de beslissing over de manier waarop de documenten zijn gescand. Niet elk document per dossierregister werd afzonderlijk gescand; in plaats daarvan werden voor sommige dossierregisters, bijvoorbeeld correspondentie, afzonderlijke documenten gegroepeerd in kleinere tot middelgrote PDF-pakketten. In de praktijk bleek dat afzonderlijke pagina's in andere structuren moeten worden gesorteerd en dat de PDF dus moet worden gesplitst. Maar zelfs hier wordt nu, met d.velop inbound scan, een oplossing gebruikt die het opsplitsen, herindexeren en archiveren van de nieuw gecreëerde documenten tot een fluitje van een cent maakt.

... en heeft nog meer plannen in het vooruitzicht

En er staat de ABK Bank nog meer te wachten. Er moeten nog meer systemen worden geïntegreerd, waaronder het digitaliseren van de hypotheeksector en het ondersteunen van processen met digitale workflows. De introductie van software voor elektronische handtekeningen staat ook op de agenda. "Met d.velop documenten is de basis gelegd voor de digitalisering van de ABK Bank. Met de oplossingen van d.velop kunnen we de bank goed doorontwikkelen - tot en met een volledig digitale workflow", vat René Weidhaas de samenwerking en zijn ervaringen met d.velop samen.

En de tijd dat werknemers van ABK Bank werden gebruikt als "dossiertaxi" is nu definitief voorbij.